Ebertlang Ebertlang

Fachanwalt im Interview: Rechtssichere E-Mail-Archivierung gesetzestreu umsetzen

5. Juni 2018 In: Messaging

E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen gesetzliche Pflicht. Wie sich eine gesetzeskonforme Archivierung elektronischer Nachrichten bei Ihren Kunden – auch unter Beachtung der DSGVO – umsetzen lässt, erklärt unser neues Video in Zusammenarbeit mit MailStore und dem IT-Fachanwalt Timo Schutt.

Im Video erhalten Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, beispielsweise, welche E-Mails archiviert werden müssen, wie der Umgang mit sensiblen Daten zu erfolgen hat und welche Wege sich zur Archivierung aus rechtlicher Sicht auch tatsächlich eignen:

Rechtssichere E-Mail-Archivierung – das müssen Sie wissen

E-Mail-Archivierung ist durch die GoBD und das Steuerrecht schon lange Pflicht. Die seit dem 25. Mai geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) macht aber zusätzliche Anpassungen notwendig, um das Recht auf Löschung zu wahren.

“Nur mit zertifizierter Software können gesetzliche Vorgaben eingehalten werden”

Schutt rät Unternehmen dazu, bei der Implementierung einer E-Mail-Archivierungslösung auf eine zertifizierte Lösung zu setzen, um so die gesetzlichen Anforderungen erfüllen zu können.

Aus diesem Grund bieten wir Ihnen bereits seit 2010 die E-Mail-Archivierungslösung MailStore an, die mit über 50.000 Kunden weltweit Marktführer auf dem Gebiet der E-Mail-Archivierung ist. Die Software wurde von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfung zertifiziert, erfüllt so alle rechtlichen Standards und ermöglicht seit Version 11 eine DSGVO-konforme Löschung irrelevanter Daten dank mehrschichtiger Aufbewahrungsrichtlinien.

Besuchen Sie unsere kostenfreien Webinare und erfahren Sie mehr zu der On Premises-Variante MailStore Server und der gehosteten Version MailStore Service Provider Edition. Sichern Sie sich außerdem Ihre unverbindliche Testversion. Für weitere Fragen und Anliegen stehen wir Ihnen zudem gerne zur Verfügung: sowohl telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 als auch via E-Mail.


E-Mail-Archivierung und Datenschutz: Video und Whitepaper informieren, worauf Sie achten müssen

15. Mai 2018 In: Messaging, Feature lexikon

Zwei Themen, die in der IT-Branche in aller Munde sind: E-Mail-Archivierung und EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nicht allzu verwunderlich, ist beides doch rechtlich verankert: Während die Archivierung von E-Mails unter anderem durch die GoBD vorgeschrieben und somit unumgänglich ist, tritt die DSGVO als strengstes Datenschutzgesetz der Welt zum 25. Mai 2018 in Kraft und definiert die Nutzung aller Kundendaten, die Unternehmen intern verarbeiten. Doch wie archiviert man E-Mails gesetzestreu, ohne dabei die europäische DSGVO zu verletzen? Worauf müssen Unternehmen achten, beispielsweise bei der Archivierung privater Mitarbeiter-E-Mails und eingehender Bewerbungen?

Genau diese Fragen beantworten unser neues Whitepaper “E-Mail-Archivierung und Datenschutz: 8 Fragen, 8 Antworten” und das zugehörige Video mit dem Datenschutzbeauftragten Henning Welz:

E-Mail-Archivierung und Datenschutz: Das müssen Sie beachten

Die Materialien informieren Sie im Detail, worauf Sie aus rechtlicher Sicht bei der Archivierung von E-Mails und dem Schutz personenbezogener Daten achten müssen. Das Whitepaper “E-Mail-Archivierung und Datenschutz: 8 Fragen, 8 Antworten” können Sie hier kostenfrei herunterladen!

E-Mail-Archivierung mit MailStore

Mit MailStore, der weltweit führenden E-Mail-Archivierungslösung, archivieren Sie E-Mails rechtssicher, schnell und einfach – sowohl per klassischer On Premises-Variante MailStore Server als auch mit der MailStore Service Provider Edition. Lernen Sie die Lösung “made in Germany” kennen: Wir stellen Ihnen sowohl im MailStore Server-Webinar als auch im MailStore Service Provider Edition-Webinar die Lösungen in nur 45 Minuten vor und beantworten all Ihre Fragen. Zudem helfen wir Ihnen gerne persönlich weiter und erstellen für Sie ein individuelles Angebot: Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 und natürlich via E-Mail.


Das Triple ist perfekt: erneute Auszeichnung als MailStore “VAD of the Year”

10. Februar 2017 In: Allgemein

Aller guten Dinge sind drei – nach den Auszeichnungen durch unseren Hersteller MailStore im letzten und vorletzten Jahr durften wir auch nun wieder den Award zum “VAD of the Year” für herausragende Vertriebserfolge mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore entgegennehmen.

EBERTLANG ist VAD of the Year 2016

Philip Weber (links), Managing Director bei MailStore, überreicht den “VAD of the Year”-Award an Andreas Schröder, Head of Solution Sales bei EBERTLANG.

Philip Weber, Managing Director bei MailStore, überreichte den Preis persönlich an Andreas Schröder, Head of Solution Sales: “EBERTLANG ist unser langjähriger, engagierter und erfolgreicher Distributor in der DACH-Region. Mit profundem Produkt- und Branchenwissen sowie höchster Professionalität unterstützt das Team unsere Channel-Partner hervorragend und trägt so maßgeblich zu unserem Wachstum bei”, so Weber begeistert. Und weiter: “Auch in Zukunft wird das Channel-Geschäft als wichtige Stütze unseres Geschäftserfolges weiter ausgebaut. EBERTLANG nimmt dabei durch den kontinuierlichen Ausbau des Partnernetzwerks eine maßgebliche Rolle ein. Wir freuen uns, mit der Auszeichnung zum VAD of the Year 2016 diese besonderen Leistungen zu würdigen”, kommentiert er.

Weiterlesen

Warum E-Mail-Archivierung sinnvoll ist – eine Frage, zehn Antworten

8. Februar 2017 In: Allgemein

Lange Zeit war die E-Mail das vorherrschende Kommunikationsmedium in der Geschäftswelt – und ist es noch immer: Allein in Deutschland produziert jeder Büroangestellte im Durchschnitt 600 E-Mails im Monat, fand die Gesellschaft für Konsumforschung heraus. Laut Radicati Group wurden 2015 weltweit 112,5 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt, und bis 2019 prognostiziert das internationale Technologie-Marktforschungsinstitut einen Anstieg auf 128,8 Milliarden.

10 Gründe E-Mail-Archivierung

Angesichts solcher Massen ist die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Absprachen via E-Mail für Unternehmen von enormer Wichtigkeit – ebenso wie die Verfügbarkeit von Nachrichten. Aus diesem Ansatz heraus ergibt sich die Bedeutung einer E-Mail-Archivierung.

Weiterlesen

MailStore-Kundenumfrage: 99% empfehlen die E-Mail-Archivierungslösung weiter

2. Februar 2017 In: Allgemein

MailStore Server zählt zu den beliebtesten E-Mail-Archivierungslösungen weltweit: Schnell installiert und leicht zu verwalten, bietet sie eine rechtssichere und zuverlässige E-Mail-Archivierung, die alle Anforderungen der gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten in Deutschland, Österreich und der Schweiz erfüllt und dadurch eine immens hohe Akzeptanz im Fachhandel genießt. Aber auch bei den Endkunden kann die Lösung vollends überzeugen, wie die neueste Kundenumfrage eindrucksvoll belegt, die MailStore im November 2016 an Kunden weltweit verschickte und deren Ergebnisse nun vorliegen.

MailStore Kundenumfrage 2016

99% der Kunden in DACH würden MailStore Server weiterempfehlen

Während Administratoren MailStore Server für seine sehr gute Performance und hervorragende Stabilität loben, überzeugt das Produkt beim Anwender durch eine schnelle Suchgeschwindigkeit und hohen Bedienkomfort. Insgesamt würden beeindruckende 99% der Kunden in DACH MailStore Server weiterempfehlen!

Weiterlesen

Die Galgenfrist endet – warum jetzt in Sachen E-Mail-Archivierung keine Ausreden mehr gelten

15. November 2016 In: Allgemein

Dass die E-Mail-Archivierung eine gesetzlich manifestierte Pflicht ist, wissen Sie als IT-Profi sicherlich bereits. Nun trat jedoch mit Beginn des Jahres 2017 nochmals eine weitreichende Änderung in diesem Bereich ein. Denn seit dem 1. Januar 2017 gelten die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) vollumfänglich. Letzte Schonfristen liefen zum 31. Dezember 2016 ab, juristische Übergangsfristen endeten.

Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

Soll heißen: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Spätestens zum 31. Dezember 2016 musste eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

Weiterlesen

Erneute Zertifizierung von MailStore Server

8. Dezember 2015 In: Allgemein

Mit Hilfe der seit fast zehn Jahren praxiserprobten Software MailStore Server können Unternehmen ihre E-Mail-Kommunikation rechtssicher archivieren und der Gesetzgebung ihrer jeweiligen Länder entsprechen. Erneut wurde die Lösung durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert.

Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.


Wahr oder falsch – Der Faktencheck zur E-Mail-Archivierung

31. August 2015 In: Allgemein

„Ich muss als Unternehmer meine E-Mails nicht zwingend archivieren“ oder „Eine Archivierung ersetzt ein Backup“ – sobald es sich um die gesetzeskonforme Aufbewahrung von E-Mails dreht geistern viele Aussagen durch den Raum, die auf einer Skala irgendwo zwischen Tatsachen und reinem Hörensagen rangieren. Für Unternehmen wird dies problematisch, wenn sie sich bei einer Archivierungslösung auf ausgerechnet jene Aussagen stützen, die sich als Falschannahme entpuppen. Wir machen den Faktencheck: Worauf kommt es bei der E-Mail-Archivierung wirklich an?

True Or False

Seit dem 1. Januar 2015 ersetzen die GoBD (Grundzüge zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die GoBS und GDPdU. Ähnlich komplex wie die vollständigen Bezeichnungen dieser Richtlinien sind die Fragestellungen, die sich für Ihre Kunden beim Thema E-Mail-Archivierung ergeben. Und fällt erst einmal das Schlagwort gesetzeskonform ist die Verunsicherung schnell groß, möchte doch kein Unternehmen ein juristisches Risiko eingehen. Ein Überblick über die häufigsten Aussagen zur E-Mail-Archivierung:

    Aussage 1: „Eine E-Mail-Archivierung ist freiwillig“

FALSCH. Digitale Kommunikation via E-Mail zählt als normale Geschäftskorrespondenz. Werden im Unternehmen Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminabfragen per elektronischer Mail bearbeitet, dann gilt für diese Korrespondenz die entsprechende gesetzliche Pflicht zur Archivierung. Die im Prinzip deckungsleichen Richtlinien für Deutschland, Österreich und die Schweiz besagen, dass jeder elektronische Handels- und Geschäftsbrief als Original nachweisbar sein muss.

In der Regel gelten Archivierungsfristen in Deutschland sechs oder zehn Jahre für klassische Handels- und Geschäftsbriefe, in weiteren Branchen wie zum Beispiel der Medizin schreiben die Strahlenschutz (StrlSchV)- und Röntgenverordnung (Röv) Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren vor.

    Aussage 2: „Wir haben Backups – das ersetzt die Archivierung“

FALSCH. Ein Backup ersetzt keine Archivierung und eine Archivierung ersetzt kein Backup. Der Unterschied liegt in den Anforderungen an eine rechtssichere Archivierung begründet. Hierfür müssen die Mails auf revisionssichere, sprich nicht manipulierbare, Datenbanken im Originalzustand abgesichert werden. Eine Datensicherung dient der vollständigen Wiederherstellung von verlorenen Daten. Eine gesetzeskonforme Aufbewahrung ist dadurch aber nicht gegeben.

Eine optimale Lösung für Ihre Kunden bietet daher eine Kombination aus einer gesetzeskonformen Archivierung mit MailStore Server sowie einer separaten Datensicherung mit BackupAssist.

    Aussage 3: „Die E-Mail-Archivierung sollte verwaltet werden“

WAHR. Einmal installiert und sich nie wieder darum kümmern, das klingt zwar verlockend, stellt sich aber gerade bei sensiblen Bereichen der Geschäftskommunikation Ihrer Kunden als ein potentielles Risiko dar. Hinzu kommen Richtlinien des Gesetzgebers, welche immer wieder Änderungen und Überarbeitungen notwendig machen.

Einfache Beispiele findet man überall. Mitarbeiter verlassen das Unternehmen und das Postfach belegt wichtigen und teuren Speicher. Mitarbeiter werden als Vertreter zugewiesen und erhalten Zugriff auf die Daten, die jederzeit manipuliert oder selektiv gelöscht werden oder simpel verloren gehen können.

Mit MailStore Server kann man Anwendern als auch Prüfern schnell und einfach eine Umgebung einrichten, in der nichts manipuliert werden kann und alle Anforderungen erfüllt werden, um effektiv mit geschäftsrelevanten Daten zu arbeiten.

    Aussage 4: „Die Datenträger dürfen nicht gewechselt werden“

FALSCH. Diese sich hartknäckig haltende Aussage beinhaltet, dass die kontrollierenden Behörden bestimmte Speichermedien nicht akzeptieren würden. Dies ist mit Hinblick auf die diesbezügliche Gesetzgebung aber so nicht haltbar.

Tatsächlich besagen die Vorschriften lediglich, dass die Daten des jeweiligen Archives nicht verändert werden dürfen. Eine Einschätzung bzw. eine Aussage über die Zulässigkeit verschiedener Speichermedien ergibt sich daraus aber nicht. Die Wahl der Speicherungsmethode ist demnach die Entscheidung des Administrators und des Unternehmens und sollte aber mit Blick auf die Archivierungsfristen mit der entsprechenden Sorgfalt zukunftssicher geplant werden.

    Aussage 5: „Wir archivieren weil es vorgeschrieben ist, aber sinnvoll ist das eigentlich nicht.“

FALSCH. Die Aufbewahrung wird in vielen Fällen noch als Schikane des Gesetzgebers wahrgenommen, oftmals resultierend aus einem Unverständnis darüber welche Möglichkeiten sich dadurch effektiv für das Unternehmen ergeben.

Für Ihre Kunden bietet eine gesetzeskonforme Aufbewahrung die Möglichkeit, E-Mails als potentielle Beweismittel heranzuziehen. MailStore speichert E-Mails in der Ablage noch bevor irgendwelche Manipulationen möglich sind. Aus Administrationssicht entlastet eine fortschrittliche Archivierungsmethode das Produktivsystem ihrer Kunden, da der Speicheraufwand für E-Mails niedrig und die Systemauslastung gering ausfällt.

    Aussage 6: „Eine besondere Absicherung der E-Mail-Archive ist nicht notwendig“

WAHR. Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, dass E-Mail-Archive besonders bzw. stärker abgesichert werden müssen als die E-Mail-Server selbst.

Ganz klar gilt hier genauso: Ein Backup ist wichtig, auch vom E-Mail-Archiv! Während das Live-System wieder schlank und nur noch mit aktuellen Daten arbeitet, so gilt das Archiv als Endstation der E-Mail, welches nicht weniger ist als das wichtigste Informationsgut jedes modernen Unternehmens.

Mit einer Kombination aus MailStore Server und BackupAssist bieten Sie Ihren Kunden eine ebenso zuverlässige wie effektive Datensicherung und gesetzeskonforme Aufbewahrungsmethode, die sich zudem einfach einrichten und administrieren lässt.

Sie haben weitere Fragen zu unseren Lösungen für E-Mail-Archivierung und Backups? Wir beantworten sie Ihnen gerne. Besuchen Sie unser kostenloses MailStore-Webinar oder BackupAssist-Webinar und nehmen Sie an der Live-Demo teil. Bei Bedarf stellen wir Ihnen Probeversionen zur Verfügung.