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Die Galgenfrist endet – warum jetzt in Sachen E-Mail-Archivierung keine Ausreden mehr gelten

15. November 2016 In: Allgemein

Dass die E-Mail-Archivierung eine gesetzlich manifestierte Pflicht ist, wissen Sie als IT-Profi sicherlich bereits. Nun trat jedoch mit Beginn des Jahres 2017 nochmals eine weitreichende Änderung in diesem Bereich ein. Denn seit dem 1. Januar 2017 gelten die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) vollumfänglich. Letzte Schonfristen liefen zum 31. Dezember 2016 ab, juristische Übergangsfristen endeten.

Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

Soll heißen: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Spätestens zum 31. Dezember 2016 musste eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

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Tech-Tipp: Monitoring von Audit-Ereignissen bei MailStore

26. Oktober 2016 In: Feature lexikon

MailStore Server stellt mittlerweile die weltweit führende E-Mail-Archivierungslösung “made in Germany” dar. Und das nicht ohne Grund, bietet sie doch nicht nur den Endnutzern zahlreiche Vorteile, sondern auch Administratoren und IT-Profis jede Menge hilfreiche Funktionen. Eine davon möchten wir näher beleuchten: die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion.

Diese versendet genau dann eine E-Mail, wenn die automatische Erstellung eines neuen Standard-Archivspeichers fehlschlägt. Administratoren, die auch darüber hinaus Benachrichtigungen über Vorfälle auf ihrem entsprechenden MailStore Server erhalten möchten, empfehlen wir ein Monitoring.

Benachrichtigungen aufgrund von Audit-Ereignissen

Eine Möglichkeit des Monitorings besteht darin, die in MailStore enthaltene Auditing-Funktion in Kombination mit der Windows-Aufgabenplanung zu verwenden. Bitte beachten Sie jedoch, dass dieses Vorgehen den eigentlichen Zweck des Auditing-Features von MailStore zweckentfremdet. Prüfen Sie daher nach einer Aktualisierung des MailStore Servers die Trigger-Parameter auf deren korrekte Konfiguration.

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Aus der Praxis: So einfach geht E-Mail-Archivierung mit MailStore

7. Juli 2016 In: Allgemein

Vom Gesetzgeber vorgegeben, ist die manipulationssichere E-Mail-Archivierung in Anbetracht der täglichen E-Mail-Flut kein allzu leichtes Unterfangen. Hier macht jedoch die Wahl des Mittels den Unterschied. Das hat auch die FR-L’Osteria GmbH erkannt. Sie betreibt ein italienisches Restaurantkonzept, das bereits an 55 Standorten in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz vertreten ist.

E-Mail-Archivierung in der Praxis bei FR-L’Osteria

Rechtssicherheit mit optimalem Preis-Leistungs-Verhältnis

Bei der Suche nach einer E-Mail-Archivierungslösung, die nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis inklusive einer intuitiven Bedienbarkeit bietet, entschied sich das Unternehmen für MailStore Server, die weltweit führende E-Mail-Archivierungslösung „made in Germany“. „Entsprechend dem

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MDaemon Messaging Server 15: Zusätzliche Sicherheit & noch intuitivere Bedienung

11. März 2015 In: Allgemein

Wegweisende Technologie für moderne, zukunftsfähige Kommunikation: Die neue Version 15 des MDaemon Messaging Servers ist da und erleichtert Ihnen dank optimierter Menüführung die Administration und bietet zusätzliche Optionen zur Einstellung Ihres individuellen Sicherheitslevels.

Die Highlights der neuen Version auf einen Blick:

  • IPv6-Unterstützung: IPv6 ist die Zukunft des Internets – MDaemon erkennt, ob Sie diese zukunftsfähige IP-Version bereits nutzen und passt sich automatisch an.
  • Optimierte Benutzeroberfläche: Die Neuordnung einiger Menüpunkte führt zu einer noch übersichtlicheren Menüführung und vereinfacht die Administration nochmals deutlich.
  • Zusätzliche Sicherheitsstufen in der Hijacked-Account-Detection: Dank zusätzlicher Einstellungsoptionen können Sie Ihr individuelles Sicherheitslevel noch genauer bestimmen.

Setzen Sie auf moderne Kommunikation mit höchster Sicherheit und nutzen Sie den Anlass, um Ihre Kunden von den Vorzügen einer der beliebtesten Exchange-Alternativen zu überzeugen – hier geht’s zum Download von MDaemon 15!

Sie kennen MDaemon noch nicht? Dann melden Sie sich am besten zu unserem kostenlosen Webinar an. Wenn Sie direkt loslegen möchten, finden Sie hier zudem die kostenlose und völlig unverbindliche Testversion.


Rechtssichere E-Mail-Archivierung: GoBD ersetzen GDPdU und GoBS

17. Februar 2015 In: Allgemein

Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Das Verwaltungsschreiben konkretisiert die Normen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und bestimmt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden sollen, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen kann. Die GoBD gelten seit dem 1.1.2015 und  lösen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, das „FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ sowie die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ ab.

Die bisherigen Regelungen konnten aufgrund des technischen Fortschritts viele Fragen nicht mehr beantworten. Mit der Veröffentlichung der GoBD wurde eine Aktualisierung vorgenommen und die bisherigen Schreiben in einem Dokument zusammengefasst.

Welche Änderungen betreffen die E-Mail-Archivierung mit MailStore Server?

Hinsichtlich der E-Mail-Archivierung sind vor allem zwei Aspekte der GoBD besonders relevant: So wird die Unveränderbarkeit der Daten sowie das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation betont. Inwiefern erfüllt MailStore Server diese Kriterien?

Die Unveränderbarkeit der Daten kann bei MailStore Server durch verschiedene Mechanismen sichergestellt werden:

  1. Die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang (z.B. über Journalarchivierung) gewährleistet, dass E-Mails vor der Archivierung nicht manipuliert werden können. Bei dieser Archivierungsmethode werden alle E-Mails archiviert, bevor sie Anwendern zugestellt werden.
  2. Die archivierten Daten werden durch die Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und eine interne AES256-Verschlüsselung vor Manipulationen geschützt.
  3. Zudem ist eine Änderung der E-Mail-Inhalte weder in der grafischen Oberfläche noch programmintern vorgesehen.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten technischen und organisatorischen Prozess der Entstehung (Erfassung), der Indizierung, der Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Die Aufzeichnungen sollten laut GoBD in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation bestehen und helfen unabhängigen Dritten, den ordnungsgemäßen Einsatz z. B. einer Archivierungslösung zu überprüfen. Unternehmen, die MailStore Server zur E-Mail-Archivierung einsetzen, empfehlen wir zur technischen Beschreibung die umfangreiche Online-Dokumentation zu nutzen.

Eine Checkliste, welche Inhalte in einer Verfahrensdokumentation für E-Mail-Archivierungslösungen enthalten sein können, wurde vom Arbeitskreis „Regelwerk Verfahrensdokumentation“ des TÜViT, Essen und dem VOI e. V., Bonn erarbeitet.

MailStore Server berücksichtigt die GoBD

MailStore Server 9 wurde wie seine Vorgängerversionen durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach IDW PS 880 zertifiziert. Bei dieser Zertifizierung wurde bereits der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet. Die in der jetzt veröffentlichten Fassung vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art.

Kostenloser Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung

Erfahren Sie mehr zu den rechtlichen Aspekten bei der E-Mail-Archivierung in Deutschland in unserem aktualisierten Leitfaden. Die beiden Leitfäden für Österreich und die Schweiz stehen Ihnen natürlich ebenfalls zur Verfügung.

Rechtlicher Hinweis:
Diese Dokumente dienen lediglich der Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Im konkreten Einzelfall wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit aller Angaben wird nicht übernommen.


Backup oder Archivierung von E-Mails – wo liegen eigentlich die Unterschiede?

11. Februar 2015 In: Allgemein

Hand auf’s Herz: Zählt ein Backup Ihrer E-Mails zur täglichen Routine? Datensicherung ist zwar unerlässlich für Unternehmen – um die Ansprüche an eine vom Gesetzgeber geforderte rechtskonforme E-Mail-Archivierung zu erfüllen, reicht ein gewöhnliches Backup Ihrer elektronischen Post allerdings nicht aus. Aufgrund der bestehenden gesetzlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter E-Mails sollte daher jedes Unternehmen über eine zuverlässige Archivierungslösung verfügen!

Zur Verdeutlichung der Unterschiede zwischen einem Backup von E-Mails und rechtssicherer Archivierung, beispielsweise mit MailStore Server, hier ein paar Beispiele zum Vergleich beider Methoden:

Werden gesetzliche Anforderungen an die vollständige, manipulationssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails erfüllt?
Backup: Nein, E-Mails können beispielsweise unmittelbar nach dem Eingang und somit vor dem Backup gelöscht werden.
MailStore: Ja

Ist eine einfache, schnelle Suche und Wiederherstellung von E-Mails möglich?
Backup: Nein, das Backup muss zunächst durch die IT-Verantwortlichen aufwändig wiederhergestellt werden.
MailStore: Ja, Anwender können E-Mails per One-Click-Restore wiederherstellen.

Werden E-Mail-Server und -Clients entlastet?
Backup: Nein
MailStore: Ja

Eine ausführliche Gegenüberstellung von Backup und E-Mail-Archivierung finden Sie in diesem Vergleichsdokument. Es zeigt im Detail, welche zusätzlichen Vorteile die Archivierung mit MailStore Server im Vergleich zu einem gewöhnlichen Backup mit sich bringt.

Die regelmäßige Datensicherung sollte natürlich weiterhin fester Bestandteil Ihrer Unternehmens-IT sein, da sie grundsätzlich weit über ein Backup von E-Mails hinausgeht und weitere geschäftskritische Daten sichert, die bei der E-Mail-Archivierung nicht berücksichtigt werden können. Letztlich sind Sie also nur mit einer Kombination aus Backup und E-Mail-Archivierung optimal vor Datenverlusten geschützt! Wir empfehlen daher: Setzen Sie neben der E-Mail-Archivierung via MailStore Server auf regelmäßige Backups Ihrer Daten mit BackupAssist, der flexiblen und zuverlässigen Backup-Software für Microsoft Windows.

Sie möchten mehr zu den beiden genannten Lösungen erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen unsere kostenlosen Webinare zu MailStore Server und BackupAssist. In kürzester Zeit erfahren Sie hier online alles Wissenswerte und können all Ihre Fragen los werden – melden Sie sich direkt an!


MailStore Server 9.1: First-Class-Support für Google Apps

20. Januar 2015 In: Allgemein

Rechtssichere E-Mail-Archivierung made in Germany mit MailStore Server – das bedeutet spätestens seit Version 9 Archivierungsperformance auf Rekordniveau. Jetzt ist die Lösung in Version 9.1 erschienen und bietet ab sofort eine umfassende Unterstützung für Google Apps.

Dank dieses First-Class-Supports stehen nun auch Unternehmen, die auf Googles E-Mail-Angebot in der Cloud zurückgreifen, sämtliche Vorteile von MailStore Server zur Verfügung. Dabei gilt: Es ist egal, ob die Grundvoraussetzungen für rechtssichere E-Mail-Archivierung geschaffen werden sollen, oder ob die Entlastung des Live-Systems durch die Bereinigung von Ordner- und Postfachstrukturen im Vordergrund steht – beide Strategien können sowohl einzeln als auch kombiniert umgesetzt werden.

Die Einrichtung der Archivierung wird durch die direkte Synchronisation der in Google Apps angelegten Benutzer mit der MailStore Server-Benutzerdatenbank erleichtert. Zusätzlich wurden signifikante Verbesserungen in Bezug auf die Performance vorgenommen. Übrigens: Alle Neuerungen der Version 9.1 sind natürlich auch in der Service Provider Edition zu finden.

Erfahren Sie in diesem Whitepaper alle weiteren Details zur E-Mail-Archivierung für Google Apps.

Wie beeindruckend einfach und sicher auch Sie Ihre E-Mails mit MailStore Server archivieren, erfahren Sie in unserem kostenlosen Webinar. Eine kostenfreie Testversion der Software erhalten Sie zudem hier.


Neuer Meilenstein: MailStore freut sich über mehr als 25.000 Kunden!

16. Januar 2015 In: Allgemein

In der Erfolgsgeschichte von MailStore kann ein neuer Meilenstein gefeiert werden: Mittlerweile bei über 25.000 Unternehmen in mehr als 100 Ländern im Einsatz, sorgt die E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server bei Unternehmen, öffentlichen Institutionen und Bildungseinrichtungen weltweit für rechtssicher archivierte E-Mails, eine zeitsparende Suche sowie entlastete Postfächer und Mailserver.

Der Erfolg kommt nicht von ungefähr: Bestmögliche Technologie und ein erstklassiger Service sorgen für großartige Werte in der jüngsten Kundenzufriedenheitsumfrage. Diese zeigt, dass die Erwartungen der MailStore-Nutzer nicht nur erfüllt werden, sondern dass eine überwältigende Mehrheit sogar richtiggehend von der Software begeistert ist – da wundert es nicht, dass 98,7 Prozent der befragten Kunden die E-Mail-Archivierungslösung weiterempfehlen würden.

Solche Zahlen laden natürlich zum Testen ein! Die kostenlose Testversion finden Sie daher hier. Mehr über MailStore Server erfahren Sie zudem in unserem kostenlosen Webinar – dort vermitteln wir Ihnen in nur 45 Minuten alle wichtigen Informationen zur Lösung und beantworten Ihre Fragen!


Fast 100 Prozent – MailStore erreicht Bestmarke bei Kundenzufriedenheit!

7. November 2014 In: Allgemein

E-Mail-Archivierung mit MailStore Server ist clever, einfach in der Handhabung und absolut überzeugend in der Performance – das sehen nicht nur wir so. Warum? Weil das Ergebnis der jüngsten Befragung von mehr als 320 MailStore-Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz eindeutig ist: Fast 100 Prozent – genau gesagt grandiose 98,7 Prozent – aller Befragten würden MailStore Server weiterempfehlen!

Aber nicht nur diese Quote ist mehr als beeindruckend: Über 96 Prozent beurteilen die Performance und Zuverlässigkeit mit gut oder sehr gut, die Benutzerfreundlichkeit wurde von rund 90 Prozent der Befragten mit der Note 1 oder 2 ausgezeichnet. Nicht nur ein hervorragendes Ergebnis also, das in dieser Branche seinesgleichen sucht, sondern auch vor allem für Sie ein weiteres Argument, Ihren Kunden rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore Server und damit eine Lösung mit allerhöchster Weiterempfehlungsrate zu verkaufen.

Ihr neues Verkaufsargument in Form der kompletten Umfrageergebnisse finden Sie hier.

Sollten Sie MailStore Server noch nicht kennen, empfehlen wir Ihnen unser kostenloses Webinar.


MailStore Server neu in Version 9: jetzt mit rekordverdächtiger Archivierungsperformance

1. Juli 2014 In: Allgemein

100 Milliarden geschäftliche E-Mails täglich – viele davon landen sicher auch bei Ihnen und beanspruchen Ihren Mailserver. E-Mail-Archivierung mit MailStore bringt Entlastung!

Denn: In MailStore Server 9 konnte die Geschwindigkeit, mit der Postfächer von E-Mail-Servern archiviert werden, um ein Vielfaches gesteigert werden. Dazu wurde ein intelligentes Caching-System und ein neuer Store-Hinting-Algorithmus implementiert – so wird das gesamte System optimal entlastet. Die neueste Version der E-Mail-Archivierungslösung für Unternehmen wird ab sofort schrittweise eingeführt.

Unter anderem steigern diese Neuerungen Ihre Archivierungsperformance:

  • Optimale Lastverteilung: Dank automatischer Aufgabenplanung im integrierten Task-Scheduler werden Hardware-Ressourcen optimal genutzt.
  • Beschleunigte Archivierung: Ein intelligentes Caching-System und ein neuer Algorithmus ermöglichen eine deutlich schnellere Archivierung.
  • Verbesserte E-Mail-Vorschau: Die Unterstützung der HTML-Ansicht archivierter E-Mails erhöht die Nutzerfreundlichkeit zusätzlich.
  • Vereinfachte Administration: Anstelle eines klassischen Client-Setups enthält Version 9 einen Update-Installer, der bei jedem Start direkt die neueste Version des Clients lädt.

Erfahren Sie im EBERTLANG-Infotalk von Andreas Schröder, Teamleiter MailStore, alles Wissenswerte zu MailStore Server 9:

httpvh://www.youtube.com/watch?v=QRdDtb7SvQg&list=UUyRdWAkKhcy-LpUUaNpIWjQ

Verfügbarkeit

MailStore Server 9 wird Bestandskunden schrittweise zur Verfügung gestellt. Ab September ist die neue Version voraussichtlich für alle Kunden verfügbar. Kunden, die bis dahin den aktuellen Server 8 erwerben, können kostenlos auf Version 9 upgraden.

Upgrade-Angebot für Bestandskunden

Kunden, deren Wartungsservice ausgelaufen ist, können im Rahmen einer Sonderaktion bis zum 30. September 2014 ein Upgrade mit 60% Rabatt auf den Listen-Neupreis erwerben.

Sie möchten mehr über MailStore Server erfahren? Unser kostenloses, unverbindliches Webinar hilft – in nur 45 Minuten vermitteln wir Ihnen hier alle wichtigen Informationen und beantworten Ihre Fragen!