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Kostenlose E-Mail-Provider – ist eine rechtssichere Archivierung möglich?

26. Oktober 2018 In: Messaging

Kommt die Frage nach einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung auf, lässt sich diese nicht beantworten, ohne die E-Mail-Provider Ihrer Kunden auf den Prüfstand zu stellen. Während Ihren Kunden kostenlose Einstiegspakete von externen Providern als adäquate Lösung scheinen mögen, ist eine rechtssichere E-Mail-Archivierung dort so gut wie unmöglich. Am Anfang einer Strategie sollte daher zunächst die Wahl eines professionellen E-Mail-Providers stehen, bevor die Entscheidung für eine geeignete E-Mail-Archivierungslösung getroffen wird.

MailStore EMA ohne Provider

Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung muss losgelöst vom Zugriff des Anwenders erfolgen. Kostenfreie Services bieten Zugänge oft über Webclients oder POP3/IMAP4 an. Zwar könnten hier eingehende Nachrichten automatisch an eine zusätzlich eingerichtete E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Ausgehende E-Mails bleiben davon aber unberührt, weshalb dies nicht als rechtssichere E-Mail-Archivierung angesehen werden kann. Denn: Nur, wenn stets der gesamte Kommunikationsverlauf archiviert wird und der Zugriff manipulationssicher erfolgt, handelt es sich tatsächlich um eine E-Mail-Archivierung.

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