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E-Mail-Archivierung und Datenschutz: 4 Punkte, wie MailStore Server Sie hierbei unterstützt

17. September 2020 In: Messaging

E-Mail-Archivierung und Datenschutz betreffen jedes Unternehmen. Mit der DSGVO-zertifizierten Lösung MailStore Server bringen Sie beides zusammen – bei minimalstem Einrichtungs- und Pflegeaufwand. Wir haben 4 Punkte zusammengetragen, wie MailStore Server Ihnen hierbei hilft. 

E-Mail-Archivierung und Datenschutz
  1. Erfüllung der Aufbewahrungspflicht: Nach den GoBD müssen alle geschäftsrelevanten Nachrichten ordnungsgemäß archiviert werden. Dies gewährleisten Sie mit MailStore Server und tragen gleichzeitig zu einem sauberen, nachvollziehbaren Datenmanagement bei, wie auch von der DSGVO gefordert. Im Ernstfall erhöhen Sie so die Auskunftsfähigkeit signifikant. 
  2. Automatisierte Löschung: Bewerbungen auf Stellenanzeigen sind laut DSGVO spätestens 6 Monate nach einer Absage zu vernichten. Auch andere Nachrichten können von solchen Aufbewahrungsfristen betroffen sein. Mithilfe einfach zu definierender Aufbewahrungsrichtlinien entfernen Sie diese E-Mails mit MailStore Server automatisiert nach Ablauf aus dem Archiv. 
  3. Sicherheit: Geschäftsrelevante Mitteilungen im Archiv müssen nach Artikel 25 der DSGVO vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. MailStore Server unterstützt Sie hierbei durch bestmögliche Passwortsicherheit und die Einbindung offizieller SSL-Zertifikate
  4. Schnelle Wiederherstellung von E-Mails: Die DSGVO fordert bei physischen oder technischen Zwischenfällen einen schnellen Restore der jeweiligen Daten. MailStore Server bietet mit seiner effektiven Volltextsuche die Möglichkeit, E-Mails unmittelbar wiederherzustellen. Somit erhalten Sie einen zusätzlichen Schutz vor Datenverlusten, weshalb eine E-Mail-Archivierung auch immer Teil einer Backup-Strategie sein sollte. 
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Fristen & Pflichten: Fakten zur E-Mail-Archivierung

20. Dezember 2013 In: Allgemein

Die Kommunikation mittels elektronischer Post ist heutzutage nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Wichtige geschäftliche Informationen und Dokumente werden häufig via E-Mail übermittelt – dass sich die Aufbewahrungspflichten daher nicht mehr nur auf Papierpost, sondern auch auf dieses Medium erstrecken, ist eine logische Konsequenz.

Die gute Nachricht: E-Mail-Archivierung muss nicht kompliziert sein, denn mit der richtigen Software kann man sich viel Mühe und einige Sorgen ersparen! MailStore Server, eine der führenden E-Mail-Archivierungslösungen, wird beispielsweise regelmäßig durch Wirtschaftsprüfer zertifiziert und ermöglicht so eine revisionssichere Archivierung aller E-Mails.

Zuvor stehen aber häufig ganz allgemeine Fragen zum Thema, wie z.B. „Was muss archiviert werden?“ oder „Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?“. Grundlegende Informationen und die Antworten auf diese Fragen hat jüngst der BITKOM in einem kurzen Interview beantwortet. Ausführliche Informationen finden Sie kompakt zusammengefasst im „Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Deutschland“.

Es ist offensichtlich, dass aufgrund der Verpflichtung zur Archivierung von E-Mails durch den Gesetzgeber, eine zuverlässige Archivierungslösung wichtiger Bestandteil der E-Mail-Kommunikation eines Unternehmens sein sollte.

Warum Sie dabei auf MailStore Server setzen sollten, erklären wir Ihnen in unserem kostenlosen Webinar. Dort erfahren Sie in 45 Minuten unter anderem, wie sich aus der Pflicht zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung wirtschaftliche Vorteile ziehen lassen.

Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie hier.


Daten richtig archivieren – mit MailStore Server kein Problem!

30. Juli 2013 In: Allgemein

Datensicherung und Datenarchivierung sind zwei verschiedene Dinge, werden in der Praxis aber oftmals in einem Kontext verwendet. Doch wie das DATEV-Magazin in seiner aktuellen Ausgabe feststellt, besteht ein großer Unterschied, vor allem in der Zielsetzung: Während die Datensicherung im Notfall die schnelle Wiederherstellung einzelner Dateien oder ganzer Systeme ermöglichen soll, dient die revisionssichere Archivierung der langfristigen Aufbewahrung nach Vorgaben des Gesetzgebers. Und diese sehen vor, dass

  • die Daten originär und fälschungssicher gespeichert werden müssen.
  • eine Suche nach archivierten Daten möglich sein muss.
  • Aktivitäten im Archiv protokolliert werden müssen.
  • die Daten auch zukünftig lesbar sein müssen.

Diese Aufbewahrungspflicht betrifft nicht nur das Rechnungswesen – Unternehmen müssen sämtliche geschäftsrelevante Korrespondenz revisionssicher aufbewahren. Dazu zählt natürlich auch die elektronische Kommunikation – und diese können Sie rechtssicher, effizient und ressourcensparend am besten mit MailStore Server archivieren.

Sie möchten mehr über MailStore Server wissen? In unserem kostenlosen Webinar erfahren Sie in nur 45 Minuten alles Wichtige zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung mit MailStore Server, daraus resultierenden Vorteilen und Features.