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Sicherheitslücke PST-Datei: Wie Sie E-Mails wirklich sicher und rechtskonform archivieren

21. Februar 2019 In: Messaging, Feature lexikon

Die Masse an E-Mails im Geschäftsalltag lässt Postfächer oft an ihre Grenzen stoßen. Um E-Mails nicht löschen zu müssen und zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf sie zugreifen zu können, werden als Notlösung häufig PST-Dateien erstellt. Dabei werden E-Mails aus Outlook-Postfächern lokal ausgelagert und auf den Anwender-Rechnern gespeichert. Langfristig gesehen hat diese Methode jedoch weitreichende Folgen: Es drohen ein wesentlich höherer Arbeitsaufwand, Datenverluste oder sogar Strafen durch Unterlassung der gesetzlichen Vorschriften.

Administrativer Mehraufwand und mangelnde Sicherheit durch PST-Dateien

Für die IT-Abteilung entsteht durch PST-Dateien eine kontinuierliche Belastung: Daten, die nicht zentral gespeichert sind, erschweren die Erstellung von Backups. Zudem sind diese Dateien fehleranfälliger und damit risikobehaftet. Das bringt häufig die Wiederherstellung verlorener Daten aus Backups und die Reparatur defekter Daten mit sich. 

Außerdem entziehen sich PST-Dateien durch die Ablage auf Anwender-Rechnern der Kontrolle der IT-Abteilung. Damit entsprechen sie nicht den Vorschriften der DSGVO sowie GoBD und sind nicht geeignet, geltende Anforderungen umzusetzen. Gleiches gilt auch bei gerichtlichen Auseinandersetzungen: Im Normalfall sind geschäftliche E-Mails als rechtlicher Beweis zulässig. E-Mails aus PST-Dateien jedoch können jederzeit gelöscht werden, sind manipulierbar und nicht zentral abgelegt – deshalb gelten sie vor Gericht nicht als Argument, sondern unterstützen die Theorie einer Straftat.

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Des Admins Übel: PST-Dateien

31. Juli 2014 In: Allgemein

Jeder Admin kennt sie und bekommt beim Gedanken an sie leichte Herzrhythmusstörungen – die Rede ist von PST-Dateien. Die persönliche Speicherdatei von Microsoft Outlook ist eigentlich eine schöne Sache, da gerade im beruflichen Umfeld eine regelmäßige Sicherung der E-Mails zur Pflicht gehört. Doch warum sind PST-Dateien des Admins Übel?

Das regelmäßige Speichern der E-Mails, Notizen, Kalender oder Aufgaben ist prinzipiell eine gute Sache, schließlich beugt man so einem möglichen Verlust vor. Zudem wird das Postfach schlank gehalten und eventuell existierende Postfachbegrenzungen bequem umgangen. Das ist die glänzende Seite der Medaille. Wie es mit Medaillen aber so ist, hat auch diese zwei Seiten.

PST-Dateien, das bedeutet vor allem für Admins Risiko und Mehrbelastung. Warum? Nun, meistens werden die Outlook-Sicherungen von Benutzern in Eigenregie ohne das Wissen der IT-Verantwortlichen durchgeführt und landen dementsprechend auf einem lokalen Laufwerk. So geschehen, werden Sie aber bei keinem Backup berücksichtigt und sind im Worst-Case-Szenario für immer verloren. Ebenfalls ein großer Nachteil: Mitarbeiter können nicht von unterwegs auf ausgelagerte Dateien zugreifen.

Gibt es eine entsprechende Richtlinie für die Mitarbeiter, die PST-Dateien auf einem Netzlaufwerk abzulegen, so besteht dennoch die Gefahr, dass die Dateien beschädigt werden – PST-Dateien sind beim Öffnen in Netzlaufwerken besonders anfällig. Egal ob lokal oder im Netz – damit IT-Administratoren beruhigt schlafen können und ein effizientes und schlankes System dennoch keine Utopie bleibt, muss eine andere Lösung her.

Natürlich können Sie die Verantwortung Ihren Mitarbeitern übertragen. Aber sind wir mal ehrlich: Das ist keine gute Idee! Also müssen Sie für eine automatische Verschlankung sorgen. Wie das? Am besten dafür eignet sich eine E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Server. PST-Dateien werden überflüssig, da sämtliche E-Mails bereits aus dem Postfach lückenlos archiviert werden und nach Bearbeitung einfach regelbasiert automatisch gelöscht werden können. So bleibt das Postfach schlank, der Benutzer kann aber jederzeit innerhalb weniger Sekunden auf die archivierten E-Mails zugreifen – auch von unterwegs.

Bestehende PST-Dateien können übrigens bequem in MailStore importiert werden – so werden Sie Altlasten los und brauchen sich zukünftig keine Sorgen mehr über lokal gesicherte oder beschädigte PST-Dateien mehr machen.

Klingt gut? Dann stellen wir Ihnen alle Vorteile von MailStore gerne in unserem kostenlosen Webinar vor.