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Kein Backup ohne Archivierung – so geht rechtssicheres E-Mail-Management

3. April 2019 In: Messaging, Feature lexikon

Für Unternehmen sind E-Mails weiterhin das bevorzugte Kommunikationsmittel. Doch fest steht auch: Mit Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen herrscht häufig noch Unklarheit – und das obwohl diese ganz klar in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt sind. Gerade der Unterschied zwischen Backup und Archivierung sorgt auf Kundenseite immer wieder für Kopfzerbrechen.

Daher haben wir für Sie einige Argumente zusammengefasst, die deutlich machen, warum eine zuverlässige E-Mail-Archivierung mit der passenden Lösung für Ihre Kunden unerlässlich ist.

Backups ersetzen keine E-Mail-Archivierung

Eine Backup-Lösung für den Mail-Server reicht nicht aus, um die erforderlichen Compliance-Anforderungen umzusetzen. Denn Backups dienen lediglich der temporären Verfügbarkeit der Mail-Kommunikation und stellen diese im Schadensfall wieder her. Eine revisionssichere Aufbewahrung, wie sie der Gesetzgeber fordert, findet allerdings nur über ein E-Mail-Archiv statt. Auch das Ausdrucken und Abheften von E-Mails stellt keine rechtssichere Aufbewahrung dar.

E-Mail-Archivierung vs. Backup – die Unterschiede
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Umzug von E-Mail-Servern: spürbare Entlastung durch Archivierung

7. März 2019 In: Messaging

Früher oder später steht bei fast jedem Unternehmen einmal die Migration des E-Mail-Servers an – entweder aufgrund eines Server- oder aber wegen eines Providerwechsels. Häufig werden die elektronischen Nachrichten dabei durch den Systemadministrator vollständig vom alten an den neuen Speicherort transferiert. Der Nachteil einer solchen Vorgehensweise: Alte Datensätze werden ebenfalls verschoben und belasten umgehend das neu eingerichtete System. Um dieses Problem zu umgehen, empfiehlt sich der Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung – einerseits um den Server zu entlasten, andererseits um die Produktivität beim Benutzer zu steigern.

Umzug von E-Mail-Servern mit MailStore

Bahnt sich nun ein E-Mail-Serverwechsel an, entstehen enorme Vorteile durch die Nutzung einer solchen Lösung: Der neue Server wird nicht mit der hohen Menge an alten E-Mails belastet, was ansonsten auf lange Sicht zu Performance-Einbußen führt. Zudem lassen sich Nachrichten, die nicht mehr vorgehalten werden müssen, mit Hilfe der individuell einstellbaren Aufbewahrungsrichtlinien automatisiert löschen. Diese Richtlinien helfen zukünftig auch dabei, löschungspflichtige Nachrichten rechtzeitig zu entfernen. Das ermöglicht besonders eine DSGVO-konforme Sicherung problemlos. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie in unserem Video: jetzt ansehen

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Sicherheitslücke PST-Datei: Wie Sie E-Mails wirklich sicher und rechtskonform archivieren

21. Februar 2019 In: Messaging, Feature lexikon

Die Masse an E-Mails im Geschäftsalltag lässt Postfächer oft an ihre Grenzen stoßen. Um E-Mails nicht löschen zu müssen und zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf sie zugreifen zu können, werden als Notlösung häufig PST-Dateien erstellt. Dabei werden E-Mails aus Outlook-Postfächern lokal ausgelagert und auf den Anwender-Rechnern gespeichert. Langfristig gesehen hat diese Methode jedoch weitreichende Folgen: Es drohen ein wesentlich höherer Arbeitsaufwand, Datenverluste oder sogar Strafen durch Unterlassung der gesetzlichen Vorschriften.

Administrativer Mehraufwand und mangelnde Sicherheit durch PST-Dateien

Für die IT-Abteilung entsteht durch PST-Dateien eine kontinuierliche Belastung: Daten, die nicht zentral gespeichert sind, erschweren die Erstellung von Backups. Zudem sind diese Dateien fehleranfälliger und damit risikobehaftet. Das bringt häufig die Wiederherstellung verlorener Daten aus Backups und die Reparatur defekter Daten mit sich. 

Außerdem entziehen sich PST-Dateien durch die Ablage auf Anwender-Rechnern der Kontrolle der IT-Abteilung. Damit entsprechen sie nicht den Vorschriften der DSGVO sowie GoBD und sind nicht geeignet, geltende Anforderungen umzusetzen. Gleiches gilt auch bei gerichtlichen Auseinandersetzungen: Im Normalfall sind geschäftliche E-Mails als rechtlicher Beweis zulässig. E-Mails aus PST-Dateien jedoch können jederzeit gelöscht werden, sind manipulierbar und nicht zentral abgelegt – deshalb gelten sie vor Gericht nicht als Argument, sondern unterstützen die Theorie einer Straftat.

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Kostenlose E-Mail-Provider – ist eine rechtssichere Archivierung möglich?

26. Oktober 2018 In: Messaging

Kommt die Frage nach einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung auf, lässt sich diese nicht beantworten, ohne die E-Mail-Provider Ihrer Kunden auf den Prüfstand zu stellen. Während Ihren Kunden kostenlose Einstiegspakete von externen Providern als adäquate Lösung scheinen mögen, ist eine rechtssichere E-Mail-Archivierung dort so gut wie unmöglich. Am Anfang einer Strategie sollte daher zunächst die Wahl eines professionellen E-Mail-Providers stehen, bevor die Entscheidung für eine geeignete E-Mail-Archivierungslösung getroffen wird.

MailStore EMA ohne Provider

Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung muss losgelöst vom Zugriff des Anwenders erfolgen. Kostenfreie Services bieten Zugänge oft über Webclients oder POP3/IMAP4 an. Zwar könnten hier eingehende Nachrichten automatisch an eine zusätzlich eingerichtete E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Ausgehende E-Mails bleiben davon aber unberührt, weshalb dies nicht als rechtssichere E-Mail-Archivierung angesehen werden kann. Denn: Nur, wenn stets der gesamte Kommunikationsverlauf archiviert wird und der Zugriff manipulationssicher erfolgt, handelt es sich tatsächlich um eine E-Mail-Archivierung.

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Neuer MailStore-Leitfaden mit Praxis-Tipps zur E-Mail Archivierung

19. Oktober 2018 In: Messaging

Das Thema E-Mail-Archivierung ist ein weites Feld gerade mit Blick auf die rechtlichen Anforderungen stellen sich viele Fragen: Warum müssen E-Mails überhaupt archiviert werden? Welche Vorteile bringt sie Ihnen und Ihren Kunden? Und wie stellen Sie sicher, dass die Archivierung auch die rechtlichen Anforderungen erfüllt?

Antworten darauf und alles Wissenswerte finden Sie im aktuellen MailStore-Leitfaden “E-Mail-Archivierung für Einsteiger”. Hierin erfahren Sie neben konkreten Praxisbeispielen, warum eine umfassende Archivierungslösung wie MailStore nicht nur die E-Mail-Server Ihrer Kunden entlastet, sondern auch die Arbeit von IT-Administratoren maßgeblich erleichtert.

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Neues Video: E-Mail-Archivierung vs. Backup – die Unterschiede

2. Oktober 2018 In: Backup & Continuity, Messaging

E-Mail-Archivierung und Backup – keins von Beidem kann das Andere ersetzen. Im Gegenteil: Beide Bereiche sind unumstritten notwendig, um Unternehmen professionell betreuen und Vorschriften wie DSGVO und GoBD entsprechend umsetzen zu können.

Warum ein Backup keine E-Mail-Archivierung ersetzt und umgekehrt, worin die Unterschiede liegen und welche Vorteile eine E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Ihnen bietet, erfahren Sie in unserem neuen Video:

E-Mail-Archivierung vs. Backup – die Unterschiede
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MailStore 11.2 mit Exchange 2019-Unterstützung

26. September 2018 In: Messaging

Rechtssicher, zertifiziert, made in Germany – E-Mail-Archivierung mit MailStore erfüllt nicht nur Gesetze und rechtliche Grundsätze wie die GoBD, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern und wesentlich effizienter gestalten. Nun ist die Lösung, die sowohl in der klassischen On-Premises-Variante als auch in der modernen Service Provider Edition erhältlich ist, in Version 11.2 mit Microsoft Exchange 2019-Unterstützung erschienen.  

MailStore 11.2

MailStore unterstützt fast alle gängigen E-Mail-Systeme – nun auch den Exchange Server 2019, der in Kürze veröffentlicht werden soll. Dies ermöglicht Kunden die Nutzung der MailStore-Installationen mit Microsofts neuestem E-Mail-Server und garantiert höchste Flexibilität bei der E-Mail-Archivierung. Weitere Informationen zu Version 11.2 finden Sie hier

Exklusivangebot für Lizenzerneuerungen

Sie haben einen oder mehrere Kunden mit einer ausgelaufenen MailStore-Lizenz? Bis zum 31. Oktober 2018 erhalten Sie bei einem Update auf MailStore 11.2 exklusiv 50 % Rabatt auf den Neupreis von Lizenzen mit einjähriger Aktualisierungsgarantie! 

Dabei profitieren nicht nur Ihre Kunden von den Funktionen und der Performance der neuesten Version, sondern auch Sie. Denn veraltete Software erschwert den Support und ist anfälliger für Sicherheitslücken. Kontaktieren Sie uns gerne zu dieser Aktion! 

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Wie sieht die Zukunft der E-Mail aus?

16. Juli 2018 In: Messaging, Security, Service Automation

Die E-Mail ist aus der Kommunikation Ihrer Endkunden nicht mehr wegzudenken. Ob für Vertragsverhandlungen, Angebote, Rechnungen, Mahnungen oder Bewerbungen – es gibt fast keinen Bereich, in dem die E-Mail bei Unternehmen nicht zum Einsatz kommt. Mit steigender Tendenz: Nach Angaben des Technologie-Marktforschungsinstituts The Radicati Group sollen bis 2019 im Durchschnitt täglich 128,8 Milliarden Geschäfts-E-Mails versendet werden.

Als allgegenwärtige Form der Kommunikation genießen die Themen Sicherheit und Datenschutz bei der E-Mail nicht erst seit Inkrafttreten der DSGVO oberste Priorität. Es muss für die Unternehmen gewährleistet werden, dass diese Daten gesetzeskonform behandelt werden und nicht in die Hände Dritter gelangen.

Hohe Sicherheit und einfache Verwaltung aller Nachrichten

Das ist auch einer der Hauptgründe dafür, warum insbesondere im Business-Bereich der andernorts häufig prognostizierte Anstieg der Kommunikation via Social Media nur bedingt greift. Zwar erlauben soziale Netzwerke eine schnelle und persönliche Interaktion, aber Skandale um abgeflossene Daten wie im Falle von Cambridge Analytica offenbaren die Risiken von Facebook & Co.

Mangelnde Sicherheit und unzureichender Datenschutz in sozialen Netzwerken sind für Unternehmen ein KO-Kriterium. Die E-Mail gilt aus diesem Grund auch weiterhin als die mit Abstand wichtigste Kommunikationsplattform – dank moderner Sicherheitstechnologien und Verschlüsselung optimal abgesichert vor dem Zugriff durch Dritte!

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Fachanwalt im Interview: Rechtssichere E-Mail-Archivierung gesetzestreu umsetzen

5. Juni 2018 In: Messaging

E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen gesetzliche Pflicht. Wie sich eine gesetzeskonforme Archivierung elektronischer Nachrichten bei Ihren Kunden – auch unter Beachtung der DSGVO – umsetzen lässt, erklärt unser neues Video in Zusammenarbeit mit MailStore und dem IT-Fachanwalt Timo Schutt.

Im Video erhalten Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, beispielsweise, welche E-Mails archiviert werden müssen, wie der Umgang mit sensiblen Daten zu erfolgen hat und welche Wege sich zur Archivierung aus rechtlicher Sicht auch tatsächlich eignen:

Rechtssichere E-Mail-Archivierung - das müssen Sie wissen

E-Mail-Archivierung ist durch die GoBD und das Steuerrecht schon lange Pflicht. Die seit dem 25. Mai geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) macht aber zusätzliche Anpassungen notwendig, um das Recht auf Löschung zu wahren.

“Nur mit zertifizierter Software können gesetzliche Vorgaben eingehalten werden”

Schutt rät Unternehmen dazu, bei der Implementierung einer E-Mail-Archivierungslösung auf eine zertifizierte Lösung zu setzen, um so die gesetzlichen Anforderungen erfüllen zu können.

Aus diesem Grund bieten wir Ihnen bereits seit 2010 die E-Mail-Archivierungslösung MailStore an, die mit über 50.000 Kunden weltweit Marktführer auf dem Gebiet der E-Mail-Archivierung ist. Die Software wurde von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfung zertifiziert, erfüllt so alle rechtlichen Standards und ermöglicht seit Version 11 eine DSGVO-konforme Löschung irrelevanter Daten dank mehrschichtiger Aufbewahrungsrichtlinien.

Besuchen Sie unsere kostenfreien Webinare und erfahren Sie mehr zu der On Premises-Variante MailStore Server und der gehosteten Version MailStore Service Provider Edition. Sichern Sie sich außerdem Ihre unverbindliche Testversion. Für weitere Fragen und Anliegen stehen wir Ihnen zudem gerne zur Verfügung: sowohl telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 als auch via E-Mail.


E-Mail-Archivierung und Datenschutz: Video und Whitepaper informieren, worauf Sie achten müssen

15. Mai 2018 In: Messaging, Feature lexikon

Zwei Themen, die in der IT-Branche in aller Munde sind: E-Mail-Archivierung und EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nicht allzu verwunderlich, ist beides doch rechtlich verankert: Während die Archivierung von E-Mails unter anderem durch die GoBD vorgeschrieben und somit unumgänglich ist, tritt die DSGVO als strengstes Datenschutzgesetz der Welt zum 25. Mai 2018 in Kraft und definiert die Nutzung aller Kundendaten, die Unternehmen intern verarbeiten. Doch wie archiviert man E-Mails gesetzestreu, ohne dabei die europäische DSGVO zu verletzen? Worauf müssen Unternehmen achten, beispielsweise bei der Archivierung privater Mitarbeiter-E-Mails und eingehender Bewerbungen?

Genau diese Fragen beantworten unser neues Whitepaper “E-Mail-Archivierung und Datenschutz: 8 Fragen, 8 Antworten” und das zugehörige Video mit dem Datenschutzbeauftragten Henning Welz:

E-Mail-Archivierung und Datenschutz: Das müssen Sie beachten

Die Materialien informieren Sie im Detail, worauf Sie aus rechtlicher Sicht bei der Archivierung von E-Mails und dem Schutz personenbezogener Daten achten müssen. Das Whitepaper “E-Mail-Archivierung und Datenschutz: 8 Fragen, 8 Antworten” können Sie hier kostenfrei herunterladen!

E-Mail-Archivierung mit MailStore

Mit MailStore, der weltweit führenden E-Mail-Archivierungslösung, archivieren Sie E-Mails rechtssicher, schnell und einfach – sowohl per klassischer On Premises-Variante MailStore Server als auch mit der MailStore Service Provider Edition. Lernen Sie die Lösung “made in Germany” kennen: Wir stellen Ihnen sowohl im MailStore Server-Webinar als auch im MailStore Service Provider Edition-Webinar die Lösungen in nur 45 Minuten vor und beantworten all Ihre Fragen. Zudem helfen wir Ihnen gerne persönlich weiter und erstellen für Sie ein individuelles Angebot: Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 und natürlich via E-Mail.