Tech-Tipp für Techniker und Kunden: zeitsparende Terminfindung statt E-Mail-Pingpong

IT-Fachhändler kennen es: Ein Kunde hat ein Problem und erstellt ein Support-Ticket. Da sich dieses nicht sofort lösen lässt, wird eine Fernwartungssitzung vereinbart. Doch die Terminfindung gestaltet sich wegen voller Kalender bei Kunde und Techie schwierig.

Mit HaloPSA spielen Sie kein lästiges Terminfindungs-Pingpong: Ähnlich dem Angebot bekannter Onlinedienste, wird dem Kunden eine mit dem Kalender des Bearbeiters verknüpfte Auswahl an Zeiten zur Verfügung gestellt. So kann dieser sich in Ruhe einen passenden Termin aussuchen.

Das Besondere hier: Der Link zur Terminauswahl lässt sich bereits beim Anlegen eines Support-Tickets versenden ‒ und das ganz bequem per automatisierter E-Mail-Vorlage. Dies spart letztlich beiden Seiten wertvolle Zeit und sorgt für langfristig zufriedene Kunden.

Tech-Tipp: Techniker-Weiterleitung und E-Mail-Updates

Wenn die E-Mail eines Kunden innerhalb des Teams weitergeleitet wird, ist schnell unklar, wer der eigentliche Absender ist. Unsere Automatisierungslösung HaloPSA löst dieses Problem, indem alle ein- und ausgehenden Mails im Ticketsystem abgebildet werden und so der Original-Absender jederzeit auf einen Blick erkennbar ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Einstellung vornehmen.

So gehen Sie vor:

• Wählen sie den Menüpunkt “Konfiguration” und klicken Sie auf “E-Mail”.
• Stellen Sie sicher, dass die Option “Behandeln Sie weitergeleitete E-Mails von Technikern als Benutzer-E-Mails” im Bereich “Eingehende E-Mails“ aktiviert ist. So gewährleisten Sie, dass der Original-Absender auch bei einer weitergeleiteten Mail als Absender im Ticketsystem zugeordnet wird.

• Scrollen Sie zur Überschrift “Ausgehende E-Mails” und wählen Sie die Option “Weiterleitung von Techniker-Updates per E-Mail an die Benutzer”.

• Diese Option bietet die Möglichkeit, dass Kunden Benachrichtigungen direkt an einen Techniker versenden können, aber auch, dass der Techniker über seine persönliche Mail-Adresse kommunizieren kann, ohne sich vorher in das Ticketsystem einloggen zu müssen.
• Die Kommunikation, die nach Abschluss der Einstellungen stattfindet, wird so über das Ticketsystem abgebildet, damit die Ticketbearbeitung auch für Kollegen nachvollziehbar ist, z. B. bei Übernahme im Krankheitsfall.

HaloPSA kennenlernen

Überzeugen Sie sich selbst von unserer All-in-One-Lösung für Managed Services Provider: Lernen Sie HaloPSA im kostenfreien Webinar kennen oder starten Sie direkt Ihren 30-tägigen Test. Für Fragen rund um die Software steht Ihnen unser Service Automation-Team gerne zur Verfügung, telefonisch unter +49 (0)6441 67118-844 sowie per E-Mail.

Tech-Tipp-Video zu MailStore: So stellen Nutzer gelöschte E-Mails einfach und schnell selbst wieder her

„Ich brauche dringend eine gelöschte E-Mail!“ Diesen Satz hören Sie als Systemadministrator sicherlich häufig von Ihren Kunden. Mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server sparen Sie sich solche zeitfressenden Aufgaben. Wie? Das zeigt Ihnen unser Kollege Christopher Daut in unserem Tech-Tipp-Video. Hier demonstriert er, wie Ihre Kunden gelöschte E-Mails und Anhänge schnell und einfach via MailStore Web Access sowie MailStore Outlook-Add-in wiederherstellen.

Ihre Vorteile mit MailStore Server:

• Revisionssichere E-Mail-Archivierung “made in Germany” vom Marktführer
• Spürbare Entlastung der Postfächer
• Einfache Installation und Wartung
• Kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Systemen

Über MailStore

Sie kennen die E-Mail-Archivierungslösung des deutschen Herstellers noch nicht? Dann bieten wir Ihnen einen ersten Überblick in unseren kostenfreien Webinaren zur On-Premises-Version MailStore Server sowie der Managed Services-Variante MailStore Service Provider Edition. Außerdem stellen wir Ihnen gerne eine 30-tägige Testversion aus: MailStore Server / MailStore Service Provider Edition. Zudem beantworten wir Ihre Fragen natürlich sowohl telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 als auch per E-Mail.

Tech-Tipp der Woche: flexible Abrechnung für besondere Situationen und Kunden

Nicht für jeden Ihrer Kunden ist eine monatliche Abrechnung der IT-Services die beste Lösung. In Schulen werden während der Ferienzeiten bspw. weniger Leistungen benötigt als sonst. Eine flexible Abrechnung geht auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Kunden ein, wodurch diese zufriedener und spätestens dann zu treuen Kunden werden.

Die PrePay-Funktionalität in HaloPSA, der All-in-One-Lösung für all Ihre MSP-Geschäftsprozesse, bildet dies optimal ab: Es lassen sich individuelle Budgets festlegen, die nur dann in Anspruch genommen werden, wenn Probleme auftreten. Das schont die Finanzen Ihrer Kunden und sorgt für größere Flexibilität.

Tech-Tipp: Vor- und Nachteile von Journaling & Postfacharchivierung und wieso sie in Kombination noch besser sind

Sie kennen es: Die Postfächer Ihrer Kunden sind überfüllt, der Mail-Server überfordert und wichtige E-Mails gehen bewusst oder unbewusst verloren. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung bietet daher eine Kombination aus Journaling und Postfacharchivierung, sodass verlorene E-Mails und Dateianhänge sowie unaufgeräumte Postfächer der Vergangenheit angehören.

Um zu verstehen, wieso die Kombination aus Archivierung und Journaling so entscheidend für eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist, gilt es zunächst zu klären, wo die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen liegen:

1. Postfacharchivierung

Bei der Postfacharchivierung werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Benutzerpostfächern in ein zentrales Archiv kopiert. Innerhalb des Archivs wird dieselbe Ordnerstruktur abgebildet, die auch der Nutzer sieht, beispielsweise in Outlook.

Ein großer Vorteil: Durch vordefinierte Aufbewahrungsrichtlinien können bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern der Benutzer gelöscht werden, wodurch der E-Mail-Server entlastet, Storage-Anforderungen reduziert und Probleme mit Postfachbegrenzungen behoben werden. Ihre Kunden können so über das Archiv auf ihre E-Mails zugreifen, selbst wenn diese bereits vom E-Mail-Server gelöscht wurden.

Allerdings garantiert die Archivierung von Benutzerpostfächern kein vollständiges, revisionssicheres Archiv, da zwischen den Archivierungszyklen E-Mails gelöscht oder manipuliert werden können. Ebenso können durch externe Einflüsse – wie z. B. Cyberattacken – E-Mails noch vor der Postfacharchivierung verloren gehen.

Tech-Tipp: So legen Sie konkrete Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mails fest

Laut Gesetzgebung gibt es verschiedene Richtlinien zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten. So gelten beispielsweise für Rechnungen andere Vorgaben als für Bewerberdaten. Sie bzw. Ihre Kunden müssen jederzeit dafür sorgen, dass diesen Aufbewahrungsrichtlinien nachgekommen wird. Eine zuverlässige E-Mail-Archivierungslösung wie beispielsweise EL mailarchive – unsere hauseigene E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud mit dem deutschen Technologieträger MailStore – hilft Ihnen dabei, individuell festzulegen, ob und nach welchem Zeitraum E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden sollen.

Und so geht es:

Tech-Tipp: So erleichtert Ihnen das Outlook-Add-in die Suche nach E-Mails im Archiv

Sie benötigen schnell Informationen aus einer E-Mail, die in Ihrem Archiv liegt. Doch wie greifen Sie am einfachsten darauf zu? Die beliebteste Methode hierfür ist das Outlook-Add-in, das Ihnen beispielsweise auch in EL mailarchive powered by MailStore, der E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud, zur Verfügung steht.

Um die Suche darüber zu starten, haben Sie drei Optionen:

1. Mit der Schnellsuche führen Sie einfache Suchabfragen durch, ohne spezifische Filter zu nutzen.

2. Die erweiterte Suche erlaubt komplexe Suchvorgänge, bei denen Sie dank Auswahl- und Filteroptionen beispielsweise die Dateigröße oder das Datum festlegen können.

Tech-Tipp-Video: So finden Sie E-Mails und Anhänge binnen Sekunden

In unseren Tech-Videos geben wir regelmäßig wichtige Hilfestellungen direkt im Anwendungsbereich. So auch aktuell: Unser Kollege Christopher Daut stellt Ihnen in unserem neuen Video vor, wie Sie mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server schnell und einfach sowohl E-Mails als auch Anhänge in Ihrem Archiv wiederfinden.

Wir zeigen unter anderem, wie Sie E-Mails über die “erweiterte Suche” in Ihrem MailStore-E-Mail-Archiv mit nur wenigen Klicks wiederfinden. Sollten Sie einen Suchbegriff regelmäßig verwenden, können Sie diesen zudem unter “Gespeicherte Suchabfrage” anlegen und so schnell auf die benötigten Dateien zugreifen Das Beste daran: Auch Endkunden profitieren von der Lösung, denn Sie können die Suche auch selbst absetzen. Das spart sowohl dem Kunden als auch Ihnen Zeit und Nerven.

Tech-Tipp der Woche: Lösungshilfen für neue Tickets erhalten

Jedes neue Ticket stellt Ihre Techniker vor die Herausforderung, eine schnelle Lösung zu finden. Nicht immer ist direkt ersichtlich, wie sich das Problem beheben lässt – besonders, wenn dem entsprechenden Kollegen ein Fall zum ersten Mal vorliegt. Ein erster Hinweis auf die Lösung des Problems kann hier Gold wert sein.

Im Idealfall steht Ihren Technikern ein Lösungsfinder bereit, der mit der internen Dokumentation verknüpft ist. So lassen sich per Schlagwortsuche Artikel finden, die Hinweise zur Behebung des Problems liefern. Außerdem werden bei der Suche auch Tickets mit ähnlichen Themen angezeigt, sodass nachvollzogen werden kann, wie andere Kollegen bei ähnlichen Fällen vorgegangen sind.

Diese Unterstützung bietet Ihnen HaloPSA, die All-in-One-Lösung für sämtliche MSP-Geschäftsprozesse. Neben der Erfassung von Ticketzeiten und dem praktischen Zuordnen von Tickets per Drag & Drop wartet die PSA-Software auch mit einem innovativen Lösungsfinder auf, der Ihren Technikern wie oben beschrieben erste Hilfestellung zur Problemlösung an die Hand gibt. So sorgen Sie nicht nur intern für schnellere Prozesse, sondern auch für mehr Zufriedenheit bei Ihren Kunden.

Mehr zu HaloPSA

Die PSA-Software bündelt Geschäftsprozesse an einem Ort, die sonst über zahlreiche Insellösungen abgewickelt werden. Das erleichtert Ihren Arbeitsalltag erheblich.

In unserem  kostenlosen Webinar  stellen wir Ihnen die Lösung im Detail vor. Außerdem können Sie sich Ihre persönliche 30-tägige Testversion sichern. Bei Fragen oder Wünschen stehen wir Ihnen jederzeit gerne telefonisch unter +49 (0)6441 67118-844 oder  per E-Mail zur Verfügung.

Tech-Tipp: E-Mails in Archiven schnell wiederfinden

Die Suche nach einer bestimmten E-Mail hat schon so manchen Nutzer und IT-Administrator in den Wahnsinn getrieben. Eine E-Mail-Archivierungslösung wie EL mailarchive powered by MailStore behebt dieses Problem, da hier selbst versehentlich gelöschte Nachrichten und Anhänge schnell wiedergefunden werden. Wir zeigen Ihnen, wie die erweiterte Suchfunktion in der Cloud-Lösung funktioniert.

Die erweiterte Suchfunktion finden Ihre Kunden direkt im Outlook-Add-in neben der Schnellsuche. Das Outlook-Add-in kann kostenfrei über das EL Control Panel innerhalb einer Instanz unter Clients & Integration heruntergeladen werden.