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Feature-Lexikon: Gezielter E-Mail-Export über individuelle Suchordner in MailStore

30. Januar 2019 In: Messaging, Feature lexikon

Eine revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Server ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, die Archivierung der Mails ist im Tagesgeschäft Ihrer Kunden auch extrem hilfreich. Ein einfaches Praxisbeispiel: Sie benötigen eine bestimmte E-Mail, können sie aber nicht finden, weil sie versehentlich gelöscht wurde oder – schlimmer noch – weil der Mailserver defekt ist. Durch Archivierung und Export der E-Mails mit MailStore Server sind Sie und Ihre Kunden gegen Datenverlust im Bereich der E-Mail-Kommunikation gewappnet. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie einfach, schnell und effektiv E-Mails mit Hilfe eines Suchordners aus einem MailStore-Archiv exportiert werden können.

Gespeicherte Suchordner für wiederkehrende Suchanfragen

MailStore Server bietet neben der klassischen Suchfunktion mit frei konfigurierbaren Suchkriterien auch die Möglichkeit, gespeicherte Suchordner zu erstellen. Dabei werden Suchanfragen, die zukünftig regelmäßig durchgeführt werden sollen, als Vorlage gesichert, sodass sie sich schnell und einfach wiederverwenden lassen. Hierbei wird das Archiv bei jedem Aufruf der vordefinierten Suche erneut geprüft – dies gewährleistet, dass alle aktuellen E-Mails gefunden werden, die den Suchkriterien entsprechen. 

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Daten richtig archivieren – mit MailStore Server kein Problem!

30. Juli 2013 In: Allgemein

Datensicherung und Datenarchivierung sind zwei verschiedene Dinge, werden in der Praxis aber oftmals in einem Kontext verwendet. Doch wie das DATEV-Magazin in seiner aktuellen Ausgabe feststellt, besteht ein großer Unterschied, vor allem in der Zielsetzung: Während die Datensicherung im Notfall die schnelle Wiederherstellung einzelner Dateien oder ganzer Systeme ermöglichen soll, dient die revisionssichere Archivierung der langfristigen Aufbewahrung nach Vorgaben des Gesetzgebers. Und diese sehen vor, dass

  • die Daten originär und fälschungssicher gespeichert werden müssen.
  • eine Suche nach archivierten Daten möglich sein muss.
  • Aktivitäten im Archiv protokolliert werden müssen.
  • die Daten auch zukünftig lesbar sein müssen.

Diese Aufbewahrungspflicht betrifft nicht nur das Rechnungswesen – Unternehmen müssen sämtliche geschäftsrelevante Korrespondenz revisionssicher aufbewahren. Dazu zählt natürlich auch die elektronische Kommunikation – und diese können Sie rechtssicher, effizient und ressourcensparend am besten mit MailStore Server archivieren.

Sie möchten mehr über MailStore Server wissen? In unserem kostenlosen Webinar erfahren Sie in nur 45 Minuten alles Wichtige zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung mit MailStore Server, daraus resultierenden Vorteilen und Features.