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Warum eine E-Mail-Archivierung essentiell für Finanzunternehmen ist

26. Mai 2021 In: Messaging

In Unternehmen werden täglich unzählige Vertragsverhandlungen per E-Mail geführt und abgeschlossen. Beim Informationsaustausch via E-Mail müssen diese Unternehmen jedoch internationale und nationale Vorschriften zum Umgang mit geschäftlichen E-Mails beachten. Dies betrifft insbesondere die Finanzbranche, in der regelmäßig interne Untersuchungen und Audits durchgeführt werden.

E-Mail-Archivierung in der Finanzbranche

Grundsätzlich gilt: Die Dokumentation aller Geschäftsvorgänge ist Pflicht. Das heißt, jede Kommunikation – ob intern oder extern – , die zu einem Vertragsabschluss führt, muss aufgezeichnet werden. Daher müssen alle E-Mails, die aus steuer- oder handelsrechtlicher Sicht geschäftsrelevant sind, laut GoBD über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden, und zwar 

  • vollständig, 
  • originalgetreu und 
  • revisionssicher. 

Zusätzlich zu diesen Vorgaben der GoBD greifen in der Finanzbranche auch Richtlinien wie die “Markets in Financial Instruments Directive II” (MiFID II), die unter anderem die Aufzeichnungspflicht vorschreiben.

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MailStore: So stellen Sie die E-Mail-Archive Ihrer Kunden im Home Office zur Verfügung 

11. Mai 2021 In: Messaging

Aufgrund der anhaltenden Home Office-Regelung arbeiten Ihre Kunden noch immer häufig von zuhause, bereits erhaltene oder gesendete E-Mails werden aber auch dort regelmäßig benötigt. Dank MailStore Server und der MailStore Service Provider Edition ermöglichen Sie den eigenständigen Zugriff und verschiedene Wiederherstellungsoptionen auf alle archivierten E-Mails. Als Fachhändler profitieren Sie dabei vom Verkaufsargument “Rundum-Verfügbarkeit von E-Mails” und dem Wegfall zeitintensiver Restores.

Die Bereitstellung des Archivs kann über zwei Wege erfolgen:

  • Verbindung über ein Virtual Private Network (VPN): Dank eines VPN-Tunnels verbinden Sie Client-PCs ganz einfach mit lokalen Firmennetzwerken. Sobald eine VPN-Verbindung besteht, ist das E-Mail-Archiv für Ihre Kunden per Client oder Browser-Oberfläche abrufbar.
  • Öffentliche Verfügbarkeit mittels Port Forwarding: Das Mail-Archiv können Sie für Ihre Kunden auch ohne VPN zugänglich machen. Hierfür müssen nur die erforderlichen Ports für den MailStore-Server im Router weitergeleitet werden. So können Anfragen für die öffentliche Adresse an den internen Server weitergegeben werden.

MailStore kennenlernen

Sie kennen die E-Mail-Archivierungslösungen von MailStore noch nicht? Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick in unseren kostenfreien Webinaren zur On-Premises-Version MailStore Server sowie der Managed Services-Variante MailStore Service Provider Edition. Gerne können Sie uns auch persönlich ansprechen – wir sind sowohl telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 als auch per E-Mail zu erreichen.


Wie sich mit Journaling E-Mails revisionssicher nach GoBD archivieren lassen

4. Mai 2021 In: Messaging

Beim Thema E-Mail-Archivierung in Unternehmen stellt sich schnell die Frage: Wie sollen E-Mails revisionssicher archiviert werden, damit das E-Mail-Archiv auch einer Steuerprüfung problemlos gewachsen ist? Als einer der besten Ansätze hat sich hier das Journaling erwiesen, mit dem sich eine lückenlose Archivierung realisieren lässt.

MailStore Journaling

Beim Journaling also der Archivierung direkt nach Ein- oder Ausgang einer E-Mail wird die ein- oder ausgehende E-Mail in ein Sammelpostfach kopiert. Die sogenannte Journalarchivierung legt diese E-Mail anschließend im passenden Archiv des Benutzers ab. So wird eine vollständige, originalgetreue, manipulationssichere und jederzeit verfügbare Archivierung gewährleistet.

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MailStore 13.1 jetzt mit vollautomatisierter Lizenzaktualisierung

21. April 2021 In: Messaging

Die neue Version 13.1 der E-Mail-Archivierungslösungen MailStore Server und MailStore Service Provider Edition steht Ihnen ab sofort zur Verfügung. Im Vordergrund steht dabei vor allem die Lizenzverwaltung mit einer automatischen Lizenzaktualisierung, die Ihren Arbeitsalltag nochmals erheblich erleichtert.

MailStore 13.1

Die wichtigsten Neuerungen für MailStore Server:

  • Automatische Lizenzaktualisierung im Hintergrund: Haben sich Lizenzen durch eine Verlängerung oder Benutzererweiterung verändert, müssen Sie die Aktualisierung der Lizenzinformationen ab sofort nicht mehr manuell vornehmen. Nach Renewals oder Upgrades Ihrer Kunden erledigt MailStore Server 13.1 die Aktualisierung vollautomatisch innerhalb von 24 Stunden für Sie.
  • Abruf der Lizenzinformationen über die Management-API: Lassen Sie sich ab sofort über Ihre RMM-Lösung (lesen Sie hierzu auch “So überwachen Sie Ihre MailStore-Archive mit einer RMM-Lösung”) darüber informieren, wenn ein Kunde unterlizenziert ist oder seine Wartung droht, abzulaufen.
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Kein Support mehr für Microsoft Exchange Server 2010: jetzt zum MDaemon Email Server wechseln

28. Oktober 2020 In: Messaging

Seit dem 13. Oktober 2020 liefert Microsoft keinen Support mehr für den Exchange Server 2010 – es stehen also keine Bugfixes und Sicherheitsupdates mehr zur Verfügung. Ein Weiterbetrieb trotz End of Life birgt dabei verschiedene Risiken wie zum Beispiel:

  • Kompatibilitätsprobleme: Wenn Ihr Exchange Server 2010 auf einem supporteten Windows Server-Betriebssystem läuft, besteht die Gefahr, dass der Exchange Server 2010 nach einem Update des Betriebssystems nicht mehr kompatibel und somit funktionsuntüchtig ist.
  • Sicherheitsrisiken: Cyberkriminelle nutzen häufig ältere Software- und Server-Versionen aus, um Unternehmen mit neuer Schadsoftware anzugreifen. Fehlende Sicherheitsupdates können hier fatale Folgen für Ihre Kunden haben.

Gründe also, um zeitnah auf eine Exchange-Alternative umzusteigen.

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MailStore: noch mehr Sicherheit dank moderner Authentifizierungsmethode OAuth2

1. Oktober 2020 In: Messaging

Für die zweite Jahreshälfte 2021 plant Microsoft die Einstellung der Standardauthentifizierung, die aktuell noch beim Anmeldevorgang für Exchange Online angewandt wird. Die Standardauthentifizierung wird dann durch die moderne Authentifizierungsmethode OAuth2 ersetzt. Die E-Mail-Archivierungslösungen MailStore Server und die MailStore Service Provider Edition unterstützen bereits seit Version 13 das Authentifizierungsverfahren OAuth2, welches zu einer zusätzlichen Verbesserung der Integration von MailStore in die Cloud-Umgebungen von Microsoft 365 und Google G Suite beiträgt.

Durch den Einsatz von OAuth2 profitieren Sie als Administrator von

  • noch mehr Sicherheit für Ihre Kunden, da der Anmeldevorgang immer durch eine zweite Authentifizierung abgesichert ist,
  • einheitlichen Anmelderichtlinien, weil die Einstellungen der Microsoft 365- und Google G Suite-Mandanten übernommen werden können,
  • und einer noch einfacheren Bedienbarkeit, da durch die Anmeldemaske von OAuth2 kein separates MailStore-Kennwort mehr nötig ist.

Bitte beachten Sie: Da die Standardauthentifizierungsmethode vieler Cloud-Dienstleister im Laufe des nächsten Jahres eingestellt wird, ist eine Umstellung auf MailStore 13 zwingend notwendig, um auch zukünftig eine Integration von Cloud-Diensten wie Microsoft 365 und Google G Suite gewährleisten zu können.

Weitere Informationen finden Sie im Blog-Artikel des Herstellers.

Mehr zu MailStore

Sie kennen die E-Mail-Archivierungslösungen “made in Germany” noch nicht? Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick in unseren kostenfreien Webinaren zur On-Premises-Version MailStore Server sowie der Managed Services-Variante MailStore Service Provider Edition. Außerdem bieten wir Ihnen kostenfreie Testversionen an: Überzeugen Sie sich in der Praxis via MailStore Server-Testversion und MailStore Service Provider Edition-Testversion.

Gerne können Sie uns auch persönlich ansprechen – wir sind sowohl telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 als auch via E-Mail zu erreichen.


Podcast: So gestaltet sich der Einsatz von MailStore Server in einer Steuerberatungskanzlei

28. August 2020 In: Messaging

Keine revisionssichere Archivierung steuerlich relevanter Nachrichten und eine fehlende Löschung von Bewerbungsunterlagen – vor dieser Herausforderung stand Steuerberaterin Franziska nach einem jährlichen Audit. In ihrem wöchentlichen Podcast “Digital, EY”, der sich vor allem um die Herausforderungen der Digitalisierung dreht, berichtet sie zusammen mit Podcast-Kollege und IT-Profi Andre, wie sie das Problem mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server mit wenigen Klicks lösen konnten. 

Egal ob Sie im Steuerumfeld tätig sind oder Kunden aus anderen Bereichen betreuen, im Podcast werden die Gründe für eine E-Mail-Archivierung und deren Umsetzung anschaulich erklärt. Hören Sie rein und erfahren Sie, wie dank MailStore Server

  • eine Löschung von Bewerbungsunterlagen nach Artikel 17 der DSGVO möglich ist, 
  • die revisions- und manipulationssichere Aufbewahrung von geschäftsrelevanter E-Mails nach den GoBD gelingt und 
  • wie einfach sich die Lösung auch bei Ihren Kunden installieren lässt. 

Zum Podcast gelangen Sie hier. Wir empfehlen, auch in die anderen Episoden von “Digital, EY” rund um unterschiedliche Digitalisierungsthemen reinzuhören (weitere Podcast-Empfehlungen für ITler haben wir hier gesammelt). Unsere Kollegen von MailStore haben zudem einen Erfahrungsbericht zusammen mit den Machern des Podcasts erstellt: “Erfahrungsbericht: MailStore Server in einer Steuerberatungskanzlei”

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Supportende für den Exchange Server 2010: Ihre Umsatzchancen mit MDaemon und MailStore

24. August 2020 In: Messaging

Am 13. Oktober 2020 endet der Support für den Exchange Server 2010. Bedeutet: Ab diesem Zeitpunkt wird Microsoft keine Bugfixes und Sicherheitsupdates mehr für die Exchange-Version zur Verfügung stellen. 

Bitte beachten Sie folgende Risiken, die mit einem Weiterbetrieb des Exchange 2010 verbunden sind:

  • Kompatibilität: Sobald Ihr Exchange Server 2010 auf einem Windows Server-Betriebssystem läuft, das noch Support erhält, besteht die Gefahr, dass der Exchange Server 2010 nach einem Update des Betriebssystems nicht mehr kompatibel und somit funktionsuntüchtig ist. 
  • Sicherheitsrisiken: Cyberkriminelle nutzen häufig ältere Software- und Server-Versionen aus, um neue Schadsoftware zu testen. Fehlende Sicherheitsupdates können hier fatale Folgen für Ihre Kunden haben.

Der MDaemon Email Server als perfekte Exchange-Alternative im Zusammenspiel mit MailStore

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um auf den MDaemon Email Server umzusteigen und Ihren Kunden damit eine zuverlässige und kostengünstige Alternative zum Exchange zu bieten. Der E-Mail- und Groupware-Server aus dem Hause MDaemon Technologies liefert alle Funktionalitäten, die Ihre Kunden für die tägliche E-Mail-Kommunikation und erfolgreiche Zusammenarbeit benötigen:

  • Gemeinsame Nutzung von E-Mails, Kalendern, Kontakten und Dokumenten
  • Verlässliche Sicherheits- und Anti-Spam-Funktionen: Virenprüfung und Malware-Schutz durch MDaemon AntiVirus
  • Nahtlose Integration in Microsoft Outlook
  • Webbasierte Administration und Clients

Unser Tipp: Archivieren Sie die Postfach-Daten Ihrer Kunden vor der Migration mit Hilfe der E-Mail-Archivierungslösungen von MailStore. So sorgen Sie für

  • eine spürbare Entlastung der E-Mail-Server,
  • die Unterstützung Ihrer Kunden bei der Einhaltung der
    gesetzlichen Vorschriften von GoBD und DSGVO,
  • schnellere Arbeitsprozesse dank einer performanten Suchfunktion und
  • eine erhöhte Datensicherheit. 
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MailStore-Factsheet: 6 Gründe für eine unabhängige E-Mail-Archivierung bei Microsoft 365

27. Juli 2020 In: Messaging

Sich mal eben selbst für Microsoft 365 registrieren – keine große Sache und mit Sicherheit haben Sie Kunden, die genau so vorgegangen sind. Doch viele Unternehmen machen sich anschließend keine Gedanken über mögliche Risiken und den Schutz geschäftskritischer Daten. Denn auch bei Cloud-Diensten ist eine rechtssichere E-Mail-Archivierung natürlich Pflicht. Mit dem neuen Factsheet unseres Herstellers MailStore wissen Sie, worauf Sie bei einer revisionssicheren Aufbewahrung von Microsoft 365-Nachrichten achten müssen und wie Sie Ihren Kunden hierbei helfen. 

MailStore Factsheet Microsoft 365

Folgende 6 Themen werden im Dokument anschaulich erklärt:

  • Verantwortung für Ihre Daten
  • Risiken durch Datenverlust
  • Self-Service für Endanwender
  • Unabhängigkeit von Microsoft
  • Preisgestaltung
  • Unterschiede zwischen Backup und Archivierung

Das Factsheet können Sie sich bei uns kostenfrei herunterladen: zum Download

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MailStore 13 bietet Cloud-Kompatibilität und neue Sicherheitsfunktionen

15. Juli 2020 In: Messaging

Ab sofort steht Ihnen Version 13 der E-Mail-Archivierungslösungen MailStore Server und MailStore Service Provider Edition zur Verfügung. Mit dem Release rückt MailStore besonders die Zusammenarbeit mit Cloud-Plattformen in den Fokus und stellt sicher, dass eine Anbindung auch trotz gestiegener Anforderungen seitens der Anbieter wie gewohnt und problemlos erfolgen kann. 

MailStore Version 13

Die Neuerungen im Überblick: 

  • Anpassungen der Cloud-Kompatibilität zu Microsoft 365 und Google G Suite, um auf geänderte Anforderungen reagieren zu können
  • Support der gängigen Authentifizierungsmethoden OAuth2 und OpenID Connect, die zukünftig von Public Cloud-Services gefordert werden
  • Neue Sicherheitsfunktionen, beispielsweise werden keine unverschlüsselten Verbindungen mehr unterstützt
  • Überarbeitung der Oberfläche beim Mobilzugriff für ein noch besseres Benutzererlebnis

Wichtig: Mit Version 13 ist die MailStore Service Provider Edition zudem IDW PS 880- und DSGVO-zertifiziert – ein weiterer wichtiger Baustein und Nachweis, um rechtssichere E-Mail-Archivierung-as-a-Service anbieten zu können. 

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