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Neuer Leitfaden: So kalkulieren Sie die Preise für Ihre IT-Dienstleistungen

16. September 2020 In: Service Automation

Sind meine IT-Dienstleistungen zu teuer oder biete ich diese viel zu günstig im Vergleich zu meinen Mitbewerbern an? Wie können wir feststellen, ob wir mit einer Technikerstunde Geld verdienen und wenn ja, wie viel? Diese und ähnliche Fragen zahlreicher IT-Dienstleister und Systemhäuser beantwortet unser neuer Leitfaden “So kalkulieren Sie die Preise für Ihre IT-Dienstleistungen, den wir gemeinsam mit ConnectWise, unserem Hersteller der Remote Monitoring- und Management-Lösung ConnectWise Automate, für Sie entwickelt haben. 

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie als IT-Dienstleister Schritt für Schritt Ihre Betriebskosten ermitteln. So erhalten Sie einen genauen Überblick, wie viel Sie eine Stunde Arbeitszeit kostet und wie Sie darauf aufbauend den optimalen Preis für Ihre Dienstleistungen kalkulieren. 

Laden Sie sich jetzt den Leitfaden kostenfrei herunter und ermitteln Sie mit Hilfe der darin enthaltenen Informationen sowie mit dem kostenlosen Betriebskostenrechner den passenden Preis für Ihre Dienstleistungen! 

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MailStore aktualisiert Leitfäden zum Thema E-Mail-Archivierung

3. September 2019 In: Messaging

Das Wissen, dass eine rechtssichere E-Mail-Archivierung notwendig ist, ist das eine – das andere ist die praktische Umsetzung. Schnell gehen Unternehmen im Paragraphen-Dschungel unter und wissen nicht, wo sie ansetzen können. Daher bietet unser Hersteller MailStore schon länger Leitfäden für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung innerhalb der DACH-Region an. Diese wurden nun hinsichtlich einiger Gesetzesänderungen angepasst und mit neuem Layout versehen.  

Konzipiert als leicht verständliche Orientierungshilfe, beantworten die Leitfäden alle wichtigen Fragen, denen Geschäftsführer und IT-Verantwortliche beim Thema E-Mail-Archivierung begegnen. 

Laden Sie sich die neuen Leitfäden für Deutschland, Österreich und die Schweiz direkt in unserem Partnerportal im Marketing-Bereich herunter und informieren Sie Ihre Kunden zum Thema “Rechtssichere E-Mail-Archivierung”: zum Partnerportal

In den Leitfäden werden zunächst die Sachverhalte aus rechtlicher und gesetzlicher Sicht beleuchtet, beispielsweise unter Berücksichtigung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) in Deutschland, der Bundesabgabenordnung (BAO) in Österreich und dem Obligationenrecht (OR) in der Schweiz. Im zweiten Teil der Dokumente wird dann konkret erklärt, wie MailStore Server als führende Software für E-Mail-Archivierung dabei hilft, eine rechtssichere Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten zu realisieren.

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Neuer MailStore-Leitfaden mit Praxis-Tipps zur E-Mail Archivierung

19. Oktober 2018 In: Messaging

Das Thema E-Mail-Archivierung ist ein weites Feld gerade mit Blick auf die rechtlichen Anforderungen stellen sich viele Fragen: Warum müssen E-Mails überhaupt archiviert werden? Welche Vorteile bringt sie Ihnen und Ihren Kunden? Und wie stellen Sie sicher, dass die Archivierung auch die rechtlichen Anforderungen erfüllt?

Antworten darauf und alles Wissenswerte finden Sie im aktuellen MailStore-Leitfaden “E-Mail-Archivierung für Einsteiger”. Hierin erfahren Sie neben konkreten Praxisbeispielen, warum eine umfassende Archivierungslösung wie MailStore nicht nur die E-Mail-Server Ihrer Kunden entlastet, sondern auch die Arbeit von IT-Administratoren maßgeblich erleichtert.

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Rechtssichere E-Mail-Archivierung: GoBD ersetzen GDPdU und GoBS

17. Februar 2015 In: Allgemein

Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Das Verwaltungsschreiben konkretisiert die Normen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und bestimmt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden sollen, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen kann. Die GoBD gelten seit dem 1.1.2015 und  lösen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, das „FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ sowie die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ ab.

Die bisherigen Regelungen konnten aufgrund des technischen Fortschritts viele Fragen nicht mehr beantworten. Mit der Veröffentlichung der GoBD wurde eine Aktualisierung vorgenommen und die bisherigen Schreiben in einem Dokument zusammengefasst.

Welche Änderungen betreffen die E-Mail-Archivierung mit MailStore Server?

Hinsichtlich der E-Mail-Archivierung sind vor allem zwei Aspekte der GoBD besonders relevant: So wird die Unveränderbarkeit der Daten sowie das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation betont. Inwiefern erfüllt MailStore Server diese Kriterien?

Die Unveränderbarkeit der Daten kann bei MailStore Server durch verschiedene Mechanismen sichergestellt werden:

  1. Die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang (z.B. über Journalarchivierung) gewährleistet, dass E-Mails vor der Archivierung nicht manipuliert werden können. Bei dieser Archivierungsmethode werden alle E-Mails archiviert, bevor sie Anwendern zugestellt werden.
  2. Die archivierten Daten werden durch die Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und eine interne AES256-Verschlüsselung vor Manipulationen geschützt.
  3. Zudem ist eine Änderung der E-Mail-Inhalte weder in der grafischen Oberfläche noch programmintern vorgesehen.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten technischen und organisatorischen Prozess der Entstehung (Erfassung), der Indizierung, der Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Die Aufzeichnungen sollten laut GoBD in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation bestehen und helfen unabhängigen Dritten, den ordnungsgemäßen Einsatz z. B. einer Archivierungslösung zu überprüfen. Unternehmen, die MailStore Server zur E-Mail-Archivierung einsetzen, empfehlen wir zur technischen Beschreibung die umfangreiche Online-Dokumentation zu nutzen.

Eine Checkliste, welche Inhalte in einer Verfahrensdokumentation für E-Mail-Archivierungslösungen enthalten sein können, wurde vom Arbeitskreis „Regelwerk Verfahrensdokumentation“ des TÜViT, Essen und dem VOI e. V., Bonn erarbeitet.

MailStore Server berücksichtigt die GoBD

MailStore Server 9 wurde wie seine Vorgängerversionen durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach IDW PS 880 zertifiziert. Bei dieser Zertifizierung wurde bereits der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet. Die in der jetzt veröffentlichten Fassung vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art.

Kostenloser Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung

Erfahren Sie mehr zu den rechtlichen Aspekten bei der E-Mail-Archivierung in Deutschland in unserem aktualisierten Leitfaden. Die beiden Leitfäden für Österreich und die Schweiz stehen Ihnen natürlich ebenfalls zur Verfügung.

Rechtlicher Hinweis:
Diese Dokumente dienen lediglich der Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Im konkreten Einzelfall wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit aller Angaben wird nicht übernommen.


Aktualisiert: Leitfäden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung

30. Juli 2014 In: Allgemein

“Was muss archiviert werden?”, “Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?” oder “Wer trägt die Verantwortung?” – im Zusammenhang mit rechtssicherer E-Mail-Archivierung stellen sich viele Fragen. Hilfreiche Antworten liefern die Leitfäden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung der MailStore Software GmbH. Ab sofort stehen aktualisierte Fassungen für Deutschland, Österreich und die Schweiz zur Verfügung.

Die kostenlosen Whitepaper beantworten nicht nur die wichtigsten Fragen zu den geltenden gesetzlichen Anforderungen, sie fassen zusätzlich relevante gesetzliche Vorgaben und Richtlinien zur Archivierung von E-Mails zusammen und geben praktische Tipps im Umgang mit datenschutzrechtlichen Vorschriften. In der aktuell überarbeiteten Fassung greifen sie sogar noch mehr Aspekte, wie beispielsweise die Archivierung von Bewerbungen, auf.

Aufgrund der Verpflichtung zur Archivierung von E-Mails durch den Gesetzgeber, ist eine zuverlässige Archivierungslösung wichtiger Bestandteil der E-Mail-Kommunikation eines jeden Unternehmens. Weshalb Sie dabei auf MailStore Server setzen sollten, erklären wir Ihnen in unserem kostenlosen Webinar.

Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie außerdem hier.


Jetzt online verfügbar: Neuer Leitfaden zu Performance und Skalierbarkeit von MailStore Server

13. März 2014 In: Allgemein

MailStore Server ist bekannt als ausgezeichnete E-Mail-Archivierungslösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Wie zahlreiche Praxisbeispiele belegen, ist der Betrieb in großen Unternehmen mit einem umfangreichen und stark anwachsenden Datenvolumen durch die leistungsstarke Technologie der Software aber genauso reibungslos möglich.

Die Anwendung wurde nämlich für eine sichere und effiziente Verwaltung solch großer und schnell wachsender Datenmengen entwickelt und verfügt über eine optimierte Speichertechnologie, die auch bei hohen Nutzerzahlen und entsprechendem Datenvolumen keinen externen SQL-Server notwendig macht – einer von vielen Aspekten, die die Wirtschaftlichkeit der Lösung unterstreichen.

In kleineren Unternehmen ist es problemlos möglich, MailStore Server „out-of-the-box“ zu verwenden. Größeren Unternehmen wird empfohlen, vor dem Produktiveinsatz eine kurze Planungsphase durchzuführen, um einen reibungslosen und sorgenfreien Betrieb von Beginn an sicherzustellen. Hier ist es hilfreich, die Auswirkungen von Infrastruktur-Komponenten auf die Gesamtperformance zu verstehen.

Um eben diese Auswirkungen kennenzulernen und bei den grundlegenden Planungen zu unterstützen, stellt die MailStore Software GmbH nun einen neuen Leitfaden zur Performance und Skalierbarkeit von MailStore Server zur Verfügung. Darin werden unter anderem die richtige Hardwarde-Dimensionierung, die Auswahl eines geeigneten Speichersystems und der richtigen Archivierungsstrategie sowie die Auswirkungen von Such-Operationen thematisiert.

Der neue Leitfaden ist Teil der online verfügbaren MailStore Server Hilfe, die wichtige Artikel und Anleitungen zur Einrichtung der E-Mail-Archivierungslösung enthält.

Sie möchten mehr über MailStore Server erfahren? Unser kostenloses, unverbindliches Webinar hilft – in nur 45 Minuten vermitteln wir Ihnen hier alle wichtigen Informationen und beantworten Ihre Fragen!

Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie zudem hier.


MailStore Server: So archivieren Sie E-Mails rechtssicher in Österreich

23. Februar 2012 In: Allgemein

Unser Partner MailStore, Hersteller der führenden E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server, hat kürzlich ein neues Whitepaper zur rechtskonformen E-Mail-Archivierung in der Schweiz veröffentlicht (wir berichteten) und nun das passende Pendant für Österreich nachgereicht. 

Neben einem Exkurs zum Umgang mit Spam-Mails werden in diesem Whitepaper Fragen zu den Anforderungen, dem Inhalt und den Aufbewahrungsfristen für Österreich behandelt.

Den neuen Leitfaden können Sie hier herunterladen.

Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie hier.

Auf unserem YouTube-Kanal finden Sie weitere nützliche Videocasts rund um das Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore Server.


Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in der Schweiz

7. Februar 2012 In: Allgemein

Unser Partner MailStore Software GmbH, Hersteller von MailStore Server, der führenden E-Mail-Archivierungslösung für SMBs, hat jetzt ein neues Whitepaper veröffentlicht, welches die rechtlichen Voraussetzungen zur E-Mail-Archivierung in der Schweiz thematisiert. Behandelt werden Fragen zu Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an eine rechtssichere E-Mail-Archivierung.

Den neuen Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in der Schweiz können Sie hier herunterladen.

Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie hier.

Einen guten Einstieg in die Thematik bietet Ihnen auch unser Produktvideo.