E-Mail-Archivierung – 7 Gründe für Service Provider

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Mit Software as a Service (SaaS) können IT-Dienstleister ihren Kunden Anwendungen als gehosteten Service zur Verfügung stellen und sich so neue Geschäftsfelder erschließen. Der große Vorteil: Die Kunden profitieren bei diesem Service vor allem von einer großen Flexibilität sowie der Sicherheit ihrer Daten vor dem Zugriff Dritter. Aber auch der Service Provider selbst kommt in den Genuss einiger Vorteile, wie zum Beispiel eine engere Kundenbindung oder die regelmäßige Umsatzgenerierung.

Das gilt auch für das Thema E-Mail-Archivierung as a Service. Gerade die Archivierung unternehmensrelevanter und geschäftskritischer E-Mail stellt für Service Provider eine sinnvolle Ergänzung des Portfolios dar. So kann die E-Mail-Archivierung as a Service als zusätzliches Angebot zu bereits bestehenden E-Mail-Services aufgenommen und ein völlig neues Umsatzpotenzial erschlossen werden. Insbesondere die Tatsache, dass die Archivierung von E-Mail in Deutschland, Österreich und der Schweiz ein gesetzliches Muss ist, viele Unternehmen ihre Daten aber nicht bei ausländischen Cloud-Diensten lagern möchten, macht gehostete E-Mail-Archivierung durch Sie als vertrauensvollen, lokalen IT-Dienstleister für Ihre Kunden sehr attraktiv.

Welche weiteren Vorteile Ihnen entstehen und welche Gründe dabei für die MailStore Service Provider Edition sprechen, erfahren Sie ab sofort im neuen Whitepaper „E-Mail-Archivierung – 7 Gründe für Service Provider“ der MailStore Software GmbH.

Sie möchten gerne mehr über die MailStore Service Provider Edition erfahren? Unser MailStore SPE-Team berät Sie gerne jederzeit per E-Mail.

Entscheidende Fragen für eine erfolgreiche Backup-Strategie

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Sind Sie gerade dabei, eine Backup-Strategie auszuarbeiten? Dann stoppen Sie alles, was Sie gerade tun! Warum? Weil Sie, wenn es um erfolgs- und geschäftskritische Daten geht, im Vorfeld einige wichtige Fragen beantworten müssen.

Glauben Sie uns, Sie wollen diese Fragen nicht erst beantworten, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Es ist leider immer noch so, dass viel zu viele Unternehmen eine zu laxe Einstellung zu Backups haben. Die meisten sind sich zwar der Wichtigkeit des Themas Datensicherung bewusst, aber nur die wenigsten setzen sich wirklich hin und durchdenken eine gute Strategie von vorne bis hinten. Dabei ist es gar nicht so schwer – Sie müssen sich lediglich ein paar einfache Fragen stellen.

Bevor Sie sich über Hard- oder Software für Ihre Backup-Strategie Gedanken machen, müssen Sie diese Fragen für sich beantworten. So geschehen, klärt sich auch recht schnell die Frage nach der für Sie passenden Hard- oder Software.

Was sind Ihre erfolgskritischen Daten?

Legen Sie fest, welche Daten, Anwendungen und Systeme erfolgskritisch, welche geschäftskritisch und welche einfach nur wünschenswert sind. Erfolgskritisch meint die Daten, ohne die Ihr Unternehmen nicht fortbestehen kann. Das variiert von Branche zu Branche, jedoch sind es zumeist Systeme und Anwendungen, von denen das tägliche Geschäft abhängt.

Geschäftskritisch bedeutet, dass sie wichtig für das Unternehmen sind, im schlimmsten Fall könnte Ihr Geschäft jedoch auch ohne sie funktionieren.

Wünschenswert sind die Daten, die Sie nicht gerne verlieren möchten, aber wegen deren Verlust Sie auch keine Tränen vergießen würden.

Am Ende werden beim Backup sicherlich alle Daten gesichert, die Frage ist nur, in welchem Zyklus und mit welcher Methode dies geschieht.

Wer ist für die Durchführung verantwortlich?

Datensicherung ist gerade für Unternehmen essentiell, deshalb müssen Sie sich im Vorfeld bereits darauf einigen, wer die Verantwortung dafür trägt. Und was passiert, wenn der Verantwortliche ausfällt, Urlaub hat oder kündigt? Sind die Daten dann nicht mehr sicher oder gibt es eine Vertretung?

So banal es auch klingen mag – es darf niemals nur eine Person über die Backup-Strategie Bescheid wissen, Sie müssen immer für einen Ersatz sorgen. Dieser muss sowohl mit der Strategie im Ganzen als auch mit den Details der Durchführung vertraut sein. Sorgen Sie zudem für eine klare Hierarchie – wer ist verantwortlich für was? Das gilt übrigens nicht nur für die Sicherung der Daten, sondern auch für deren Wiederherstellung.

Denn nichts ist ärgerlicher als ein Disaster ohne Recovery, nur weil der Verantwortliche auf den Bahamas Cocktails schlürft.

Wie stellen Sie sicher, dass das Backup wiederherstellbar ist?

Die Antwort darauf ist eigentlich ganz einfach – testen, testen und nochmal testen. Ihre Backup-Lösung verfügt mit Sicherheit über eine Verifikation, die darüber Auskunft gibt, ob das Backup erfolgreich war oder Fehler enthält.

Trotzdem geht doch nichts über die gute alte manuelle Test-Wiederherstellung. Wählen Sie dafür einfach ein erfolgskritisches Backup aus, stellen es wieder her und schauen sich die Ergebnisse genau an. Sollte es wirklich einmal zu einem Ernstfall kommen, sind Sie in einer wesentlich besseren Position, wenn Sie sich nahezu 100 Prozent sicher sein können, dass die Daten wiederhergestellt werden können.

Ebenso sollten Sie eine Routine einführen, nach der Sie wichtige Backups testen und festlegen, wer dies wie oft durchführt. Dann müssen Sie sich nämlich auch keine Ausreden anhören à la „Ich dachte Kollege X hätte es getestet“.

Was passiert, wenn Sie Ihr lokales Backup verlieren?

In diesem Fall kommt Ihr Wiederherstellungsplan zum Einsatz – Sie haben doch einen, oder? Ein wichtiger Bestandteil, wenn nicht sogar der wichtigste, ist das Anlegen externer Backups bzw. Datenarchive. So können Sie Ihre aus welchem Grund auch immer verloren gegangenen Daten jederzeit von außen wiederherstellen.

Die externe Sicherung ist immens wichtig, denn die Ursache für einen Systemausfall kann schließlich auch sämtliche Backups vernichten – man denke nur an Blitzschlag, Wasserschäden oder Ähnliches. Die Daten an einem anderen Ort zu sichern, ist daher schon mal ein guter Anfang.

Bei der sogenannten Offsite-Sicherung stellt sich lediglich die Frage, ob die Daten in der Cloud und falls nicht, auf welchem Medium sie gesichert werden sollen. Die gängigste Empfehlung dabei ist die 3-2-1-Methode – 3 Sicherungskopien erfolgskritischer Daten, 2 unterschiedliche Medien und 1 Offsite-Sicherung.

Wie wird sich Ihre Strategie in Zukunft entwickeln?

Umsichtigkeit ist eine tolle Fähigkeiten, wird von uns jedoch allzu oft nicht in dem nötigen Maße eingesetzt. Wenn Sie eine Backup-Strategie planen, dann fragen Sie sich nicht nur, was jetzt wichtig ist, fragen Sie sich auch, was in 5 oder in 10 Jahren wichtig sein wird. Ziel eines jeden Unternehmens ist Wachstum, daher werden auch die Anforderungen an das Backup wachsen. Diese Fragen helfen Ihnen dabei, Ihre Backup-Strategie zukunftsfähig zu gestalten:

  • Ist der Speicherplatz des Backup-Mediums ausbaufähig?
  • Unterstützt Ihre Backup-Auswahl die nächsten Windows-Versionen?
  • Wird Ihr Hardware-Hersteller auch in Zukunft Ihre Backup-Ziele supporten?
  • Wird Virtualisierung für Ihre Strategie eine Rolle spielen?
  • Müssen Sie mobile Mitarbeiter oder geteilte Arbeitsplätze berücksichtigen?
  • Werden neue Anwendungen angeschafft und entsprechend andere Add-ons oder Backup-Methoden benötigt?

Wenn Sie diese Fragen nicht berücksichtigen, stehen Sie am Ende wieder genau dort, wo Sie angefangen haben. Vielleicht kommt es auch noch schlimmer und Sie wähnen sich die ganze Zeit in Sicherheit, bis der Ernstfall eintritt. Eine gute Backup-Lösung wird Ihnen immer genug Flexibilität für die zukünftige Anpassung an Ihre Anforderungen geben – überlegen Sie also sorgfältig, wie sich Ihr Unternehmen entwickeln wird und wie sich dies auf die Anforderungen für Ihr Backup auswirkt.

Haben Sie die oben stehenden Fragen hinreichend beantwortet, können Sie damit anfangen, sich Gedanken über die geeignete Kombination von Hard- und Software zu machen, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Jetzt sind Sie am Punkt, an dem der Spaß erst beginnt…

Feature-Lexikon: Automatisierte Dateiverwaltung mit Serv-U

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Das zentrale Bereitstellen von Dateien via FTP-Server ist sehr praktisch und erleichtert vor allem die globale Zusammenarbeit enorm. Doch Sie kennen sicherlich auch das Problem: Nachdem die Datei von den entsprechenden Personen heruntergeladen wurde, bleibt sie auf dem Server liegen. Stellen mehrere Benutzer Dateien im selben Verzeichnis zur Verfügung, entsteht schnell eine große Menge an Datenmüll, der wertvollen freien Speicher belegt.

Mit der neuen Funktion der automatisierten Dateiverwaltung in Serv-U gehört dieses Problem nun der Vergangenheit an. Ab sofort können einzelne Verzeichnisse nach einem gewünschten Zeitraum automatisch von Serv-U gelöscht oder archiviert werden. Ein weiterer Vorteil: Die Bereinigung durch Serv-U bezieht sich nicht nur auf Dateien, welche mit Serv-U in das Verzeichnis geladen wurden, sondern auf alle in dem Ordner befindlichen Dateien – das manuelle Löschen älterer Dateien entfällt somit.

Um die automatische Bereinigung für ein Verzeichnis zu definieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Management-Konsole von Serv-U.
  2. Wechseln Sie in das Menü „Verzeichnisse | File Management“ und klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“.
  3. Navigieren Sie zum gewünschten Verzeichnis, für das Sie die automatische Dateiverwaltung aktivieren möchten.
  4. Definieren Sie das Zeitfenster, nach dem Dateien aus dem Verzeichnis durch Serv-U gelöscht oder verschoben werden sollen und bestätigen Sie dies mit „Speichern“.

In unserem Beispiel werden alle Dateien, die sich länger als 7 Tage in dem Verzeichnis „Downloads“ befinden, automatisch durch Serv-U gelöscht.

Sie kennen Serv-U noch nicht und möchten gerne mehr erfahren? Hier finden Sie weiterführende Informationen sowie eine kostenlose Testversion.

Das Für und Wider der Cloud

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Vor noch nicht allzu langer Zeit wurde die Cloud als der neue Trend gehypt, als Motor für neue Geschäftsfelder in den wortwörtlichen Himmel gelobt – durch Ausfälle bei den großen Anbietern und die Ausspähung durch Geheimdienste wurde sie aber jäh auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt. Die Cloud ist zwar immer noch eines der Themen, das die IT beschäftigt und auch vorantreibt, doch wurde den Skeptikern der Anfangsphase in den letzten Wochen und Monaten neues Wasser auf ihre Mühlen gegossen.

Hilft es aber, die Dinge immer nur schwarz oder weiß zu sehen? Nein. Differenzierung ist angebracht! So warf der jüngste Ausfall bei Office 365 erneut die Frage auf, wie zuverlässig die Cloud ist. Ob Amazon, Google oder Microsoft – in der Vergangenheit gab es immer wieder Störungen. Für Unternehmen bedeutet das Produktivitätsverluste und auch finanzielle Schäden. Das betrifft aber nicht nur Cloud-Dienste – der lokal installierte Mailserver kann genauso gut ausfallen, nur wird deswegen nicht gleich in allen bekannten Medien darüber berichtet.

Soll heißen: Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit sind wichtig, egal ob Cloud oder lokal. Der einzige Unterschied: Kontrolle. Bei ausgelagerten Diensten und Anwendungen müssen sich Kunden auf einen externen Anbieter verlassen und können die Ausfallsicherheit nicht beeinflussen. Die richtige Frage lautet folglich: Ist die Kostenersparnis, die oftmals mit Cloud-Diensten einhergeht, wichtiger als die direkte Einflussnahme?

Eine weitere schwierige Frage ist die nach dem Schutz der ausgelagerten Daten: Sollen meine sensiblen Firmendaten auf amerikanischen Servern liegen? Die Größen im Cloud-Geschäft sind amerikanische Unternehmen, aber was spricht dagegen, deutsche Dienste in Anspruch zu nehmen? Dann wäre zumindest gewährleistet, dass die Daten auf hiesigen Servern lägen. Ob sie vor dem Zugriff Dritter geschützt sind, dafür gibt es allerdings keine Garantie.

Was aber ist der Grund, weshalb immer mehr Unternehmen in die Cloud gehen? Die einfach Antwort: der Kostendruck. Dieser Vorteil ist natürlich auch nicht von der Hand zu weisen. Investitionen in Hardware, in Wartung oder auch Mitarbeiter für eben diese entfallen. Aber auch die Skalierbarkeit und die Flexibilität ist in den Wolken um einiges höher.

Die Vorteile der Cloud, aber ohne Risiko – das wäre also das Optimum. Aber wie?

Neben der öffentlichen Cloud gibt es auch die Private Cloud – in dieser stellen die Unternehmen selbst ihren Mitarbeitern alle Dienste zentral zur Verfügung. Bei kleineren oder mittleren Unternehmen kann dies auch von einem vertrauten IT-Dienstleister mit entsprechendem Know-how übernommen werden. Mit diesem Modell kommt man in den Genuss aller Vorteile: Sicherheit der Daten vor dem Zugriff Dritter, Einsparpotential bei Wartung sowie Hardware und Flexibilität bei der Auswahl an Applikationen. Denn nicht nur die Platzhirsche stellen ihre Business-Lösungen als Hosted Edition zur Verfügung – das lässt sich zum Beispiel auch an unserem Portfolio ausmachen.

Ein wiederum anderes Modell ist die hybride Cloud – bei dieser werden geschäftskritische Daten und Anwendungen im Unternehmen selbst betrieben, der Rest in die Public Cloud ausgelagert. Bei dieser Variante besteht allerdings die Schwierigkeit darin, zu definieren was geschäftskritisch ist. Hier müssen klare Richtlinien festgelegt werden – was nicht immer leicht fallen dürfte.

Bleibt also nur zu sagen: Letztendlich ist die Entscheidung pro oder contra Cloud selbstverständlich jedem Unternehmen selbst überlassen. Da es aber nicht „die Cloud“ gibt, kann man sie auch nicht per se verteufeln oder sie als einzig möglichen Weg sehen.

Des Admins Übel: PST-Dateien

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Jeder Admin kennt sie und bekommt beim Gedanken an sie leichte Herzrhythmusstörungen – die Rede ist von PST-Dateien. Die persönliche Speicherdatei von Microsoft Outlook ist eigentlich eine schöne Sache, da gerade im beruflichen Umfeld eine regelmäßige Sicherung der E-Mails zur Pflicht gehört. Doch warum sind PST-Dateien des Admins Übel?

Das regelmäßige Speichern der E-Mails, Notizen, Kalender oder Aufgaben ist prinzipiell eine gute Sache, schließlich beugt man so einem möglichen Verlust vor. Zudem wird das Postfach schlank gehalten und eventuell existierende Postfachbegrenzungen bequem umgangen. Das ist die glänzende Seite der Medaille. Wie es mit Medaillen aber so ist, hat auch diese zwei Seiten.

PST-Dateien, das bedeutet vor allem für Admins Risiko und Mehrbelastung. Warum? Nun, meistens werden die Outlook-Sicherungen von Benutzern in Eigenregie ohne das Wissen der IT-Verantwortlichen durchgeführt und landen dementsprechend auf einem lokalen Laufwerk. So geschehen, werden Sie aber bei keinem Backup berücksichtigt und sind im Worst-Case-Szenario für immer verloren. Ebenfalls ein großer Nachteil: Mitarbeiter können nicht von unterwegs auf ausgelagerte Dateien zugreifen.

Gibt es eine entsprechende Richtlinie für die Mitarbeiter, die PST-Dateien auf einem Netzlaufwerk abzulegen, so besteht dennoch die Gefahr, dass die Dateien beschädigt werden – PST-Dateien sind beim Öffnen in Netzlaufwerken besonders anfällig. Egal ob lokal oder im Netz – damit IT-Administratoren beruhigt schlafen können und ein effizientes und schlankes System dennoch keine Utopie bleibt, muss eine andere Lösung her.

Natürlich können Sie die Verantwortung Ihren Mitarbeitern übertragen. Aber sind wir mal ehrlich: Das ist keine gute Idee! Also müssen Sie für eine automatische Verschlankung sorgen. Wie das? Am besten dafür eignet sich eine E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Server. PST-Dateien werden überflüssig, da sämtliche E-Mails bereits aus dem Postfach lückenlos archiviert werden und nach Bearbeitung einfach regelbasiert automatisch gelöscht werden können. So bleibt das Postfach schlank, der Benutzer kann aber jederzeit innerhalb weniger Sekunden auf die archivierten E-Mails zugreifen – auch von unterwegs.

Bestehende PST-Dateien können übrigens bequem in MailStore importiert werden – so werden Sie Altlasten los und brauchen sich zukünftig keine Sorgen mehr über lokal gesicherte oder beschädigte PST-Dateien mehr machen.

Klingt gut? Dann stellen wir Ihnen alle Vorteile von MailStore gerne in unserem kostenlosen Webinar vor.

Aktualisiert: Leitfäden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung

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„Was muss archiviert werden?“, „Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?“ oder „Wer trägt die Verantwortung?“ – im Zusammenhang mit rechtssicherer E-Mail-Archivierung stellen sich viele Fragen. Hilfreiche Antworten liefern die Leitfäden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung der MailStore Software GmbH. Ab sofort stehen aktualisierte Fassungen für Deutschland, Österreich und die Schweiz zur Verfügung.

Die kostenlosen Whitepaper beantworten nicht nur die wichtigsten Fragen zu den geltenden gesetzlichen Anforderungen, sie fassen zusätzlich relevante gesetzliche Vorgaben und Richtlinien zur Archivierung von E-Mails zusammen und geben praktische Tipps im Umgang mit datenschutzrechtlichen Vorschriften. In der aktuell überarbeiteten Fassung greifen sie sogar noch mehr Aspekte, wie beispielsweise die Archivierung von Bewerbungen, auf.

Aufgrund der Verpflichtung zur Archivierung von E-Mails durch den Gesetzgeber, ist eine zuverlässige Archivierungslösung wichtiger Bestandteil der E-Mail-Kommunikation eines jeden Unternehmens. Weshalb Sie dabei auf MailStore Server setzen sollten, erklären wir Ihnen in unserem kostenlosen Webinar.

Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie außerdem hier.

EBERTLANG-Akademie: Mit den neuen Terminen erfolgreich ins Jahresendgeschäft

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Die Ferienzeit hat gerade begonnen – das bedeutet aber auch, dass das Jahresendgeschäft nicht mehr weit ist. Bereiten Sie sich bestmöglich darauf vor – mit unseren neuen Schulungsterminen. Bringen Sie sich und Ihre Mitarbeiter auf den aktuellsten Stand und gehen Sie so gut gerüstet die nächsten Projekte an.

Ihr Vorteil: Setzen Sie sich vom Mitbewerb ab und sichern Sie sich als zertifizierter Partner eine extra Marge!

Ob Technik oder Vertrieb – das sind Ihre Schulungsmöglichkeiten:

Eine Übersicht aller Veranstaltungen und Termine finden Sie hier.

Besonderer Tipp: Sie sind schon zertifiziert? Dann empfehlen wir Ihnen unsere Rezertifizierungen – bequem und einfach online.

Sie möchten gerne Experte zu einem ganz speziellen Thema unserer Software werden? Dann ist unsere Online-Seminarreihe „Meet the Geek“ genau das Richtige für Sie!

Datensicherung auf Bandlaufwerk ist tot – tatsächlich?

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Totgesagte leben länger – das bewahrheitet sich derzeit wieder einmal in der ewigen Diskussion, ob Bandlaufwerke zur Datensicherung noch verwendet werden sollten. Doch hat man die Nachrichten um aktuelle Entwicklungen im Backup-Bereich verfolgt, so staunte man nicht schlecht, als Sony ein Bandlaufwerk mit 185 TB Speichervolumen ankündigte. Ja, Sie haben richtig gelesen – das ist kein Tippfehler.

Mithilfe der sogenannten Vacuum-Thin-Film-Technik schafft das Magnetband eine Datendichte von 148 GB pro Quadratzoll – so soll ein Band entsprechend auf bis zu 185 TB Speichervolumen kommen. Erlebt das Magnetband damit sein großes Revival? Immerhin schafft es damit die Kapazität von 3.700 Blu-ray-Discs oder das 30-fache der derzeit besten HDDs. Für Google oder Facebook mag es eine Option sein, für alle anderen muss man ehrlich sagen – nein, definitiv nicht.

Denn all die bekannten Probleme mit der sequentiellen Datenspeicherung und die physikalische Anfälligkeit von Magnetbändern sind mit der schieren Kapazität ja nicht gelöst. Ist Datensicherung mit Bandlaufwerk also tot? Um es auf den Punkt zu bringen, haben wir eine kleine Infografik für Sie:

Das Fazit: Ja, das Bandlaufwerk ist günstiger und kann länger halten als eine HDD, doch ist es auch anfälliger für physikalische Abnutzung und langsamer bei Wiederherstellungen. Die Entscheidung bleibt letztendlich jedem selbst überlassen, ob Bandlaufwerk, HDD oder USB-Stick das richtige Mittel zur Datensicherung ist.

Für alle Situationen gewappnet sind Sie aufgrund der großen Flexibilität auf jeden Fall mit BackupAssist, einer der beliebtesten Backup-Lösungen am Markt. Diese nämlich bietet von Netzspeicherplätzen über RDX-Medien bis hin zu den dargestellten Bandlaufwerken ein breit gefächertes Repertoire an Sicherungsmöglichkeiten und überlässt die Entscheidung, was wie gesichert werden soll, Ihnen. Denn eins steht fest: Tot ist das Bandlaufwerk bei weitem nicht – es muss lediglich zu Ihren Wünschen und individuellen Gegebenheiten passen.

Phishing nach wie vor die größte Bedrohung im Netz

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Im Internet existieren viele Bedrohungen, die größte heißt aber nach wie vor Phishing. Das geht aus dem aktuellen Internet Threats Trend Report des AV-Herstellers Cyren hervor, der regelmäßig in Zusammenarbeit mit Alt-N Technologies, dem Hersteller von MDaemon, RelayFax und SecurityGateway veröffentlicht wird.

Phishing ist der Versuch, über gefälschte E-Mails und Webseiten an persönliche Kundendaten zu gelangen, und betrifft nach wie vor am häufigsten die Webseiten großer Banken oder Finanzdienstleister. So ist PayPal das mit Abstand führende Ziel von Phishing-Attacken, gefolgt von Apple, der italienischen Post, der Barclay Bank, Battle.net sowie den Sparkassen. Was aus dem aktuellen Report noch hervorgeht: Attacken gehen immer mehr von privaten Breitbandanschlüssen und Computern aus, die dafür gehackt werden.

Eine weitere Erkenntnis, die wir der Studie entnehmen können: Die Spamverbreitung ist weiterhin rückläufig. Mit einem lediglich 57-prozentigen Anteil am Gesamtaufkommen aller E-Mails hat Spam den niedrigsten Wert überhaupt erreicht. Interessant ist allerdings, dass der Ursprung des Spams inzwischen zum größten Teil aus Westeuropa kommt.

Diese und weitere Ergebnisse des Internet Threats Trend Reports, zum Beispiel welche aktuellen Themen für Spam herhalten müssen oder welche Rolle Scam-Mails spielen, können Sie hier nachlesen.

Unser Tipp: Wenn Sie Spam, Phishing und andere Malware auf Ihrem Mailserver effektiv verhindern wollen, empfehlen wir Ihnen SecurityGateway, die E-Mail-Firewall für Windows Exchange und jeden anderen SMTP-Server. Die kostenlose Testversion finden Sie hier!

Ordnung macht das Leben leichter

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„Nur das Genie beherrscht das Chaos“ – mit dieser Volksweisheit redet sich so manch unordentlicher Mensch gerne heraus. Doch die Realität sieht meist anders aus: Wer keine Ordnung hält, keine Ablage macht und kein System hat, sucht wesentlich länger nach bestimmten Dingen und vergeudet damit letztlich Zeit. Was für den privaten Haushalt oder das Büro gilt, setzt sich natürlich auch im elektronischen Postfach fort. Beim Umgang mit und der Ablage von E-Mails gibt es bekanntlich drei Typen: den Sammler, den Sortierer und den Konsequenten.

Zu welcher Kategorie gehören Sie? Sammeln Sie alle E-Mails im Posteingang und löschen lediglich Werbemails? Dann sind Sie ein Sammler. Oder sortieren Sie die E-Mails themenspezifisch in Unterordner und versuchen so, dem Chaos Herr zu werden? Dann sind Sie ein Sortierer. Löschen Sie hingegen all diese E-Mails, die keiner Antwort mehr bedürfen, zählen Sie zu den Konsequenten.

Alle drei Vorgehensweisen bergen allerdings Nachteile. Als Sammler versinken Sie recht schnell in einem Wust von E-Mails, und zudem leidet natürlich auch die Performance des Mail-Clients. Sucht der Sammler nach einer bestimmten E-Mail, kann das bei einigen Tausend E-Mails im Postfach eine Weile dauern – Produktivität sieht anders aus.

Der Sortierer hingegen wähnt sich im guten Gefühl, Ordnung zu halten. Ja, übersichtlicher mag es sein, wenn Sie E-Mails in Unterordner verschieben. Doch auch hier leidet die Leistung des Mail-Clients sehr schnell. Die Suche nach E-Mails verkürzt sich zwar gering, von einem produktiven Arbeiten kann aber noch lange keine Rede sein.

Wenn Sie alle nicht mehr benötigten E-Mails einfach löschen, machen Sie als der konsequente Typ im Prinzip alles richtig. Der einzige Haken: Falls doch mal eine E-Mail gesucht werden muss, wird’s schwierig. Dann muss der Administrator das Backup durchsuchen und die E-Mail wiederherstellen – ebenfalls unproduktiv, zeitraubend und umständlich.

Des Rätsels Lösung? Das E-Mail-Archiv! Mit einer Archivierungslösung wie MailStore Server können Mitarbeiter ohne schlechtes Gewissen alle E-Mails nach der Bearbeitung sofort löschen. Das hält den Mailserver, den Mail-Client sowie das ganze System schlank und erhöht die Performance. Aber auch die Suche nach E-Mails verkürzt sich als nette Begleiterscheinung drastisch: Einfach Suchbegriff eingeben, Zeitraum und eventuell Empfänger oder Absender festlegen, und innerhalb weniger Sekunden kann man die gewünschte E-Mail wiederherstellen.

Glauben Sie nicht? Ist aber wahr – machen wir hier bereits seit vielen Jahren so.