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MailStore aktualisiert Leitfäden zum Thema E-Mail-Archivierung

3. September 2019 In: Messaging

Das Wissen, dass eine rechtssichere E-Mail-Archivierung notwendig ist, ist das eine – das andere ist die praktische Umsetzung. Schnell gehen Unternehmen im Paragraphen-Dschungel unter und wissen nicht, wo sie ansetzen können. Daher bietet unser Hersteller MailStore schon länger Leitfäden für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung innerhalb der DACH-Region an. Diese wurden nun hinsichtlich einiger Gesetzesänderungen angepasst und mit neuem Layout versehen.  

Konzipiert als leicht verständliche Orientierungshilfe, beantworten die Leitfäden alle wichtigen Fragen, denen Geschäftsführer und IT-Verantwortliche beim Thema E-Mail-Archivierung begegnen. 

Laden Sie sich die neuen Leitfäden für Deutschland, Österreich und die Schweiz direkt in unserem Partnerportal im Marketing-Bereich herunter und informieren Sie Ihre Kunden zum Thema “Rechtssichere E-Mail-Archivierung”: zum Partnerportal

In den Leitfäden werden zunächst die Sachverhalte aus rechtlicher und gesetzlicher Sicht beleuchtet, beispielsweise unter Berücksichtigung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) in Deutschland, der Bundesabgabenordnung (BAO) in Österreich und dem Obligationenrecht (OR) in der Schweiz. Im zweiten Teil der Dokumente wird dann konkret erklärt, wie MailStore Server als führende Software für E-Mail-Archivierung dabei hilft, eine rechtssichere Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten zu realisieren.

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Dank Web Access und IMAP-Server: standortunabhängiger E-Mail-Zugriff mit MailStore

30. August 2019 In: Messaging

Mitarbeiter verbringen heute deutlich weniger Zeit im eigenen Büro als noch vor einigen Jahren – das geht aus einer aktuellen Studie von IDG zum „Arbeitsplatz der Zukunft“ hervor. Danach halten sich 39 Prozent der befragten Angestellten pro Tag drei Stunden in Meetings oder im Homeoffice auf. Wichtige Geschäftsmails müssen folglich jederzeit und überall auffindbar sein, denn kaum ein Mitarbeiter hat Zeit, während eines Meetings stundenlang auf dem Smartphone nach einer benötigten E-Mail zu suchen. 

Entsprechend wichtig ist für Unternehmen – und somit potentielle Kunden – eine passende E-Mail-Archivierungslösung, die die geschäftliche Kommunikation nicht nur sicher archiviert, sondern gleichzeitig flexible sowie schnelle Zugriffsmöglichkeiten liefert. Mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server des deutschen Software-Herstellers MailStore bieten Sie Ihren Kunden beides.

Dank des responsive Web Access nämlich, der seit Version 10.2 in MailStore enthalten ist, lassen sich alle jemals verschickten und empfangenen archivierten E-Mails über jeden beliebigen Webbrowser abrufen, ohne dass eine zusätzliche Software installiert werden muss. Zudem stehen auch Anwendern mobiler Endgeräte – entsprechende Nutzerrechte vorausgesetzt – alle Funktionen des Web-Interfaces zur Verfügung. Das bedeutet, dass E-Mails auch vom Smartphone oder Tablet innerhalb des Archivs problemlos verschoben oder gelöscht werden können.

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Fachanwalt erklärt, was Provider bei E-Mail-Archivierung as a Service beachten müssen

28. August 2019 In: Messaging

Immer mehr Unternehmen setzen auf E-Mail-Archivierung as a Service. Kein Wunder, schließlich sind sie aufgrund mehrerer Gesetze dazu verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Was Sie als Provider beim Anbieten von E-Mail-Archivierung as a Service beachten müssen, haben wir gemeinsam mit unserem E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore und IT-Fachanwalt Timo Schutt in unserem neuen Video sowie dem zugehörigen Whitepaper zusammengefasst. 

Im Video beantwortet Fachanwalt Schutt unter anderem Fragen zu den Themen Haftung, Gestaltung des Vertragswerks und Verantwortung bei der Nutzung externer Rechenzentren:

E-Mail-Archivierung as a Service: IT-Fachanwalt zum Thema Provider-Recht

Das Whitepaper wiederum greift die Thematik des Provider-Rechts weiter auf und gibt Ihnen 5 Tipps für Ihren Start als Service Provider an die Hand: jetzt herunterladen

Zukunftssichere Dienstleistung mit E-Mail-Archivierung as a Service

Um E-Mail-Archivierung as a Service anbieten zu können, ist neben einer sorgfältigen rechtlichen Vorbereitung auch die Wahl der Software entscheidend. 

Deshalb bieten wir Ihnen mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung, mit der Sie eine eigene E-Mail-Archivierungs-Cloud aufsetzen und so auch bei kleinen Unternehmen für eine verlässliche Aufbewahrung sorgen – unkompliziert und zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Melden Sie sich direkt zu unserem kostenfreien Webinar an und lernen Sie die Lösung kennen. Für Erfahrungswerte aus erster Hand bieten wir Ihnen außerdem eine unverbindliche Testversion an. Bei weiteren Fragen oder Anliegen stehen wir Ihnen natürlich gerne persönlich zur Verfügung: telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 oder via E-Mail.


DATEV empfiehlt E-Mail-Archivierung mit MailStore

14. August 2019 In: Messaging

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte setzen größtenteils auf IT-Lösungen der DATEV eG, dem genossenschaftlichen Softwarehaus und IT-Dienstleister dieser Berufssparten. Wir freuen uns deshalb sehr, dass wir Ihnen mit MailStore die ab sofort einzige von der DATEV empfohlene E-Mail-Archivierungslösung am Markt anbieten können.

MailStore DATEV-Software-Partner

Durch die neue Partnerschaft soll vor allem das Bewusstsein für die Relevanz einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung weiter geschärft werden. Im DATEV-Marktplatz wird MailStore Server bereits gelistet und die DATEV rät ihren rund 325.000 Kunden explizit dazu, alle ein- und ausgehenden E-Mails mit der Lösung des Viersener Unternehmens zu archivieren. 

Bernd Meyer, Leiter Softwarekooperationen bei DATEV eG, zu der neuen Partnerschaft: „Wir freuen uns sehr auf die gemeinsame Zusammenarbeit. Unseren Kunden empfehlen wir mit MailStore eine Kooperationslösung aus dem Bereich E-Mail-Archivierung und erweitern somit unser Dokumentenmanagement-Produktportfolio.“

Da bereits viele DATEV-System-Partner mit MailStore zusammenarbeiten, ist der Einsatz auch im DATEV-Umfeld mit einfachen Mitteln umzusetzen. Bestandskunden der bisherigen DATEV-E-Mail-Archivierung lassen sich dank einer eigens bereitgestellten Schnittstelle ohne Probleme auf das MailStore-System migrieren.

E-Mail-Archivierung ist ein Must-have 

Dass die Archivierung geschäftsrelevanter Nachrichten kein Nebenprojekt im digitalen Zeitalter sein darf, wird durch gesetzliche Vorgaben geregelt – unter anderem in den GoBD, dem HGB und der Abgabenordnung. Trotzdem besteht häufig Nachholbedarf, weiß Norbert Neudeck, Director of Sales bei MailStore: “Auch heute noch ist vielen Unternehmern nicht bewusst, dass die Einhaltung von relevanten rechtlichen Vorgaben ohne Nutzung einer E-Mail-Archivierungs-Lösung faktisch kaum möglich ist.“ Das bestätigen auch Fachanwälte

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5 Gründe für IT-Administratoren, eine E-Mail-Archivierung einzusetzen

31. Juli 2019 In: Messaging

Eine E-Mail-Archivierung entlastet Unternehmen in vielerlei Hinsicht, beispielsweise durch die Erfüllung rechtlicher Vorgaben und das einfache Auffinden von E-Mail-Nachrichten. Auch Administratoren profitieren vom Einsatz. In unserem Beitrag liefern wir Ihnen 5 Gründe, warum. 

Unsichere PST-Dateien abschaffen 

Viele Mitarbeiter exportieren Ihre E-Mails als PST-Datei und bewahren diese lokal auf dem Rechner zur Sicherung auf. Dadurch sind E-Mails aber nicht rechtskonform gespeichert und entsprechen somit nicht den Anforderungen der GoBD und DSGVO. Zudem werden unternehmensweite Backups dadurch deutlich komplexer, da PST-Dateien auf den Anwenderrechnern verteilt sind und nie vollständig durch den Administrator sichergestellt werden kann, dass alle Dateien auch wirklich erfasst werden. Anders ist es bei einer E-Mail-Archivierung: Hier werden alle E-Mails vollständig an einem zentralen Ort archiviert – das sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern erhöht auch die Auffindbarkeit von Nachrichten. Zudem werden Datenverluste durch korrupte PST-Dateien verhindert.

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Aktion für MailStore Server: Neulizenzen kaufen und bis zu drei Monate zusätzliche Laufzeit kostenfrei erhalten

29. Juli 2019 In: Messaging

MailStore startet seine Sommeraktion für MailStore Server, der zertifizierten und rechtssicheren E-Mail-Archivierungslösung. Sie als Fachhandelspartner können hierbei noch bis zum 30. September 2019 von bis zu drei Monaten kostenfreier zusätzlicher Laufzeit bei der Bestellung von Neulizenzen profitieren!

Die Details der Sommeraktion im Überblick:

  • Zeitraum: 29.07. bis 30.09.2019
  • Produkt: MailStore Server als Neulizenz
  • Die Vorteile: Entsprechend der Laufzeitlänge erhalten Sie kostenfrei je einen weiteren Monat Support- und Update-Service
  • 1 Jahr kaufen: 13 Monate Laufzeit erhalten
  • 2 Jahre kaufen: 26 Monate Laufzeit erhalten
  • 3 Jahre kaufen: 39 Monate Laufzeit erhalten

Sie bestellen Ihre MailStore-Server-Neulizenzen wie gewohnt über unser Partnerportal, die zusätzlichen Laufzeiten werden Ihren Kunden automatisch gutgeschrieben. Für weitere Informationen steht Ihnen unser Messaging-Team natürlich jederzeit unter +49 (0)6441 67118-843 oder per E-Mail zur Verfügung.

Sie haben Fragen zur Lizenzierung von MailStore Server?

Wie erfolgt die Lizenzierung öffentlicher Ordner in MailStore? Müssen ausgeschiedene Mitarbeiter weiterhin lizenziert werden? Diese und weitere Fragen rund um die Lizenzierung der zertifizierten und rechtssicheren E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server werden Ihnen in diesem Artikel beantwortet: Lizenzierung von MailStore Server – wir beantworten die 7 meistgestellten Fragen.


Lizenzierung von MailStore Server – wir beantworten die 7 meistgestellten Fragen

9. Juli 2019 In: Messaging

Wie erfolgt die Lizenzierung öffentlicher Ordner in MailStore? Müssen ausgeschiedene Mitarbeiter weiterhin lizenziert werden? Diese und weitere Fragen rund um die Lizenzierung der zertifizierten und rechtssicheren E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server werden Ihnen hier beantwortet.

1. Wie wird MailStore Server lizenziert?

Für den Produktiveinsatz von MailStore Server erhalten Sie einen Lizenzkey, der alle Funktionalitäten, Add-ons und die benötigte Anzahl an Benutzerlizenzen enthält. Dabei empfehlen wir pro realem Benutzer eine Lizenz sowie für jeden öffentlichen Ordner eine Lizenz.

2. Wie sollte die Lizenzierung öffentlicher Ordner erfolgen?

Für die Lizenzierung öffentlicher Ordner gibt es zwei Möglichkeiten: 

Am einfachsten und effizientesten ist es, für jeden öffentlichen Ordner ein eigenes Archiv anzulegen. Der öffentliche Ordner wird somit als User in MailStore Server angelegt und benötigt dementsprechend eine eigene Lizenz. Jetzt können Sie bei der Sicherung des öffentlichen Ordners dieses eigens angelegte Archiv auswählen und allen Mitarbeitern, für die es relevant ist, Zugriff darauf erteilen. Jeder Benutzer kann somit sowohl sein eigenes Archiv als auch das Archiv des öffentlichen Ordners einsehen und durchsuchen.

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Make MSP Work: die neue EBERTLANG MSP-Roadshow im Herbst

2. Juli 2019 In: Backup & Continuity, Messaging, Security, Service Automation

Turnschuh-IT war einmal, Managed Services gehört die Zukunft! Doch wo fangen Sie bei der Umstellung in Ihrem Systemhaus an? Im Rahmen unserer MSP-Roadshow im Herbst erfahren Sie, wie Sie Ihre Turnschuhe endgültig an den Nagel hängen!

Unter dem Motto “Make MSP Work” zeigen wir Ihnen, warum zeitraubendes Patch-Management oder Kundeneinsätze am Wochenende nicht sein müssen. Und wer könnte das besser wissen als erfolgreiche IT-Profis?

Die Transformation zum proaktiven MSP ist in vollem Gange – verpassen Sie nicht den Anschluss!

An 7 Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz erfahren Sie anhand von Praxisberichten Ihrer Systemhaus-Kollegen, wie Sie den Weg zum MSP für sich effizient gestalten und wie Sie mit

  • Carbonite Datensicherheit und Hochverfügbarkeit für alle Einsatzszenarien bereitstellen,
  • den Sicherheitslösungen von ESET wiederkehrende Umsätze generieren,
  • der MailStore Service Provider Edition für alle Kundengrößen von zusätzlichen Umsätzen mit E-Mail-Archivierung as a Service profitieren, 
  • ConnectWise Automate Ihren Kunden verbesserte Servicekapazitäten und -qualität durch Automatisierung bieten.

Selbstverständlich haben Sie auch dieses Mal die Möglichkeit zum individuellen Austausch mit Teilnehmern und Referenten.

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Echter Sterne-Genuss: mit MailStore zu Gast bei Nelson Müller

5. Juni 2019 In: Messaging

Heimatverbundene Gerichte gepaart mit kulinarischer Vielfalt – das bekamen unsere Fachhandelspartner zusammen mit E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore beim bekannten Fernsehkoch Nelson Müller in Essen geboten. Zu Gast in der Kochschule des Gastronoms, der unter anderem auch Träger eines begehrten Michelin-Sterns ist, wurde allen Beteiligten ein wortwörtliches Sterne-Menü der Extraklasse geboten.

Als Einstieg in den Abend gab es zunächst Einblicke aus der Praxis: Mathias Riemer, Leiter der Wuppertaler Niederlassung von der Medialine EuroTrade AG, berichtete von seinen Erfahrungen mit MailStore. Dabei schilderte er den Einsatz der rechtssicheren E-Mail-Archivierungslösung und zeigte den anwesenden Systemhäusern sowie Fachhändlern, wie er seinen Kunden mit MailStore nicht nur Rechtssicherheit bietet, sondern gleichzeitig deren IT-Strukturen optimiert. Als Fachhändler überzeugt Riemer an MailStore zudem der minimale Zeitaufwand aufgrund der einfachen Implementierung und Wartung. Die Partner konnten anhand dieser Erfahrungen nicht nur die Lösung hautnah kennenlernen, sondern auch im direkten Austausch eigene Fragen stellen.

Anschließend wurden die Teilnehmer in Nelson Müllers Kochschule empfangen. Geboten wurde ein Menü bestehend aus bergischem Saibling, Filet und Bäckchen vom Kalb sowie Mascarpone-Törtchen. Nelson Müller ließ es sich zudem nicht nehmen, persönlich vorbeizuschauen und seine Gäste zu begrüßen. Ein rundum gelungener Abend also!

Rechtssicherheit und Nutzerkomfort für Ihre Kunden – mit MailStore

Profitieren Sie ebenfalls von den Vorteilen der rechtssicheren E-Mail-Archivierung! Testen Sie MailStore kostenlos oder lernen Sie die Lösung in unserem Webinar kennen. Gerne beraten wir Sie auch persönlich: Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 oder per E-Mail.


Suchen und Finden mit MailStore

7. Mai 2019 In: Messaging

Auf der Suche nach der einen E-Mail mit dem einen wichtigen Anhang – ein tägliches Szenario in vielen Büros. Der Suchvorgang frisst nicht nur viel Zeit, sondern ist auf Dauer auch äußerst lästig. Nutzer von MailStore haben hier enorme Vorteile gegenüber Unternehmen, welche die rechtssichere E-Mail-Archivierungslösung nicht einsetzen. Die integrierte Suchfunktion der Lösung besticht nämlich durch ihre enorme Schnelligkeit, die hohe Performance und kann Inhalte nahezu aller gängigen Dateiformate durchsuchen. Wie Ihre Kunden die Suchfunktion effektiv nutzen, zeigen wir Ihnen in diesem Blogartikel.

MailStore Suchfunktion

Dem Nutzer stehen sowohl bei MailStore Server als auch der MailStore Service Provider Edition zwei verschiedene Suchen zur Verfügung.

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