Sichern Sie E-Mails in der Cloud mit MailStore

Maildienste aus der Cloud gewinnen immer mehr an Beliebtheit, und das nicht erst seit dem Microsoft Exchange Hack. Jedoch ist die Sicherheit Ihrer Daten in der Cloud nicht automatisch gegeben. Um diese zu gewährleisten und Ihre E-Mails nach den rechtlichen Anforderungen zu archivieren, sollten Sie daher auf eine Drittanbieterlösung wie MailStore zurückgreifen.

Viele Cloud-Anbieter nutzen das sogenannte Shared Responsibility-Modell, das die Verantwortung für Archivierung und Backup der Daten auf den Kunden überträgt. Folglich sind Sie dafür verantwortlich, Ihre E-Mails vor Verlust zu schützen. Eine Nichtbeachtung kann hierbei nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen: Gerade im IT-Business ist der Datenbestand oft eine kritische Ressource, dessen Verlust erhebliche Auswirkungen auf das Tagesgeschäft hat. 

Warum eine E-Mail-Archivierung essentiell für Finanzunternehmen ist

In Unternehmen werden täglich unzählige Vertragsverhandlungen per E-Mail geführt und abgeschlossen. Beim Informationsaustausch via E-Mail müssen diese Unternehmen jedoch internationale und nationale Vorschriften zum Umgang mit geschäftlichen E-Mails beachten. Dies betrifft insbesondere die Finanzbranche, in der regelmäßig interne Untersuchungen und Audits durchgeführt werden.

Grundsätzlich gilt: Die Dokumentation aller Geschäftsvorgänge ist Pflicht. Das heisst, jede Kommunikation – ob intern oder extern – , die zu einem Vertragsabschluss führt, muss aufgezeichnet werden. Daher müssen alle E-Mails, die aus steuer- oder handelsrechtlicher Sicht geschäftsrelevant sind, laut GoBD über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden, und zwar 

• vollständig, 
• originalgetreu und 
• revisionssicher. 

Zusätzlich zu diesen Vorgaben der GoBD greifen in der Finanzbranche auch Richtlinien wie die “Markets in Financial Instruments Directive II” (MiFID II), die unter anderem die Aufzeichnungspflicht vorschreiben.

MailStore: So stellen Sie die E-Mail-Archive Ihrer Kunden im Home Office zur Verfügung 

Aufgrund der anhaltenden Home Office-Regelung arbeiten Ihre Kunden noch immer häufig von zuhause, bereits erhaltene oder gesendete E-Mails werden aber auch dort regelmäßig benötigt. Dank MailStore Server und der MailStore Service Provider Edition ermöglichen Sie den eigenständigen Zugriff und verschiedene Wiederherstellungsoptionen auf alle archivierten E-Mails. Als Fachhändler profitieren Sie dabei vom Verkaufsargument “Rundum-Verfügbarkeit von E-Mails” und dem Wegfall zeitintensiver Restores.

Die Bereitstellung des Archivs kann über zwei Wege erfolgen:

• Verbindung über ein Virtual Private Network (VPN): Dank eines VPN-Tunnels verbinden Sie Client-PCs ganz einfach mit lokalen Firmennetzwerken. Sobald eine VPN-Verbindung besteht, ist das E-Mail-Archiv für Ihre Kunden per Client oder Browser-Oberfläche abrufbar.
• Öffentliche Verfügbarkeit mittels Port Forwarding: Das Mail-Archiv können Sie für Ihre Kunden auch ohne VPN zugänglich machen. Hierfür müssen nur die erforderlichen Ports für den MailStore-Server im Router weitergeleitet werden. So können Anfragen für die öffentliche Adresse an den internen Server weitergegeben werden.

MailStore kennenlernen

Sie kennen die E-Mail-Archivierungslösungen von MailStore noch nicht? Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick in unseren kostenfreien Webinaren zur On-Premises-Version MailStore Server sowie der Managed Services-Variante MailStore Service Provider Edition. Gerne können Sie uns auch persönlich ansprechen – wir sind sowohl telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 als auch per E-Mail zu erreichen.

Fachanwalt erklärt, was Provider bei E-Mail-Archivierung as a Service beachten müssen

Immer mehr Unternehmen setzen auf E-Mail-Archivierung as a Service. Kein Wunder, schließlich sind sie aufgrund mehrerer Gesetze dazu verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Was Sie als Provider beim Anbieten von E-Mail-Archivierung as a Service beachten müssen, haben wir gemeinsam mit unserem E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore und IT-Fachanwalt Timo Schutt in unserem neuen Video sowie dem zugehörigen Whitepaper zusammengefasst. 

Im Video beantwortet Fachanwalt Schutt unter anderem Fragen zu den Themen Haftung, Gestaltung des Vertragswerks und Verantwortung bei der Nutzung externer Rechenzentren:

Das Whitepaper wiederum greift die Thematik des Provider-Rechts weiter auf und gibt Ihnen 5 Tipps für Ihren Start als Service Provider an die Hand: jetzt herunterladen! 

Zukunftssichere Dienstleistung mit E-Mail-Archivierung as a Service

Um E-Mail-Archivierung as a Service anbieten zu können, ist neben einer sorgfältigen rechtlichen Vorbereitung auch die Wahl der Software entscheidend. 

Deshalb bieten wir Ihnen mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung, mit der Sie eine eigene E-Mail-Archivierungs-Cloud aufsetzen und so auch bei kleinen Unternehmen für eine verlässliche Aufbewahrung sorgen – unkompliziert und zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Melden Sie sich direkt zu unserem kostenfreien Webinar an und lernen Sie die Lösung kennen. Für Erfahrungswerte aus erster Hand bieten wir Ihnen außerdem eine unverbindliche Testversion an. Bei weiteren Fragen oder Anliegen stehen wir Ihnen natürlich gerne persönlich zur Verfügung: telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 oder via E-Mail.

Fachanwalt im Interview: Rechtssichere E-Mail-Archivierung gesetzestreu umsetzen

E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen gesetzliche Pflicht. Wie sich eine gesetzeskonforme Archivierung elektronischer Nachrichten bei Ihren Kunden – auch unter Beachtung der DSGVO – umsetzen lässt, erklärt unser neues Video in Zusammenarbeit mit MailStore und dem IT-Fachanwalt Timo Schutt.

Im Video erhalten Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, beispielsweise, welche E-Mails archiviert werden müssen, wie der Umgang mit sensiblen Daten zu erfolgen hat und welche Wege sich zur Archivierung aus rechtlicher Sicht auch tatsächlich eignen:

E-Mail-Archivierung ist durch die GoBD und das Steuerrecht schon lange Pflicht. Die seit dem 25. Mai geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) macht aber zusätzliche Anpassungen notwendig, um das Recht auf Löschung zu wahren.

“Nur mit zertifizierter Software können gesetzliche Vorgaben eingehalten werden”

Schutt rät Unternehmen dazu, bei der Implementierung einer E-Mail-Archivierungslösung auf eine zertifizierte Lösung zu setzen, um so die gesetzlichen Anforderungen erfüllen zu können.

Aus diesem Grund bieten wir Ihnen bereits seit 2010 die E-Mail-Archivierungslösung MailStore an, die mit über 50.000 Kunden weltweit Marktführer auf dem Gebiet der E-Mail-Archivierung ist. Die Software wurde von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfung zertifiziert, erfüllt so alle rechtlichen Standards und ermöglicht seit Version 11 eine DSGVO-konforme Löschung irrelevanter Daten dank mehrschichtiger Aufbewahrungsrichtlinien.

Besuchen Sie unsere kostenfreien Webinare und erfahren Sie mehr zu der On Premises-Variante MailStore Server und der gehosteten Version MailStore Service Provider Edition. Sichern Sie sich außerdem Ihre unverbindliche Testversion. Für weitere Fragen und Anliegen stehen wir Ihnen zudem gerne zur Verfügung: sowohl telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 als auch via E-Mail.

NEU: MailStore 11 – für eine DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung

Es ist nicht mehr lange hin: Ab dem 25. Mai tritt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vollumfänglich in Kraft und betrifft auch das Thema E-Mail-Archivierung. Ein möglicher Praxisfall: Laut Artikel 17 hat jede Person das Recht auf Löschung, wenn persönliche Daten nicht mehr für die erhobenen Zwecke notwendig sind — beispielsweise ein Bewerber abgelehnt wurde. Mit der nun erschienenen Version 11 der E-Mail-Archivierungslösung MailStore unterstützen Sie Ihre Kunden bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen und profitieren von weiteren Neuerungen!

Sowohl bei der On-Premises-Variante MailStore Server als auch beim Hosting-Modell MailStore Service Provider Edition standen bei der Weiterentwicklung die Gesetzeskonformität und maximale Datensicherheit im Fokus. Durch zusätzliche und regelmäßige Software-Updates ist außerdem ein Höchstmaß an Absicherung gegen unerwünschten Zugriff garantiert.

MailStore 11: DSGVO-Konformität im Blick

Legen Sie mit MailStore 11 ab sofort mehrschichtige Aufbewahrungsrichtlinien zur Archivierung von E-Mails fest. So können Sie beispielsweise für das Archiv unwichtige Out-of-Office-Nachrichten regelmäßig löschen, wohingegen geschäftsbezogene E-Mails gemäß gesetzlicher Anforderungen mehrere Jahre aufbewahrt werden.

Wie Sie die Aufbewahrungsrichtlinien direkt und schnell in MailStore 11 bei Ihren Kunden umsetzen und so für ordnungsgemäße Archivierung sorgen, erfahren Sie in unserem exklusiven Video:

Sicherheits-Features für eine zuverlässige E-Mail-Archivierung

Version 11 der E-Mail-Archivierungslösung “made in Germany” bietet Ihnen außerdem folgende Neuerungen:

6 Gründe, bei E-Mail-Archivierung in Office 365 auf MailStore zu setzen

Die gesetzeskonforme Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist für jedes Unternehmen ein zu bedenkendes Thema – unabhängig von E-Mail-Client und -Server. Manche Office-Anwendungen – wie auch Office 365 aus dem Hause Microsoft – bieten eine hauseigene Archivierung, die sich jedoch in Sachen Funktionen und Kosten als ungeeignet für Ihre Kunden erweisen können. Welche Vorteile dagegen die E-Mail-Archivierung mit MailStore Ihren Kunden im Vergleich zu den Möglichkeiten bei Office 365 bietet, haben wir Ihnen hier in sechs Gründen zusammengefasst.

Der integrierte Basis-Plan zur E-Mail-Archivierung bei Office 365 weist ein zu enges Funktionsspektrum auf, um Ihre Kunden langfristig und rechtskonform abzusichern. So ist der Sicherungszeitraum zu kurz und die Wiederherstellung kann Probleme aufwerfen. Die Premium-Optionen oder der Enterprise-Plan auf der anderen Seite können sich als deutlich zu kostspielig erweisen.

Exklusiv in DACH: E-Mail-Archivierung as a Service mit der MailStore Service Provider Edition

Seit 2010 verbindet uns eine äußerst erfolgreiche Partnerschaft mit MailStore, dem Hersteller der weltweit führenden E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server. Diese Kooperation wird ab sofort weiter intensiviert: Der Vertrieb der MailStore Service Provider Edition (SPE) in DACH erfolgt nun vollumfänglich und exklusiv über EL. Gleichzeitig präsentiert MailStore ein runderneuertes Lizenzmodell für die SPE, die den Einstieg in das Thema Managed Services mit E-Mail-Archivierung für Fachhandelspartner noch einfacher und attraktiver gestaltet.

Runderneuertes Lizenzmodell für die MailStore SPE

Mit der MailStore SPE ergänzen Sie Ihr Dienstleistungsportfolio um professionelle E-Mail-Archivierung as a Service. Bieten Sie Ihren Unternehmenskunden E-Mail-Archivierung aus der Cloud – zuverlässig, rechtssicher und ohne notwendige Infrastrukturkosten vor Ort beim Kunden.

Mit dem neuen Lizenzmodell gestaltet sich der Einstieg in E-Mail-Archivierung as a Service so lukrativ wie nie zuvor. Ohne Einrichtungsgebühren und schon ab 50 Benutzern einsatzbereit, stellt die MailStore SPE die perfekte Lösung, um auch kleine Unternehmen oder Kunden ohne eigene Infrastruktur optimal versorgen zu können.

Die Lösung richtet sich sowohl an Dienstleister, die das Thema Managed Services zukünftig angehen möchten als auch an bereits etablierte Managed Service Provider. Dank umfassender Branding-Möglichkeiten vermarkten Sie mit der MailStore SPE E-Mail-Archivierung as a Service als Ihr eigenes Produkt.

NEU: MailStore Server v10 – für besten Datenschutz bei rechtssicherer E-Mail-Archivierung

Das Jahresende rückt immer näher – damit enden auch letzte Schon- und Übergangsfristen in Sachen E-Mail-Archivierung. Ab dem 01.01.2017 gilt vollumfänglich die gesetzliche Pflicht zur manipulationssicheren, lückenlosen Archivierung der digitalen Geschäftskommunikation. Setzen Sie daher jetzt auf die mit über 35.000 Kunden weltweit führende E-Mail-Archivierungslösung MailStore in der Version 10 – sowohl erhältlich für die On-Premises-Variante MailStore Server als auch das Hosting-Modell MailStore Service Provider Edition – und bieten Sie Ihren Kunden bewährte Sicherheit “made in Germany”!

Bei MailStore Server v10 wurde der Fokus hinsichtlich der Entwicklung auf Datenschutz und Transparenz gelegt. Die aktuelle Version ermöglicht damit nicht nur den höchsten Standard in Sachen E-Mail-Archivierung, sondern garantiert dazu noch ein Maximum an Datensicherheit für Ihre Kunden.

MailStore Server 9.6: Verbesserte Benutzerfreundlichkeit und zusätzliche Sicherheit

Nützliche Weiterentwicklungen für ein noch besseres Nutzungserlebnis: MailStore Server, mit mehr als 30.000 Unternehmenskunden weltweit der Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung, ist jetzt in Version 9.6 verfügbar. Auch die MailStore Service Provider Edition wurde weiterentwickelt und ermöglicht Dienstleistern, die Benutzerfreundlichkeit ihres Services jetzt sogar noch weiter zu erhöhen.

Detaillierte Informationen zu den Neuerungen finden Sie im MailStore-Blog und im offiziellen MailStore Server Change-Log.

Mit gültiger Aktualisierungsgarantie können Sie und Ihre Kunden direkt kostenlos auf die neue Version aktualisieren – praktische Hinweise zum Update von MailStore Server finden Sie hier.

Sie möchten mehr über schnelle und rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore Server erfahren? In unserem kostenlosen Webinar erläutern wir die Vorteile für Sie und Ihre Kunden und beantworten gerne Ihre Fragen!