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Feature-Lexikon: Gezielter E-Mail-Export über individuelle Suchordner in MailStore

30. Januar 2019 In: Messaging, Feature lexikon

Eine revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Server ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, die Archivierung der Mails ist im Tagesgeschäft Ihrer Kunden auch extrem hilfreich. Ein einfaches Praxisbeispiel: Sie benötigen eine bestimmte E-Mail, können sie aber nicht finden, weil sie versehentlich gelöscht wurde oder – schlimmer noch – weil der Mailserver defekt ist. Durch Archivierung und Export der E-Mails mit MailStore Server sind Sie und Ihre Kunden gegen Datenverlust im Bereich der E-Mail-Kommunikation gewappnet. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie einfach, schnell und effektiv E-Mails mit Hilfe eines Suchordners aus einem MailStore-Archiv exportiert werden können.

Gespeicherte Suchordner für wiederkehrende Suchanfragen

MailStore Server bietet neben der klassischen Suchfunktion mit frei konfigurierbaren Suchkriterien auch die Möglichkeit, gespeicherte Suchordner zu erstellen. Dabei werden Suchanfragen, die zukünftig regelmäßig durchgeführt werden sollen, als Vorlage gesichert, sodass sie sich schnell und einfach wiederverwenden lassen. Hierbei wird das Archiv bei jedem Aufruf der vordefinierten Suche erneut geprüft – dies gewährleistet, dass alle aktuellen E-Mails gefunden werden, die den Suchkriterien entsprechen. 

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Ordnung macht das Leben leichter

22. Juli 2014 In: Allgemein

“Nur das Genie beherrscht das Chaos” – mit dieser Volksweisheit redet sich so manch unordentlicher Mensch gerne heraus. Doch die Realität sieht meist anders aus: Wer keine Ordnung hält, keine Ablage macht und kein System hat, sucht wesentlich länger nach bestimmten Dingen und vergeudet damit letztlich Zeit. Was für den privaten Haushalt oder das Büro gilt, setzt sich natürlich auch im elektronischen Postfach fort. Beim Umgang mit und der Ablage von E-Mails gibt es bekanntlich drei Typen: den Sammler, den Sortierer und den Konsequenten.

Zu welcher Kategorie gehören Sie? Sammeln Sie alle E-Mails im Posteingang und löschen lediglich Werbemails? Dann sind Sie ein Sammler. Oder sortieren Sie die E-Mails themenspezifisch in Unterordner und versuchen so, dem Chaos Herr zu werden? Dann sind Sie ein Sortierer. Löschen Sie hingegen all diese E-Mails, die keiner Antwort mehr bedürfen, zählen Sie zu den Konsequenten.

Alle drei Vorgehensweisen bergen allerdings Nachteile. Als Sammler versinken Sie recht schnell in einem Wust von E-Mails, und zudem leidet natürlich auch die Performance des Mail-Clients. Sucht der Sammler nach einer bestimmten E-Mail, kann das bei einigen Tausend E-Mails im Postfach eine Weile dauern – Produktivität sieht anders aus.

Der Sortierer hingegen wähnt sich im guten Gefühl, Ordnung zu halten. Ja, übersichtlicher mag es sein, wenn Sie E-Mails in Unterordner verschieben. Doch auch hier leidet die Leistung des Mail-Clients sehr schnell. Die Suche nach E-Mails verkürzt sich zwar gering, von einem produktiven Arbeiten kann aber noch lange keine Rede sein.

Wenn Sie alle nicht mehr benötigten E-Mails einfach löschen, machen Sie als der konsequente Typ im Prinzip alles richtig. Der einzige Haken: Falls doch mal eine E-Mail gesucht werden muss, wird’s schwierig. Dann muss der Administrator das Backup durchsuchen und die E-Mail wiederherstellen – ebenfalls unproduktiv, zeitraubend und umständlich.

Des Rätsels Lösung? Das E-Mail-Archiv! Mit einer Archivierungslösung wie MailStore Server können Mitarbeiter ohne schlechtes Gewissen alle E-Mails nach der Bearbeitung sofort löschen. Das hält den Mailserver, den Mail-Client sowie das ganze System schlank und erhöht die Performance. Aber auch die Suche nach E-Mails verkürzt sich als nette Begleiterscheinung drastisch: Einfach Suchbegriff eingeben, Zeitraum und eventuell Empfänger oder Absender festlegen, und innerhalb weniger Sekunden kann man die gewünschte E-Mail wiederherstellen.

Glauben Sie nicht? Ist aber wahr – machen wir hier bereits seit vielen Jahren so.


Feature-Lexikon: Benutzern Zugriff auf andere MailStore-Archive gewähren

8. April 2014 In: Feature lexikon

MailStore Server archiviert E-Mails nicht nur rechtskonform, sondern bietet auch hilfreiche Funktionen für eine hoch performante Suche innerhalb der Archive. Die Arbeit mit der E-Mail-Archivierungslösung entlastet also nicht nur das Postfach enorm, sondern ermöglicht zugleich einen schnellen Zugriff auf alle archivierten E-Mails.

Eine Frage, die in diesem Zusammenhang immer wieder gestellt wird, lautet: Können Benutzer auch andere MailStore-Postfächer als die eigenen durchsuchen? Die eindeutige Antwort: Ja.

In unserem heutigen Feature-Lexikon wollen wir Ihnen zeigen, wie einfach Sie diesen Zugriff einrichten und administrieren. Jedem MailStore-Benutzer können in seinem Profil bestimmte Berechtigungen zum Zugriff auf andere Archive eingeräumt werden. Um diese Berechtigungen einzurichten, gehen Sie bitte in der Administrationsoberfläche zur Benutzerverwaltung. Dort öffnen Sie den Benutzer, dem Sie zusätzliche Rechte einräumen möchten, mit einem Doppelklick.

In unserem Beispiel wollen wir dem Benutzer Jens Müller Lesezugriff auf das Archiv von Frank Schmidt gewähren. Nach einem Doppelklick öffnet sich das Fenster Benutzereigenschaften. Hier wählen Sie im unteren Bereich “Hinzufügen…” und anschließend das gewünschte Archiv aus. Danach legen Sie nur noch die Art der Berechtigung fest, in unserem Fall “Lesen”.

Nachdem der Benutzer hinzugefügt wurde, wird dies ebenfalls unter den Benutzereigenschaften von Jens Müller angezeigt. Bei der erweiterten Suche mit dem MailStore Client oder dem Outlook Add-in kann der Benutzer nun die zu durchsuchenden Archivordner auswählen.

Als Administrator können Sie so verschiedenen Benutzern unterschiedliche Zugriffsberechtigungen erteilen. Der einfachste Weg, den Überblick über alle Berechtigungen zu behalten, führt in der Administrationsoberfläche über Verwaltung/Benutzer und Berechtigungen/Berechtigungen. Dort können Sie sich alle Benutzer und deren Zugriffsrechte anzeigen lassen.

Wenn Sie Berechtigungen für mehrere Benutzer auf einmal hinzufügen oder ändern möchten, ist das mit MailStore Server übrigens ebenfalls kinderleicht möglich: Einfach in der Benutzerverwaltung die entsprechenden Benutzer mit gehaltener Strg-Taste (Einzelauswahl) oder der Shift-Taste (Blockauswahl) markieren und anschließend Eigenschaften auswählen. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, allen ausgewählten Benutzern zum Beispiel den Zugriff auf einen Öffentlichen Ordner einzuräumen.

Auf diese Art und Weise ersparen Sie sich als Administrator viel Zeit und Arbeit!

Mehr Tipps und Tricks zu MailStore Server erhalten Sie übrigens in unserer Online-Seminarreihe Meet the Geek.


MailStore Server: Überzeugen Sie Ihre Kunden in nur 45 Minuten – wir unterstützen Sie!

21. Januar 2014 In: Allgemein

Kunden für eine Software-Lösung zu begeistern, ist nicht immer einfach – zwar wissen Sie als IT-Profi ganz genau, weshalb Sie auf MailStore Server setzen, aber kennen auch Ihre Kunden die Vorzüge der E-Mail-Archivierungslösung? Überzeugen Sie sie jetzt in nur 45 Minuten – unser kostenloses Endkunden-Webinar, gemeinsam durchgeführt mit unseren MailStore-Experten, macht’s möglich!

Das Prinzip ist ebenso einfach wie überzeugend: Sie laden Ihre Kunden per E-Mailing ein, die Präsentation des Webinars erfolgt dann in enger Zusammenarbeit mit uns. Hierbei entstehen Ihnen kaum Aufwand und keinerlei Kosten: Für die Einladung beispielsweise liefern wir Ihnen gerne eine individuelle Mailingvorlage und übernehmen bei Bedarf selbstverständlich auch den Versand.

Im 45-minütigen Webinar, bei dem Sie Ihre Kunden online begrüßen und mit unserer Unterstützung in das Thema einleiten, übernehmen unsere Experten die Erklärung und Präsentation der Vorzüge von MailStore Server. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, Fragen zu stellen und sich auszutauschen. In Zusammenarbeit mit unseren Produktmanagern bieten Sie Ihren Kunden damit einen außergewöhnlichen Service und sind Ihrem Mitbewerb mindestens einen großen Schritt voraus!

Interessiert? Gerne beraten unsere Produktmanager Sie: Sie stehen Ihnen unter +49 (0)6441 67118-518 sowie per E-Mail zur Verfügung.

Sie kennen unser kostenloses MailStore-Webinar noch nicht? Hier finden Sie alle Informationen und Anmeldemöglichkeiten.

Alles Wissenswerte zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion stehen Ihnen hier zur Verfügung.


MailStore Server und MDaemon: Warum sich die beiden Lösungen perfekt ergänzen

25. November 2013 In: Allgemein

Die rechtssichere Archivierung von E-Mails gehört zur Pflichtaufgabe von Unternehmen, doch die richtige Archivierungslösung für den richtigen Mailserver zu finden, ist eine große Herausforderung. In unserem Portfolio finden Sie ausschließlich Software, die sich perfekt ergänzt – so auch beim Thema Mailsever und E-Mail-Archivierung. Denn MailStore Server bietet die perfekte, nahtlose Integration für den MDaemon Messaging Server und sorgt so für höchste Performance und Stabilität.

Dieses optimale Zusammenspiel der beiden Lösungen wird auch durch die technologische Partnerschaft der beiden Hersteller garantiert – jetzt und in Zukunft. MailStore Server bietet beispielsweise den automatischen Abgleich beider Benutzerdatenbanken für das Anlegen neuer Benutzer. Aber auch die Einrichtung der E-Mail-Archivierung gelingt dank speziell für MDaemon hinterlegter Archivierungsprofile schnell und einfach.

Sie möchten mehr über die E-Mail-Archivierung von MDaemon mit MailStore Server wissen? In diesem Implementation Guide finden Sie weitere Details.

Sie kennen die Archivierungslösung oder den Mail- und Groupwareserver noch nicht? Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie hier, zum MDaemon Messaging Server hier.

Ebenfalls empfehlenswert: Unsere kostenlosen, regelmäßigen Webinare – hier erfahren Sie online in nur 30 Minuten sowohl zu MailStore Server als auch dem MDaemon Messaging Server alles Wissenswerte.


Die Beweiskraft von E-Mails

24. November 2011 In: Allgemein

Ein vollständiges und revisionssicheres E-Mail-Archiv bietet einen großen Vorteil, wenn es denn einmal zu gerichtlichen Auseinandersetzungen kommt. Gerade für Unternehmen kann es essentiell werden, belegen zu können, welche Absprachen wann und wie zwischen den einzelnen Parteien getroffen wurden, z.B. in Vertragsangelegenheiten, bei Fristabsprachen oder Projektplanungen. Zwar hat die Standard-E-Mail nach wie vor nicht den gleichen Beweiswert wie eine analoge “Urkunde” oder Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur, sie wird aber regelmäßig in Verfahren zugelassen und gewürdigt.

Dies geschieht dann im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung. Wie auch beispielsweise Inhalte von Telefonaten oder das auf Fotos Dargestellte  Einfluss auf die Entscheidungsfindung des Gerichts nehmen können, werden auch Inhalte von Mails regelmäßig prozessrelevant. Nur in den seltensten Fällen wird übrigens bestritten, dass die jeweilige Mail nicht vom angeblichen Absender stammt, was ihren Aussagewert noch einmal deutlich erhöht.

Rechtliche Relevanz von E-Mails

Die rechtliche Relevanz von E-Mails ist jedoch weit gewichtiger als ihr formaler Status als Beweis vor Gericht. E-Mails sind elektronische Erklärungen, die beispielsweise im Vertragsrecht als juristisch verbindlich eingestuft werden. Geschäftliche Angebote oder die Abstimmung von Fristen haben als Mail die gleiche Gewichtung wie in Briefform.

All dies führt vor Augen, wie wichtig es für Unternehmen – aber durchaus auch für Privatpersonen – ist, den gesamten E-Mail-Bestand zu archivieren. Eine vollständige und nachweislich manipulationssichere Archivierung und somit das schlichte Vorhandensein aller E-Mails verschafft eine optimale Ausgangsposition, nicht nur in juristischen Auseinandersetzungen.  Denn eine Lösung wie MailStore garantiert natürlich auch den schnellen Suchzugriff auf E-Mails und beliebige Dateianhänge.

E-Mail Archivierung mit MailStore Server

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können sich mit MailStore Server alle rechtlichen, aber auch technische und wirtschaftliche Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher.

(Ein Gastbeitrag von Jörg Utecht, deepinvent Software GmbH)


Video-Workshop: MDaemon E-Mail-Archivierung mit MailStore

22. Juli 2011 In: Allgemein

Das folgende Video zeigt, wie MailStore innerhalb weniger Minuten so konfiguriert wird, dass damit alle ein- und ausgehenden E-Mails eines MDaemon Messaging Servers rechtssicher archiviert werden.

[youtube=http://www.youtube.com/watch?v=6OuMj4sERWM]


Windowsmagazine empfiehlt: Back up your email with MailStore

21. Juli 2011 In: Allgemein

Das offizielle Windows-Magazin aus dem Hause Microsoft weiss auch, was wir schon lange wissen:

E-Mails sichert man am besten mit MailStore!

Lesen Sie hier den gesamten Artikel.


Neu und noch besser: MailStore Server 6

8. Juni 2011 In: Allgemein

Unser Partner deepinvent, Hersteller von MailStore, der führenden E-Mail-Archivierungslösung für kleine und mittlere Unternehmen, hat heute den MailStore Server 6 veröffentlicht.

Mit der neuen Version wurde das Konzept des MailStore Server weiterentwickelt: eine leistungsstarke Technologie mit niedrigen Kosten und einfacher Bedienung zu kombinieren. Auf diese Weise können vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nun von zeitgemäßen Compliance-Features auf technisch und strukturell höchstem Niveau profitieren.

Mit dem Einsatz der Software werden Effizienz und Stabilität von E-Mail-Servern gesteigert, Backups vereinfacht und beschleunigt sowie die Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ermöglicht.

Die Neuerungen im Überblick:

Neues User Interface
Neues Dashboard für Administratoren
Neue Compliance Features
Neuer MDaemon Messaging Server Support
Neues Dateigruppenformat
Neue Verzeichnisdienst-Unterstützung
Neue MailStore Server Dienstekonfiguration

Inhaber einer gültigen Aktualisierungsgarantie bzw. NFR-Version können wie gewohnt kostenlos auf die neue Version umstellen.

Als Fachhändler haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, eine kostenlose NFR-Version für den Eigenbedarf zu bestellen. Alle Informationen zu unseren NFR-Versionen finden Sie in unserem Partnerportal.

Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie hier.


Datenverlusten einen Riegel vorschieben

21. April 2011 In: Allgemein

tecchannel.de testete den MailStore Server. Das Fazit:

“Die Software-Lösung bewahrt E-Mails langfristig an einem zentralen Punkt auf, anstatt auf oftmals über mehrere Anwenderrechner verteilte PST-Dateien zu setzen. Mit der Installation eines E-Mail-Archivs geht auch die Entlastung des E-Mail-Servers einher. Dieser muss nun weniger Nachrichten vorhalten, elektronische Post kann regelbasiert aus den Postfächern der Anwender entfernt werden. Datenverlusten wird durch die Desaster-Recovery-Funktionen von MailStore Server 5 ein Riegel vorgeschoben.”

Lesen Sie hier den gesamten Test.