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E-Mail-Archivierung und Datenschutz: 4 Punkte, wie MailStore Server Sie hierbei unterstützt

17. September 2020 In: Messaging

E-Mail-Archivierung und Datenschutz betreffen jedes Unternehmen. Mit der DSGVO-zertifizierten Lösung MailStore Server bringen Sie beides zusammen – bei minimalstem Einrichtungs- und Pflegeaufwand. Wir haben 4 Punkte zusammengetragen, wie MailStore Server Ihnen hierbei hilft. 

E-Mail-Archivierung und Datenschutz
  1. Erfüllung der Aufbewahrungspflicht: Nach den GoBD müssen alle geschäftsrelevanten Nachrichten ordnungsgemäß archiviert werden. Dies gewährleisten Sie mit MailStore Server und tragen gleichzeitig zu einem sauberen, nachvollziehbaren Datenmanagement bei, wie auch von der DSGVO gefordert. Im Ernstfall erhöhen Sie so die Auskunftsfähigkeit signifikant. 
  2. Automatisierte Löschung: Bewerbungen auf Stellenanzeigen sind laut DSGVO spätestens 6 Monate nach einer Absage zu vernichten. Auch andere Nachrichten können von solchen Aufbewahrungsfristen betroffen sein. Mithilfe einfach zu definierender Aufbewahrungsrichtlinien entfernen Sie diese E-Mails mit MailStore Server automatisiert nach Ablauf aus dem Archiv. 
  3. Sicherheit: Geschäftsrelevante Mitteilungen im Archiv müssen nach Artikel 25 der DSGVO vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. MailStore Server unterstützt Sie hierbei durch bestmögliche Passwortsicherheit und die Einbindung offizieller SSL-Zertifikate
  4. Schnelle Wiederherstellung von E-Mails: Die DSGVO fordert bei physischen oder technischen Zwischenfällen einen schnellen Restore der jeweiligen Daten. MailStore Server bietet mit seiner effektiven Volltextsuche die Möglichkeit, E-Mails unmittelbar wiederherzustellen. Somit erhalten Sie einen zusätzlichen Schutz vor Datenverlusten, weshalb eine E-Mail-Archivierung auch immer Teil einer Backup-Strategie sein sollte. 
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Vollverschlüsselung von Festplatten: Ihre Vorteile mit der ESET Full Disk Encryption im Video

9. September 2020 In: Security

Ein Laptop mit allen Daten und Kennwörtern geht verloren oder wird gestohlen: ein Albtraum für jedes Unternehmen! Mit der Verschlüsselungslösung ESET Full Disk Encryption schützen Sie die Daten Ihrer Kunden effektiv und DSGVO-konform vor dem unberechtigten Zugriff Dritter.

Welche Vorteile die ESET Full Disk Encryption bietet, wie sie installiert wird und in welcher Form sie sich von der ESET Endpoint Encryption, der Verschlüsselungslösung für Festplatten, E-Mails und mobilen Speichermedien, unterscheidet, erklären wir in unserem neuen Video:

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Podcast: So gestaltet sich der Einsatz von MailStore Server in einer Steuerberatungskanzlei

28. August 2020 In: Messaging

Keine revisionssichere Archivierung steuerlich relevanter Nachrichten und eine fehlende Löschung von Bewerbungsunterlagen – vor dieser Herausforderung stand Steuerberaterin Franziska nach einem jährlichen Audit. In ihrem wöchentlichen Podcast “Digital, EY”, der sich vor allem um die Herausforderungen der Digitalisierung dreht, berichtet sie zusammen mit Podcast-Kollege und IT-Profi Andre, wie sie das Problem mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server mit wenigen Klicks lösen konnten. 

Egal ob Sie im Steuerumfeld tätig sind oder Kunden aus anderen Bereichen betreuen, im Podcast werden die Gründe für eine E-Mail-Archivierung und deren Umsetzung anschaulich erklärt. Hören Sie rein und erfahren Sie, wie dank MailStore Server

  • eine Löschung von Bewerbungsunterlagen nach Artikel 17 der DSGVO möglich ist, 
  • die revisions- und manipulationssichere Aufbewahrung von geschäftsrelevanter E-Mails nach den GoBD gelingt und 
  • wie einfach sich die Lösung auch bei Ihren Kunden installieren lässt. 

Zum Podcast gelangen Sie hier. Wir empfehlen, auch in die anderen Episoden von “Digital, EY” rund um unterschiedliche Digitalisierungsthemen reinzuhören (weitere Podcast-Empfehlungen für ITler haben wir hier gesammelt). Unsere Kollegen von MailStore haben zudem einen Erfahrungsbericht zusammen mit den Machern des Podcasts erstellt: “Erfahrungsbericht: MailStore Server in einer Steuerberatungskanzlei”

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Webinar: Cross Selling-Potentiale mit den MSP-Lösungen von ESET

5. Juni 2020 In: Security

Moderne 2-Faktor-Authentifizierung, DSGVO-konforme Festplattenverschlüsselung und cloudbasiertes Sandboxing zur Bekämpfung noch unbekannter Gefahren: Das MSP-Portfolio von ESET schützt Ihre Kunden vollständig und ermöglicht Ihnen als Fachhändler ein umfangreiches Cross Selling.

Erfahren Sie dazu mehr in unserem exklusiven Webinar zusammen mit ESET am 24. Juni 2020
um 12 Uhr
. Dort zeigt Ihnen der Security-Hersteller, wie Sie 

Sichern Sie sich jetzt hier Ihren Platz!

Vollumfängliche Sicherheit für Ihre Kunden – mit ESET

Bieten Sie Ihren Kunden mit ESETs ineinandergreifenden Sicherheitslösungen zuverlässigen Rundumschutz. Besuchen Sie unser kostenfreies Webinar, um mehr über das Produktportfolio zu erfahren oder sichern Sie sich Ihre kostenlose Testversion. Gerne beraten wir Sie auch persönlich unter +49 (0)6441 67118-842 oder per E-Mail.


Neu: Plan4Continuity bietet vollautomatisiertes Notfallmanagement

16. März 2020 In: Backup & Continuity, Service Automation

Wissen Ihre Kunden, wer im Ernstfall – beispielsweise bei Feuer, Ransomware-Attacken oder wie aktuell dem Ausbruch einer Epidemie – für welche Aufgaben zuständig ist und informiert werden muss? Unsere neue Lösung Plan4Continuity ist ein Notfallmanagement-Tool für alle Unternehmensgrößen, um Geschäftsunterbrechungen möglichst gering zu halten und durch klare Aufgabenverteilungen zu beheben – von der Checkliste für Techniker, um die Belegschaft kurzerhand für den Einsatz im Homeoffice auszustatten, bis hin zu Handlungsaufforderungen im Falle eines Feuers im Serverraum.

Vollautomatisiertes Notfallmanagement mit Plan4Continuity

Mit Plan4Continuity

  • erstellen Sie Maßnahmenpläne für jede Krisensituation,
  • sorgen für Sicherheit und Vertrauen, indem alle Angestellten Ihrer Kunden im Ernstfall via SMS oder E-Mail benachrichtigt werden, und
  • helfen Ihren betreuten Unternehmen bei der Einhaltung internationaler Notfallmanagement-Richtlinien (ISO-Standard & DSGVO).

Setzen Sie ein ganzheitliches betriebliches Notfallmanagement bei Ihren Kunden um. Ihre Vorteile:

  • Leichter Einstieg in den MSP- und Notfallmanagement-Bereich
  • Erweiterung des Portfolios um eine am Markt einzigartige Lösung
  • Umsatzchancen durch Positionierung als Notfallmanagement-Berater

Die Funktionen im Überblick

Unterstützen Sie Ihre Kunden, für mehr Sicherheit im eigenen Betrieb zu sorgen. Plan4Continuity bietet hierfür die passenden Tools und Features:

  • Notfall-Benachrichtigungen: betroffene Personen werden im Notfall umgehend via SMS und E-Mail informiert
  • Simulation: regelmäßige Probeübungen und Vorbereitungen für den Ernstfall
  • Templates: individuell anpassbare Vorlagen mit über 20 vorgefertigten Szenarien
  • Dokumentation: Maßnahmen-Nachweise für Behörden und Versicherungen
  • MSP-Dashboard: Administration aller Kunden über die multimandantenfähige Oberfläche

Mehr zu der neuen Lösung und ihren Funktionen erfahren Sie hier.

Plan4Continuity kennenlernen

Überzeugen Sie sich selbst von Plan4Continuity und testen Sie das Produkt kostenlos: jetzt Testversion sichern! Unsere Broschüre liefert Ihnen zudem weitere Infos auf einen Blick. Für Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne persönlich zur Verfügung: telefonisch unter +49 (0)6441 67118-844 oder via E-Mail.


Mit ESET Full Disk Encryption Festplatten DSGVO-konform verschlüsseln

12. November 2019 In: Security

“Wie sichere ich persönliche Daten wirklich gesetzeskonform?” Mit dieser Frage sehen Sie sich ebenso konfrontiert wie Ihre Kunden. Die Verschlüsselung personenbezogener Daten ist schließlich keine Option, sondern von der DSGVO vorgeschrieben und damit ein Muss. Die Herausforderung dabei: moderne Software zu finden, die das erfüllt. Mit seiner neuen Lösung ESET Full Disk Encryption bietet der Security-Spezialist ESET genau das!

ESET-Full-Disk-Encryption-blog

In nur einem Klick ermöglicht die Lösung die Bereitstellung und Verschlüsselung von Festplatten auf Windows-Workstations sowie -Notebooks. So garantieren Sie zuverlässigen Datenschutz – selbst bei Verlust oder Diebstahl eines Endgerätes und Fremdzugriffen auf Systeme.

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Kein Backup ohne Archivierung – so geht rechtssicheres E-Mail-Management

3. April 2019 In: Messaging, Feature lexikon

Für Unternehmen sind E-Mails weiterhin das bevorzugte Kommunikationsmittel. Doch fest steht auch: Mit Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen herrscht häufig noch Unklarheit – und das obwohl diese ganz klar in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt sind. Gerade der Unterschied zwischen Backup und Archivierung sorgt auf Kundenseite immer wieder für Kopfzerbrechen.

Daher haben wir für Sie einige Argumente zusammengefasst, die deutlich machen, warum eine zuverlässige E-Mail-Archivierung mit der passenden Lösung für Ihre Kunden unerlässlich ist.

Backups ersetzen keine E-Mail-Archivierung

Eine Backup-Lösung für den Mail-Server reicht nicht aus, um die erforderlichen Compliance-Anforderungen umzusetzen. Denn Backups dienen lediglich der temporären Verfügbarkeit der Mail-Kommunikation und stellen diese im Schadensfall wieder her. Eine revisionssichere Aufbewahrung, wie sie der Gesetzgeber fordert, findet allerdings nur über ein E-Mail-Archiv statt. Auch das Ausdrucken und Abheften von E-Mails stellt keine rechtssichere Aufbewahrung dar.

E-Mail-Archivierung vs. Backup – die Unterschiede
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Umzug von E-Mail-Servern: spürbare Entlastung durch Archivierung

7. März 2019 In: Messaging

Früher oder später steht bei fast jedem Unternehmen einmal die Migration des E-Mail-Servers an – entweder aufgrund eines Server- oder aber wegen eines Providerwechsels. Häufig werden die elektronischen Nachrichten dabei durch den Systemadministrator vollständig vom alten an den neuen Speicherort transferiert. Der Nachteil einer solchen Vorgehensweise: Alte Datensätze werden ebenfalls verschoben und belasten umgehend das neu eingerichtete System. Um dieses Problem zu umgehen, empfiehlt sich der Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung – einerseits um den Server zu entlasten, andererseits um die Produktivität beim Benutzer zu steigern.

Umzug von E-Mail-Servern mit MailStore

Bahnt sich nun ein E-Mail-Serverwechsel an, entstehen enorme Vorteile durch die Nutzung einer solchen Lösung: Der neue Server wird nicht mit der hohen Menge an alten E-Mails belastet, was ansonsten auf lange Sicht zu Performance-Einbußen führt. Zudem lassen sich Nachrichten, die nicht mehr vorgehalten werden müssen, mit Hilfe der individuell einstellbaren Aufbewahrungsrichtlinien automatisiert löschen. Diese Richtlinien helfen zukünftig auch dabei, löschungspflichtige Nachrichten rechtzeitig zu entfernen. Das ermöglicht besonders eine DSGVO-konforme Sicherung problemlos. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie in unserem Video: jetzt ansehen

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Sicherheitslücke PST-Datei: Wie Sie E-Mails wirklich sicher und rechtskonform archivieren

21. Februar 2019 In: Messaging, Feature lexikon

Die Masse an E-Mails im Geschäftsalltag lässt Postfächer oft an ihre Grenzen stoßen. Um E-Mails nicht löschen zu müssen und zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf sie zugreifen zu können, werden als Notlösung häufig PST-Dateien erstellt. Dabei werden E-Mails aus Outlook-Postfächern lokal ausgelagert und auf den Anwender-Rechnern gespeichert. Langfristig gesehen hat diese Methode jedoch weitreichende Folgen: Es drohen ein wesentlich höherer Arbeitsaufwand, Datenverluste oder sogar Strafen durch Unterlassung der gesetzlichen Vorschriften.

Administrativer Mehraufwand und mangelnde Sicherheit durch PST-Dateien

Für die IT-Abteilung entsteht durch PST-Dateien eine kontinuierliche Belastung: Daten, die nicht zentral gespeichert sind, erschweren die Erstellung von Backups. Zudem sind diese Dateien fehleranfälliger und damit risikobehaftet. Das bringt häufig die Wiederherstellung verlorener Daten aus Backups und die Reparatur defekter Daten mit sich. 

Außerdem entziehen sich PST-Dateien durch die Ablage auf Anwender-Rechnern der Kontrolle der IT-Abteilung. Damit entsprechen sie nicht den Vorschriften der DSGVO sowie GoBD und sind nicht geeignet, geltende Anforderungen umzusetzen. Gleiches gilt auch bei gerichtlichen Auseinandersetzungen: Im Normalfall sind geschäftliche E-Mails als rechtlicher Beweis zulässig. E-Mails aus PST-Dateien jedoch können jederzeit gelöscht werden, sind manipulierbar und nicht zentral abgelegt – deshalb gelten sie vor Gericht nicht als Argument, sondern unterstützen die Theorie einer Straftat.

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Erfolgreiches Prüfverfahren: MailStore Server jetzt DSGVO-zertifiziert

13. Februar 2019 In: Messaging

Rechtssicher, made in Germany und ab sofort auch von offizieller Stelle DSGVO-zertifiziert: Im Rahmen eines mehrstufigen Prüfungsprozesses wurde MailStore Server auf Herz und Nieren geprüft – das Ergebnis ist die offizielle DSGVO-Zertifizierung. Die weltweit führende E-Mail-Archivierungslösung unterstützt Ihre Kunden somit beispielsweise nicht nur dabei, ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter zu gestalten, sondern bietet auch eine rechtssichere Grundlage zur Einführung eines E-Mail-Managements, wie in der EU-Datenschutz-Grundverordnung vorgeschrieben.

Im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens wurden u.a. folgende Aspekte auf DSGVO-Konformität geprüft:

  • Das Recht auf Auskunft: MailStore bietet hier die Möglichkeit eines transparenten Einblicks in die archivierten Mails, inklusive detaillierter Suchfunktion.
  • Das Recht auf Löschung: Dank individuell konfigurierbarer Aufbewahrungsrichtlinien können E-Mails und somit auch personenbezogene Daten automatisiert gelöscht werden.
  • Das Recht auf Daten-Portabilität: Mit MailStore Server können E-Mails in ein gängiges E-Mail-Format übertragen, exportiert, signiert und an Dritte übergeben werden.

Dank der Erfüllung der genannten Vorgaben erhalten Unternehmen mit MailStore Server Rechtssicherheit in Bezug auf E-Mails und sind in diesem Bereich sowohl sicher als auch DSGVO-konform aufgestellt. 

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