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Feature-Lexikon: Gezielter E-Mail-Export über individuelle Suchordner in MailStore

30. Januar 2019 In: Messaging, Feature lexikon

Eine revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Server ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, die Archivierung der Mails ist im Tagesgeschäft Ihrer Kunden auch extrem hilfreich. Ein einfaches Praxisbeispiel: Sie benötigen eine bestimmte E-Mail, können sie aber nicht finden, weil sie versehentlich gelöscht wurde oder – schlimmer noch – weil der Mailserver defekt ist. Durch Archivierung und Export der E-Mails mit MailStore Server sind Sie und Ihre Kunden gegen Datenverlust im Bereich der E-Mail-Kommunikation gewappnet. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie einfach, schnell und effektiv E-Mails mit Hilfe eines Suchordners aus einem MailStore-Archiv exportiert werden können.

Gespeicherte Suchordner für wiederkehrende Suchanfragen

MailStore Server bietet neben der klassischen Suchfunktion mit frei konfigurierbaren Suchkriterien auch die Möglichkeit, gespeicherte Suchordner zu erstellen. Dabei werden Suchanfragen, die zukünftig regelmäßig durchgeführt werden sollen, als Vorlage gesichert, sodass sie sich schnell und einfach wiederverwenden lassen. Hierbei wird das Archiv bei jedem Aufruf der vordefinierten Suche erneut geprüft – dies gewährleistet, dass alle aktuellen E-Mails gefunden werden, die den Suchkriterien entsprechen. 

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Von Umsatzausfällen bis zum Vertrauensverlust: aktuelle Risiken beim Datenverlust

18. Januar 2019 In: Backup & Continuity, Service Automation

Die täglich anfallenden Datenmengen wachsen seit Jahren stetig: Allein bis 2025 soll sich das weltweite Datenaufkommen auf 163 Zettabyte verzehnfachen. Damit einher geht allerdings auch die Angst vor dem großen Datenverlust, denn gerade Unternehmen können sich einen lässigen Umgang mit sensiblen Daten aus vielerlei Gründen nicht leisten.

Auf Kundenseite fehlt dennoch häufig die notwendige Sensibilisierung in puncto Datensicherheit. So geben laut einer aktuellen Studie allein 30 Prozent der befragten Unternehmen an, im vergangenen Jahr von Datenverlusten betroffen gewesen zu ein.

Wir haben daher einige Argumente zusammengefasst, die aufzeigen, warum eine solide Backup- und Business-Continuity-Strategie für Ihre Kunden unerlässlich ist. 

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Aktuelle BSI-Umfrage: Mehr als jeder Zweite von Datenverlusten betroffen

18. Mai 2018 In: Backup & Continuity, Service Automation

Ob Smartphone, Tablet oder Notebook – immer mehr Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern elektronische Geräte zur Verfügung. Darauf enthalten sind meist hochsensible, wichtige Firmendaten. Nun zeigt eine Umfrage des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): 53 % aller Anwender haben bereits mindestens ein Mal elektronisch gespeicherte Daten verloren. Einziger Weg, dies zu vermeiden, sind regelmäßige, professionelle Backups – die laut BSI-Umfrage allerdings häufig vernachlässigt oder sogar ganz vergessen werden. So wird ein monatliches Backup der Notebook-Daten nur von 22 % der Anwender durchgeführt. Erschreckende 18 % sichern ihre Daten sogar nie.

Obwohl die Gefahrenherde und somit Ursachen für Datenverluste nie vielfältiger waren, ist einigen Anwendern also noch immer nicht klar, welchen teils existenziellen Risiken sie das eigene Unternehmen ohne eine adäquate Datensicherung aussetzen. Sie als IT-Profi können genau hier ansetzen: Bieten Sie Ihren Kunden ineinander greifende und moderne Backup-Strategien, um Datenverluste zu vermeiden und vor aktuellen Gefahren wie beispielsweise Ransomware-Attacken schützen zu können. Doch wie sollten solche Backup-Konzepte aussehen?

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Ransomware WannaCry – eine weltweite Zäsur für die IT-Branche

8. Juni 2017 In: Allgemein

In den vergangenen Wochen hat die Ransomware WannaCry Unternehmen, Gesundheitsorganisationen, Regierungsinstitutionen und Privatpersonen auf der ganzen Welt in Atem gehalten. Besonders tückisch: Die Malware verhält sich wie ein Computerwurm und kann sich damit eigenständig in Netzwerken verbreiten; dabei benutzt sie geleakte NSA-Dateien, auch bekannt als Eternalblue Exploit. Über 200.000 Computer in 150 Ländern waren von der Ransomware betroffen, darunter auch die Deutsche Bahn, der Automobilhersteller Renault, der Telefonanbieter Telefónica oder das russische Innenministerium. Die Angriffswelle mit WannaCry stellt damit eine weltweite Zäsur dar – nicht nur für die IT-Branche und nicht nur im negativen Sinne.

Infografik: Ransomware WannaCry

Ransomware ist für die meisten Personen – im privaten sowie im unternehmerischen Umfeld – ein rein IT-spezifisches, singulär auftretendes Phänomen. In der Konsequenz wird eine Infektion mit Malware weder als präsente Bedrohung wahrgenommen, noch werden Sicherheitsvorkehrungen als notwendig empfunden. Einen entsprechend schweren Stand haben IT-Profis, die Sicherheitsmechanismen wie eine verlässliche, krisensicher geplante Backup-Strategie bei ihren Kunden oder im eigenen Unternehmen aufsetzen wollen. Dabei kann ein Ransomware-Befall ein Unternehmen in vielerlei Hinsicht schädigen: Nebst Datenverlust drohen auch finanzielle Einbußen sowie weniger messbare – aber genauso schwerwiegende – Folgen wie ein Vertrauensverlust der Kunden und ein geschädigter Ruf.

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Backup versus Datenrettung – wie Sie mit geringem Aufwand viel Geld sparen

5. Mai 2015 In: Allgemein

Wenn es um sensible Daten Ihres Unternehmens geht, dann ist die klassische Datenrettung eine der letzten Möglichkeiten, auf die Sie im Ernstfall zurückgreifen können. Idealerweise gelangen Sie aber gar nicht erst an diesen Punkt, denn ist erst eine Datenrettung notwendig, ist zuvor Einiges schiefgelaufen.

Um es klarzustellen: Eine Datenrettung kann funktionieren. Damit verbunden sind allerdings sehr hohe Kosten und ein großer Zeitaufwand – und eine Garantie, dass Sie tatsächlich die Daten wiederbekommen, die Sie benötigen, gibt es nicht. Im schlimmsten Fall stehen Sie am Ende ohne Ihre Daten, dafür aber mit sehr viel weniger Geld und viel vergeudeter Zeit da.

Wie lässt sich dieses Problem umgehen? Die einfache Lösung: Erstellen Sie regelmäßig Backups!

Die Datenrettung – ein kostspieliges Unterfangen

Die Preise für eine Datenrettung variieren stark und richten sich nach einer Vielzahl an Faktoren: Ist die Festplatte nur aus dem Rack gefallen, ist sie bei einem Brand beschädigt worden, welcher Anbieter soll beauftragt werden? Und nicht zuletzt spielen natürlich auch Art und Umfang der verlorenen Daten eine Rolle bei den Kosten. Eine billige Angelegenheit ist es in keinem Fall. Schnell sind fünfstellige Summen erreicht, wobei die Preise nach oben keine Grenzen kennen und damit gerade für KMUs sehr schnell nahezu unerschwinglich werden.

Die Datenrettung ist  finanziell also eine hohe Bürde und bietet überdies keinen verlässlichen Schutz vor endgültigem Datenverlust. Sicherer und weitaus günstiger ist hingegen die Implementierung einer Backup-Lösung. Diese sorgt für eine sehr viel schnellere Wiederherstellung der Geschäftsprozesse sowie eine optimale Quote an wiederherstellbaren Daten – und das zu einem Bruchteil der Kosten. Mit einer geringen Investitionssumme sichern Sie somit Unternehmensdaten im Wert von Hunderttausenden oder Millionen Euros.

Datenverluste bei der Rettung – ein bisschen Schwund ist immer

Wertvolle Daten lassen sich ohne Backup-Lösung also nur durch einen hohen finanziellen Aufwand retten. Als ob der Kostenfaktor noch nicht hoch genug wäre, bleibt zudem eine Frage im Raum stehen: Wie viele der verlorenen Daten erhalten Sie tatsächlich auch zurück?

Im Laufe der vergangenen Jahrzehnte hat die Datenrettung riesige Fortschritte gemacht. Egal wie aussichtlos es erscheint, in vielen Situationen lassen sich Daten noch rekonstruieren. Die Datenrettung ist somit in vielen Fällen effektiv, aber eben sehr selten zu 100%. Somit bleibt immer ein gewisser Rest an wichtigen Unternehmensdaten, die eventuell für immer verloren sind und folgenschwere finanzielle Auswirkungen nach sich ziehen können.

Mit Backups hingegen stellen Sie sicher, dass Sie immer alle Daten verfügbar haben, die Sie benötigen. Und zudem erhalten Sie die Sicherheit, dass Sie diese jederzeit schnell und vollständig wiederherstellen können – mit BackupAssist im Idealfall innerhalb weniger Minuten.

Keine Zeit für Datenrettungen

Eine Datenrettung ist zeitaufwendig. Zeit, die Ihr Unternehmen nicht hat! Wenn Sie sich für eine Datenrettung entscheiden, muss gewährleistet sein, dass der Vorgang innerhalb eines Zeitraums abgeschlossen ist, der Ihrem Unternehmen keinen wirtschaftlichen Schaden zufügt. Leider können Sie sich bei den meisten Anbietern dieses Services genau darauf nicht verlassen.

Wie schon bei den Preisen so variieren auch die Zeiträume, die für eine Datenrettung notwendig sind, je nach Art und Umfang der Daten stark. Eine vorsichtige Einschätzung veranschlagt eine Datenrettung im Schnitt auf ca. fünf Werktage, wobei sich einige sogar mehrere Wochen hinziehen. Das ist ein enormer Zeitraum, in dem Ihr Unternehmen im schlimmsten Fall still steht, während Sie nur hoffen können – eine garantierte Datenrettung gibt es schließlich nicht.

Auch hier punktet die Backup-Lösung: Die Daten-Wiederherstellung dauert im Regelfall selten länger als eine Stunde, mit optimal konfigurierten Systemen sogar nur wenige Minuten.

Backup-Lösungen sparen Zeit, Geld und Nerven

Wie also sieht das Fazit aus? Die Datenrettung sollte der sprichwörtlich allerletzte Strohhalm sein, auf den Sie zurückgreifen wenn es um hochsensible und wichtige Daten geht. Angesichts der zahlreichen Vorteile gegenüber dieser langwierigen und kostspieligen Methode sollten Sie aber in jedem Fall eine verlässliche Backup-Lösung vorziehen!

BackupAssist ist eine solch zuverlässige Lösung und bietet Ihnen genau die effektiven Maßnahmen, die Ihre Daten unschlagbar günstig und schnell absichern und im Ernstfall binnen Minuten wiederherstellen. Zudem lassen sich Ihre BackupAssist-Installationen über alle Kunden hinweg mit dem MultiSite Manager zentral administrieren und die Backup-Ergebnisse kontrollieren.

Lernen Sie BackupAssist jetzt kennen: In unserem kostenlosen Webinar zeigen wir Ihnen alle Vorteile der flexiblen und sicheren Backup-Lösung für Microsoft Windows. Weiterführende Informationen sowie eine kostenlose Testversion finden Sie zudem hier.


Backup oder Archivierung von E-Mails – wo liegen eigentlich die Unterschiede?

11. Februar 2015 In: Allgemein

Hand auf’s Herz: Zählt ein Backup Ihrer E-Mails zur täglichen Routine? Datensicherung ist zwar unerlässlich für Unternehmen – um die Ansprüche an eine vom Gesetzgeber geforderte rechtskonforme E-Mail-Archivierung zu erfüllen, reicht ein gewöhnliches Backup Ihrer elektronischen Post allerdings nicht aus. Aufgrund der bestehenden gesetzlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter E-Mails sollte daher jedes Unternehmen über eine zuverlässige Archivierungslösung verfügen!

Zur Verdeutlichung der Unterschiede zwischen einem Backup von E-Mails und rechtssicherer Archivierung, beispielsweise mit MailStore Server, hier ein paar Beispiele zum Vergleich beider Methoden:

Werden gesetzliche Anforderungen an die vollständige, manipulationssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails erfüllt?
Backup: Nein, E-Mails können beispielsweise unmittelbar nach dem Eingang und somit vor dem Backup gelöscht werden.
MailStore: Ja

Ist eine einfache, schnelle Suche und Wiederherstellung von E-Mails möglich?
Backup: Nein, das Backup muss zunächst durch die IT-Verantwortlichen aufwändig wiederhergestellt werden.
MailStore: Ja, Anwender können E-Mails per One-Click-Restore wiederherstellen.

Werden E-Mail-Server und -Clients entlastet?
Backup: Nein
MailStore: Ja

Eine ausführliche Gegenüberstellung von Backup und E-Mail-Archivierung finden Sie in diesem Vergleichsdokument. Es zeigt im Detail, welche zusätzlichen Vorteile die Archivierung mit MailStore Server im Vergleich zu einem gewöhnlichen Backup mit sich bringt.

Die regelmäßige Datensicherung sollte natürlich weiterhin fester Bestandteil Ihrer Unternehmens-IT sein, da sie grundsätzlich weit über ein Backup von E-Mails hinausgeht und weitere geschäftskritische Daten sichert, die bei der E-Mail-Archivierung nicht berücksichtigt werden können. Letztlich sind Sie also nur mit einer Kombination aus Backup und E-Mail-Archivierung optimal vor Datenverlusten geschützt! Wir empfehlen daher: Setzen Sie neben der E-Mail-Archivierung via MailStore Server auf regelmäßige Backups Ihrer Daten mit BackupAssist, der flexiblen und zuverlässigen Backup-Software für Microsoft Windows.

Sie möchten mehr zu den beiden genannten Lösungen erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen unsere kostenlosen Webinare zu MailStore Server und BackupAssist. In kürzester Zeit erfahren Sie hier online alles Wissenswerte und können all Ihre Fragen los werden – melden Sie sich direkt an!


Datenverlusten mit präventivem IT-Service vorbeugen

25. Juni 2014 In: Allgemein

Dass es durchaus auch unkonventionelle Gründe für einen Datenverlust geben kann, darüber haben wir erst kürzlich berichtet. In den meisten Fällen sind aber ganz gewöhnliche Faktoren wie Hardwarefehler oder menschliches Versagen die Ursache. Die jüngst veröffentlichten Ergebnisse einer Umfrage des Sicherheitsspezialisten Kroll Ontrack zeigen, dass nach wie vor der Festplatten-Crash mit 66% der primäre Grund für Datenverlust ist.

Es gibt aber auch andere Faktoren: So rangieren auf dem zweiten Platz mit 14% die menschlichen Fehler noch vor fehlerhafter Software mit 6%. Bei den betroffenen Medien sind es vor allem die Festplatten (72%), gefolgt von SSDs (15 %) und RAID bzw. virtuelle Dienste (13%) – somit ist jedes Speichermedium anfällig. Eine weitere Erkenntnis: Zum größten Teil sind Geschäftsdaten und Business-Systeme vom Verlust betroffen – angesichts des dadurch entstehenden finanziellen Schadens besonders alarmierend.

Denn immerhin gab rund jedes dritte befragte Unternehmen an, dass ihr jüngster Datenverlust einen Geschäftsprozess gestört und einen Geschäftsabschluss behindert habe. Eines ist klar – Hardware ist anfällig und hat nur eine begrenzte Lebensdauer. Wie also kann man dem Verlust wichtiger Daten vorbeugen?

Mit einer guten Backup-Strategie lassen sich im Fall der Fälle die Daten schnell und sicher wiederherstellen. Will man dieses Szenario aber grundsätzlich vermeiden, so bietet sich der Einsatz einer Remote Monitoring und Management-Lösung wie LabTech an. Warum? Ganz einfach: Indem Sie die IT-Infrastruktur Ihrer Kunden ständig im Blick haben und laufend Rückmeldung über den Hardware-Zustand erhalten, können Sie bereits im Vorfeld erkennen, ob eine Festplatte beschädigt ist oder an ihre Leistungsgrenze kommt und daher eventuell ausgetauscht werden sollte.

Genau hier setzt LabTech an und ermöglicht Ihnen, Ihren Kunden einen automatisierten und präventiven IT-Service anzubieten. Mit einer solchen RMM-Lösung sparen Sie nämlich nicht nur Zeit und Ressourcen, da wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden können; Ihre Kunden profitieren vor allem von einem Service, der im Hintergrund stattfindet. So gehören Ausfallzeiten der Vergangenheit an und die IT-Ausgaben werden wesentlich planbarer, da unvorhergesehene Hardware-Fehler vermieden werden können.

Bleibt also zu sagen: Die Lebensdauer von Speichermedien lässt sich nur bedingt beeinflussen, und menschliche Fehler sind so sicher wie das Amen in der Kirche. Um dem GAU vorzubeugen, sollte man daher nicht nur über eine durchdachte Backup-Strategie verfügen, sondern auch über eine professionelle RMM-Lösung und das damit verbundene präventive Monitoring.

In unserer kostenlosen Live-Demo zeigen wir Ihnen übrigens, wie Sie genau diesen GAU mit besagtem präventivem Monitoring vermeiden – seien Sie dabei!


E-Mail-Archivierung als Schutz vor Datenverlusten im Unternehmen: 5 Szenarien

29. Februar 2012 In: Allgemein

In Unternehmen aller Größen können E-Mails im IT-Alltag aus verschiedenen Gründen verloren gehen. Fünf besonders häufige Szenarien sind folgende:

  • Anwender löschen E-Mails unabsichtlich oder absichtlich. Z.B. löschen Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen oft ihr gesamtes E-Mail-Postfach.
  • Postfachbegrenzungen zwingen Anwender zum Löschen ihrer E-Mails oder zum Auslagern von E-Mails in PST-Dateien.
  • Auch durch unvollständige Datensicherungen können E-Mails verloren gehen – z.B. wenn E-Mails vor ihrer erstmaligen Sicherung gelöscht werden.
  • Durch defekte und oft nicht gesicherte PST-Dateien können E-Mails verloren gehen.
  • E-Mails verteilen sich häufig über verschiedene Systeme, Server, E-Mail-Programme oder externe Postfächer – über die Jahre kann diese dezentrale Form der Datenhaltung zu einem schleichenden Datenverlust führen.

Für Unternehmen bedeutet der Verlust von E-Mails nicht nur einen Verlust von wichtigen Informationen, sondern auch von Produktivität. Mitarbeiter benötigen für einen effizienten Arbeitsalltag einen schnellen, komfortablen und vor allem vollständigen Zugriff auf die in ihren E-Mails enthaltenen Informationen.

Die zentrale Archivierung aller E-Mails im Unternehmen stellt einen effektiven Schutz vor Datenverlusten dar. Der Archivierungsprozess kann so eingerichtet werden, dass alle bereits existierenden und alle zukünftigen E-Mails automatisch bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Anwender können E-Mails auf diese Weise vor der Archivierung weder manipulieren noch löschen.

Postfachbegrenzungen und PST-Dateien überflüssig

Postfachbegrenzungen werden durch die Archivierung überflüssig. So kann die Archivierungslösung E-Mails ab einem bestimmten Alter aus den Postfächern löschen und so das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server auf einer konstanten Höhe halten. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass Anwender weiterhin über das Archiv auf ihre gesamten E-Mails zugreifen können (z.B. direkt aus Microsoft Outlook heraus).

PST-Dateien – für Administratoren in der Regel eine besondere Herausforderung – können ebenfalls archiviert und danach aufgelöst werden. Da Postfachbegrenzungen in einem E-Mail-Archivierungsszenario überflüssig sind, werden PST-Dateien zukünftig nicht mehr zur Auslagerung von E-Mails aus den Postfächern benötigt.

Eine Lösung wie MailStore Server ermöglicht nicht nur die Archivierung von E-Mails aus einer Quelle, sondern unterstützt zahlreiche E-Mail-Systeme. Auf diese Weise können E-Mails auch in heterogenen IT-Landschaften, die oft über viele Jahre gewachsen sind, zentral archiviert werden.

Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie hier.

(Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag der MailStore Software GmbH.)