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Tech-Tipp: Vor- und Nachteile von Journaling & Postfacharchivierung und wieso sie in Kombination noch besser sind

16. November 2022 In: Messaging

Sie kennen es: Die Postfächer Ihrer Kunden sind überfüllt, der Mail-Server überfordert und wichtige E-Mails gehen bewusst oder unbewusst verloren. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung bietet daher eine Kombination aus Journaling und Postfacharchivierung, sodass verlorene E-Mails und Dateianhänge sowie unaufgeräumte Postfächer der Vergangenheit angehören.

Um zu verstehen, wieso die Kombination aus Archivierung und Journaling so entscheidend für eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist, gilt es zunächst zu klären, wo die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen liegen:

1. Postfacharchivierung

Bei der Postfacharchivierung werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Benutzerpostfächern in ein zentrales Archiv kopiert. Innerhalb des Archivs wird dieselbe Ordnerstruktur abgebildet, die auch der Nutzer sieht, beispielsweise in Outlook.

Ein großer Vorteil: Durch vordefinierte Aufbewahrungsrichtlinien können bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern der Benutzer gelöscht werden, wodurch der E-Mail-Server entlastet, Storage-Anforderungen reduziert und Probleme mit Postfachbegrenzungen behoben werden. Ihre Kunden können so über das Archiv auf ihre E-Mails zugreifen, selbst wenn diese bereits vom E-Mail-Server gelöscht wurden.

Allerdings garantiert die Archivierung von Benutzerpostfächern kein vollständiges, revisionssicheres Archiv, da zwischen den Archivierungszyklen E-Mails gelöscht oder manipuliert werden können. Ebenso können durch externe Einflüsse – wie z. B. Cyberattacken – E-Mails noch vor der Postfacharchivierung verloren gehen.

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Tech-Tipp: So legen Sie konkrete Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mails fest

2. November 2022 In: Messaging

Laut Gesetzgebung gibt es verschiedene Richtlinien zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten. So gelten beispielsweise für Rechnungen andere Vorgaben als für Bewerberdaten. Sie bzw. Ihre Kunden müssen jederzeit dafür sorgen, dass diesen Aufbewahrungsrichtlinien nachgekommen wird. Eine zuverlässige E-Mail-Archivierungslösung wie beispielsweise EL mailarchive – unsere hauseigene E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud mit dem deutschen Technologieträger MailStore – hilft Ihnen dabei, individuell festzulegen, ob und nach welchem Zeitraum E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden sollen.

Und so geht es:

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Tech-Tipp: So erleichtert Ihnen das Outlook-Add-in die Suche nach E-Mails im Archiv

19. Oktober 2022 In: Messaging

Sie benötigen schnell Informationen aus einer E-Mail, die in Ihrem Archiv liegt. Doch wie greifen Sie am einfachsten darauf zu? Die beliebteste Methode hierfür ist das Outlook-Add-in, das Ihnen beispielsweise auch in EL mailarchive powered by MailStore, der E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud, zur Verfügung steht.

Um die Suche darüber zu starten, haben Sie drei Optionen:

1. Mit der Schnellsuche führen Sie einfache Suchabfragen durch, ohne spezifische Filter zu nutzen.

2. Die erweiterte Suche erlaubt komplexe Suchvorgänge, bei denen Sie dank Auswahl- und Filteroptionen beispielsweise die Dateigröße oder das Datum festlegen können.

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Tech-Tipp-Video: So finden Sie E-Mails und Anhänge binnen Sekunden

11. Oktober 2022 In: Messaging

In unseren Tech-Videos geben wir regelmäßig wichtige Hilfestellungen direkt im Anwendungsbereich. So auch aktuell: Unser Kollege Christopher Daut stellt Ihnen in unserem neuen Video vor, wie Sie mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server schnell und einfach sowohl E-Mails als auch Anhänge in Ihrem Archiv wiederfinden.

Tech-Tipp: So finden Sie E-Mails und Anhänge binnen Sekunden

Wir zeigen unter anderem, wie Sie E-Mails über die “erweiterte Suche” in Ihrem MailStore-E-Mail-Archiv mit nur wenigen Klicks wiederfinden. Sollten Sie einen Suchbegriff regelmäßig verwenden, können Sie diesen zudem unter “Gespeicherte Suchabfrage” anlegen und so schnell auf die benötigten Dateien zugreifen Das Beste daran: Auch Endkunden profitieren von der Lösung, denn Sie können die Suche auch selbst absetzen. Das spart sowohl dem Kunden als auch Ihnen Zeit und Nerven.

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Tech-Tipp der Woche: Lösungshilfen für neue Tickets erhalten

23. September 2022 In: Service Automation

Jedes neue Ticket stellt Ihre Techniker vor die Herausforderung, eine schnelle Lösung zu finden. Nicht immer ist direkt ersichtlich, wie sich das Problem beheben lässt – besonders, wenn dem entsprechenden Kollegen ein Fall zum ersten Mal vorliegt. Ein erster Hinweis auf die Lösung des Problems kann hier Gold wert sein.

Im Idealfall steht Ihren Technikern ein Lösungsfinder bereit, der mit der internen Dokumentation verknüpft ist. So lassen sich per Schlagwortsuche Artikel finden, die Hinweise zur Behebung des Problems liefern. Außerdem werden bei der Suche auch Tickets mit ähnlichen Themen angezeigt, sodass nachvollzogen werden kann, wie andere Kollegen bei ähnlichen Fällen vorgegangen sind.

Diese Unterstützung bietet Ihnen HaloPSA, die All-in-One-Lösung für sämtliche MSP-Geschäftsprozesse. Neben der Erfassung von Ticketzeiten und dem praktischen Zuordnen von Tickets per Drag & Drop wartet die PSA-Software auch mit einem innovativen Lösungsfinder auf, der Ihren Technikern wie oben beschrieben erste Hilfestellung zur Problemlösung an die Hand gibt. So sorgen Sie nicht nur intern für schnellere Prozesse, sondern auch für mehr Zufriedenheit bei Ihren Kunden.

Mehr zu HaloPSA

Die PSA-Software bündelt Geschäftsprozesse an einem Ort, die sonst über zahlreiche Insellösungen abgewickelt werden. Das erleichtert Ihren Arbeitsalltag erheblich.

In unserem  kostenlosen Webinar  stellen wir Ihnen die Lösung im Detail vor. Außerdem können Sie sich Ihre persönliche 30-tägige Testversion sichern. Bei Fragen oder Wünschen stehen wir Ihnen jederzeit gerne telefonisch unter +49 (0)6441 67118-844 oder  per E-Mail zur Verfügung.


Tech-Tipp: E-Mails in Archiven schnell wiederfinden

31. August 2022 In: Messaging

Die Suche nach einer bestimmten E-Mail hat schon so manchen Nutzer und IT-Administrator in den Wahnsinn getrieben. Eine E-Mail-Archivierungslösung wie EL mailarchive powered by MailStore behebt dieses Problem, da hier selbst versehentlich gelöschte Nachrichten und Anhänge schnell wiedergefunden werden. Wir zeigen Ihnen, wie die erweiterte Suchfunktion in der Cloud-Lösung funktioniert.

Die erweiterte Suchfunktion finden Ihre Kunden direkt im Outlook-Add-in neben der Schnellsuche. Das Outlook-Add-in kann kostenfrei über das EL Control Panel innerhalb einer Instanz unter Clients & Integration heruntergeladen werden.

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Tech-Tipp der Woche: alle wichtigen Infos im Blick mit individuellen Dashboards

26. August 2022 In: Service Automation

Als Systemhaus leben Sie heutzutage von der Verfügbarkeit von Daten. Umso ärgerlicher, wenn Sie benötigte Kennzahlen erst suchen müssen und so wertvolle Zeit verlieren. Dank individueller Dashboards für z.B. Geschäftsführung und Support haben Sie alle wichtigen Informationen jederzeit im Blick.

Wie viele Support-Tickets sind offen? Wie hoch ist die Zufriedenheit meiner Kunden? Solche Informationen helfen nicht nur, kurzfristige Optimierungen im Geschäftsalltag vorzunehmen – bei einer langfristigen Betrachtung lassen sich daraus auch strategische Entscheidungen ableiten.

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Tech-Tipp der Woche: Haben alle Ihre Techniker gleich viel zu tun? Ordnen Sie Tickets per Drag & Drop zu

12. August 2022 In: Service Automation

Wie viele Tickets haben Ihre Techniker in der Warteschlange? Wie können Sie die Tickets effizient sowie entsprechend der Auslastung zuweisen und so für eine optimale Verteilung sorgen? Abhilfe schafft hier ein so genanntes PSA-Tool, mit dem Sie Ihre Teams und deren Tickets dank eines zentralen Dashboards jederzeit im Blick haben.

Und so funktioniert’s:

Eine Auslastungsanzeige gibt Ihnen einen Überblick, wer wie viele Tickets in der Warteschlange hat. Neben dem Namen des jeweiligen Technikers im Team wird Ihnen direkt die Anzahl seiner Tickets angezeigt. Ein zentraler Dispatcher oder auch die Techniker selbst können die Tickets ganz einfach zuweisen. Soll ein Ticket einen neuen Zuständigen erhalten, kann dies im Handumdrehen per Drag & Drop erledigt werden.

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Tech-Tipp: Compliance-Richtlinien für E-Mail-Archivierungslösung konfigurieren

3. August 2022 In: Messaging

An eine E-Mail-Archivierung werden unterschiedlichste rechtliche Anforderungen gestellt, beispielsweise zu Aufbewahrungszeiträumen und Löschfristen. Wir zeigen Ihnen, welche Compliance-Konfigurationen Sie vornehmen sollten.

EL mailarchive-Tech-Tipp Compliance

Damit Sie und Ihre Kunden auf der sicheren Seite sind, ist es wichtig, die Compliance-Einstellungen regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Daher stehen Ihnen beispielsweise bei EL mailarchive powered by MailStore, unserer E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud, zahlreiche Optionen zur Verfügung, die Sie genau hierbei optimal unterstützen:

1. Aufbewahrungsrichtlinien

Mithilfe der Aufbewahrungsrichtlinien definieren Sie die minimale und maximale Aufbewahrungszeit für Nachrichten. Genauso lassen sich E-Mails nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums automatisch durch eine entsprechende Richtlinie löschen.

So legen Sie eine neue Aufbewahrungsrichtlinie an:

  • Klicken Sie im Bereich Aufbewahrungsrichtlinien auf Ändern.
  • Konfigurieren Sie die Aufbewahrungsrichtlinien entsprechend der Kundenanforderungen, indem Sie unten links auf Erstellen klicken.
  • Bestätigen Sie mit OK.
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Tech-Tipp der Woche: So können Sie Support-Tickets schneller bearbeiten

29. Juli 2022 In: Service Automation

Die Bearbeitung von Support-Tickets ist ein großer Teil Ihres Arbeitsalltags. Jedes Ticket, das schnell gelöst oder gar nicht erst angelegt wird, spart Ihnen Zeit und damit letztlich auch Geld. Das gelingt beispielsweise, indem Sie direkt aus dem Ticketsystem auf die Dokumentation zugreifen.

Und so funktioniert es:

Erhält ein Kunde genau zum richtigen Zeitpunkt die gewünschte Information, kann er ein Problem möglicherweise selbst lösen, ohne den Support kontaktieren zu müssen. Das spart beiden Seiten Zeit und Nerven. Unsere All-in-One-Lösung HaloPSA setzt genau das um: Erstellt ein Kunde ein neues Ticket über das Self-Service-Portal und gibt bestimmte Schlagwörter in das Textfeld ein, öffnet sich automatisch ein Fenster, das auf passende Artikel aus der Wissensdatenbank verlinkt.

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