E-Mail-Backups sind keine rechtssichere E-Mail-Archivierung: 5 Irrtümer und ein Vergleich

Von “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” bis hin zu “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”: Solche Aussagen haben Sie sicherlich schon in Kundengesprächen gehört. Diese durchaus gängigen Irrtümer können allerdings schwerwiegende rechtliche Folgen für Unternehmen haben – vor allem, wenn durch E-Mails ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wurde (z. B. Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminanfragen). Damit Sie Ihre Kunden optimal beraten können, klären wir diese Irrtümer auf und liefern gleichzeitig einen Vergleich.

Schauen wir uns zunächst die fünf größten Irrtümer an, die vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen weit verbreitet sind:

Irrtum #1: “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne.”
Jeder Geschäftsbetrieb, egal welcher Größe, ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Bedeutet: Jedes Unternehmen muss archivieren.

Irrtum #2: “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche.”
Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt und bildet eine Momentaufnahme des Systems ab. Gelöschte oder geänderte Dateien werden dabei nach einer gewissen Zeit überschrieben. Diese Form der Datensicherung ist nicht manipulationssicher und reicht daher nicht aus, um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung zu gewährleisten. Hier benötigt es zwingend eine E-Mail-Archivierungslösung wie die unseres deutschen Herstellers MailStore, welche unter anderem durch Journalarchivierung für ein “komplettes Archiv” sorgt.

Wie sich mit Journaling E-Mails revisionssicher nach GoBD archivieren lassen

Beim Thema E-Mail-Archivierung in Unternehmen stellt sich schnell die Frage: Wie sollen E-Mails revisionssicher archiviert werden, damit das E-Mail-Archiv auch einer Steuerprüfung problemlos gewachsen ist? Als einer der besten Ansätze hat sich hier das Journaling erwiesen, mit dem sich eine lückenlose Archivierung realisieren lässt.

Beim Journaling – also der Archivierung direkt nach Ein- oder Ausgang einer E-Mail – wird die ein- oder ausgehende E-Mail in ein Sammelpostfach kopiert. Die sogenannte Journalarchivierung legt diese E-Mail anschließend im passenden Archiv des Benutzers ab. So wird eine vollständige, originalgetreue, manipulationssichere und jederzeit verfügbare Archivierung gewährleistet.

MailStore-Infosheet: So unterscheiden sich E-Mail-Archivierung und Backup

“E-Mail-Archivierung und Backup sind doch das Gleiche” – sicherlich hören Sie diesen Satz noch immer von einzelnen Kunden. Die Antwort: nein. Denn auch wenn beide Sicherungsformen Gemeinsamkeiten haben, verfolgen sie unterschiedliche Ziele: Während eine E-Mail-Archivierung vor allem für die dauerhafte und manipulationssichere Verfügbarkeit von Nachrichten sorgt, ist ein Backup für die kurz- und mittelfristige Speicherung von Daten gedacht, um diese im Bedarfsfall wiederherzustellen. In seinem neuen Infosheet zeigt unser Hersteller MailStore auf einen Blick die Unterschiede auf. 

Profitieren Sie von den ausführlichen Erklärungen des E-Mail-Archivierungsexperten und erfahren Sie, wie eine E-Mail-Archivierung

• für Speicherplatzeinsparungen auf dem E-Mail-Server sorgt, 
• somit das System entlastet und 
• Sie für eine vollständige, manipulationssichere Aufbewahrung von E-Mails bei Ihren Kunden sorgen lässt.

Das Dokument können Sie hier kostenfrei herunterladen. 

Die Unterschiede im Video

Mehr zur Unterscheidung von E-Mail-Archivierung und Backup erfahren Sie auch in unserem Video:

MailStore – E-Mail-Archivierung “made in Germany”

Über 60.000 Unternehmenskunden weltweit setzen mit MailStore auf E-Mail-Archivierung aus Deutschland. Überzeugen auch Sie sich von der ressourcenschonenden Lösung, die mit allen gängigen E-Mail-Clients zusammenarbeitet: Melden Sie sich zu unserem kostenfreien Webinar an und sichern Sie sich Ihre unverbindliche Testversion. Für weitere Fragen oder Anliegen stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung: telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 oder via E-Mail. 

MailStore Outlook-Add-in: Zugriff auf archivierte E-Mails mit nur einem Klick

Ein eigentlich abgeschlossenes Thema kommt wieder zur Sprache, weshalb Sie dringend eine Information aus einer alten E-Mail benötigen; Sie können sie jedoch in Outlook nicht mehr finden. Szenarien wie diese kennen nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kunden. Das Outlook-Add-in für die E-Mail-Archivierungslösung MailStore schafft hier Abhilfe: Komplett integriert in die Arbeitsoberfläche von Microsoft Outlook, erlaubt es den Nutzern, auf ihr E-Mail-Archiv zuzugreifen, ohne die gewohnte E-Mail-Umgebung verlassen zu müssen.

Problemloses Durchsuchen des E-Mail-Archivs

Mit MailStore, der zertifizierten und einzigen von der DATEV empfohlenen E-Mail-Archivierungslösung, sichern Sie den E-Mail-Verkehr Ihrer Kunden nicht nur rechtskonform, sondern entlasten auch die IT-Systeme spürbar. Das Add-in für Outlook ermöglicht dabei eine schnelle Suche und den einfachen Zugriff auf archivierte E-Mails, ohne dass Anwender Outlook verlassen müssen.

E-Mail-Archivierung erfolgreich in der Praxis verkaufen: “MailStore ist die Vertriebschance schlechthin”

Wie gelingt es Ihnen als IT-Dienstleister, Ihre Kunden im Verkaufsprozess von Ihren Lösungen und Dienstleistungen zu überzeugen? In unserem aktuellen Video erklärt Timo Wöllner vom Systemhaus VAPS GmbH, warum MailStore für den IT-Dienstleister das absolute Referenzprodukt beim Thema E-Mail-Archivierung ist, welche Marketingmaterialien das Vertriebsteam nutzt, wie die Ansprache beim Endkunden erfolgt und welche Verkaufsargumente dabei am effektivsten sind: 

E-Mail-Archivierung mit MailStore kennenlernen

Sie kennen MailStore noch nicht? Dann sichern Sie Ihre Kunden jetzt ohne finanziellen und administrativen Mehraufwand rechtlich ab: Mit MailStore bieten Sie eine erprobte und zertifizierte Software, die nicht nur den E-Mail-Verkehr rechtskonform archiviert, sondern gleichzeitig die IT-Systeme spürbar entlastet und den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert – das alles sowohl on-premises mit MailStore Server als auch als Managed Service mit der MailStore Service Provider Edition. 

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Webinar und der kostenfreien Produktbroschüre. Zudem können Sie sich selbst in der Praxis von der Lösung überzeugen: Sichern Sie sich dazu Ihre kostenfreie Testversion. Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 oder via E-Mail zur Verfügung.

MailStore zeichnet EBERTLANG zum 5. Mal in Folge als „VAD of the Year“ aus

Die Erfolgsgeschichte geht weiter: Zum fünften Mal in Folge dürfen wir uns über die Auszeichnung zum “VAD of the Year” durch unseren Hersteller MailStore freuen! Damit waren wir auch im Jahr 2018 weltweit umsatzstärkster Distributor der E-Mail-Archivierungslösungen “made in Germany”, MailStore Server in der On-Premises-Version und der MSP-Variante MailStore Service Provider Edition.

Bereits seit 10 Jahren sind wir DACH-Distributor des Viersener Software-Herstellers, der seit Kurzem mit MailStore Server auch offiziell DSGVO-zertifiziert ist. Diese lange, intensive Partnerschaft ist maßgeblicher Bestandteil des gemeinsamen Erfolgs. Auch deshalb haben es sich Philip Weber, Managing Director bei MailStore, und Director of Sales Norbert Neudeck nicht nehmen lassen, die Auszeichnung persönlich in Wetzlar zu überreichen. Stellvertretend für das gesamte Team nahmen unser Co-CEO Volker Lang und Marc Fischer, Head of Sales, den Award entgegen.

“Erfolg von MailStore beruht auch auf der kontinuierlichen Weiterentwicklung”

“Wir sind sehr froh, einen ebenso langjährigen wie erfolgreichen Partner an unserer Seite zu haben“, kommentiert Norbert Neudeck die Auszeichnung. „EBERTLANG weiß sehr genau, welches Rüstzeug mittelständische Fachhandelspartner, Systemhäuser und MSP benötigen, um unsere Software erfolgreich zu verkaufen und scheut sich auch nicht, die sprichwörtliche Extra-Meile zu gehen.” Das können wir zurückgeben: Für Marc Fischer liegt der Schlüssel des Erfolgs in der partnerschaftlichen Zusammenarbeit und den gewohnt hohen MailStore-Qualitätsstandards: “Der große Erfolg von MailStore beruht auch auf der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Lösung. Das erleichtert den Arbeitsalltag unserer Partner und deren Kunden enorm.”

Kostenlose E-Mail-Provider – ist eine rechtssichere Archivierung möglich?

Kommt die Frage nach einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung auf, lässt sich diese nicht beantworten, ohne die E-Mail-Provider Ihrer Kunden auf den Prüfstand zu stellen. Während Ihren Kunden kostenlose Einstiegspakete von externen Providern als adäquate Lösung scheinen mögen, ist eine rechtssichere E-Mail-Archivierung dort so gut wie unmöglich. Am Anfang einer Strategie sollte daher zunächst die Wahl eines professionellen E-Mail-Providers stehen, bevor die Entscheidung für eine geeignete E-Mail-Archivierungslösung getroffen wird.

Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung muss losgelöst vom Zugriff des Anwenders erfolgen. Kostenfreie Services bieten Zugänge oft über Webclients oder POP3/IMAP4 an. Zwar könnten hier eingehende Nachrichten automatisch an eine zusätzlich eingerichtete E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Ausgehende E-Mails bleiben davon aber unberührt, weshalb dies nicht als rechtssichere E-Mail-Archivierung angesehen werden kann. Denn: Nur, wenn stets der gesamte Kommunikationsverlauf archiviert wird und der Zugriff manipulationssicher erfolgt, handelt es sich tatsächlich um eine E-Mail-Archivierung.

Neues Video: E-Mail-Archivierung vs. Backup – die Unterschiede

E-Mail-Archivierung und Backup – keins von Beidem kann das Andere ersetzen. Im Gegenteil: Beide Bereiche sind unumstritten notwendig, um Unternehmen professionell betreuen und Vorschriften wie DSGVO und GoBD entsprechend umsetzen zu können.

Warum ein Backup keine E-Mail-Archivierung ersetzt und umgekehrt, worin die Unterschiede liegen und welche Vorteile eine E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Ihnen bietet, erfahren Sie in unserem neuen Video:

MailStore 11.2 mit Exchange 2019-Unterstützung

Rechtssicher, zertifiziert, made in Germany – E-Mail-Archivierung mit MailStore erfüllt nicht nur Gesetze und rechtliche Grundsätze wie die GoBD, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern und wesentlich effizienter gestalten. Nun ist die Lösung, die sowohl in der klassischen On-Premises-Variante als auch in der modernen Service Provider Edition erhältlich ist, in Version 11.2 mit Microsoft Exchange 2019-Unterstützung erschienen.  

MailStore unterstützt fast alle gängigen E-Mail-Systeme – nun auch den Exchange Server 2019, der in Kürze veröffentlicht werden soll. Dies ermöglicht Kunden die Nutzung der MailStore-Installationen mit Microsofts neuestem E-Mail-Server und garantiert höchste Flexibilität bei der E-Mail-Archivierung. Weitere Informationen zu Version 11.2 finden Sie hier. 

Exklusivangebot für Lizenzerneuerungen

Sie haben einen oder mehrere Kunden mit einer ausgelaufenen MailStore-Lizenz? Bis zum 31. Oktober 2018 erhalten Sie bei einem Update auf MailStore 11.2 exklusiv 50 % Rabatt auf den Neupreis von Lizenzen mit einjähriger Aktualisierungsgarantie! 

Dabei profitieren nicht nur Ihre Kunden von den Funktionen und der Performance der neuesten Version, sondern auch Sie. Denn veraltete Software erschwert den Support und ist anfälliger für Sicherheitslücken. Kontaktieren Sie uns gerne zu dieser Aktion! 

Fachanwalt im Interview: Rechtssichere E-Mail-Archivierung gesetzestreu umsetzen

E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen gesetzliche Pflicht. Wie sich eine gesetzeskonforme Archivierung elektronischer Nachrichten bei Ihren Kunden – auch unter Beachtung der DSGVO – umsetzen lässt, erklärt unser neues Video in Zusammenarbeit mit MailStore und dem IT-Fachanwalt Timo Schutt.

Im Video erhalten Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, beispielsweise, welche E-Mails archiviert werden müssen, wie der Umgang mit sensiblen Daten zu erfolgen hat und welche Wege sich zur Archivierung aus rechtlicher Sicht auch tatsächlich eignen:

E-Mail-Archivierung ist durch die GoBD und das Steuerrecht schon lange Pflicht. Die seit dem 25. Mai geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) macht aber zusätzliche Anpassungen notwendig, um das Recht auf Löschung zu wahren.

“Nur mit zertifizierter Software können gesetzliche Vorgaben eingehalten werden”

Schutt rät Unternehmen dazu, bei der Implementierung einer E-Mail-Archivierungslösung auf eine zertifizierte Lösung zu setzen, um so die gesetzlichen Anforderungen erfüllen zu können.

Aus diesem Grund bieten wir Ihnen bereits seit 2010 die E-Mail-Archivierungslösung MailStore an, die mit über 50.000 Kunden weltweit Marktführer auf dem Gebiet der E-Mail-Archivierung ist. Die Software wurde von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfung zertifiziert, erfüllt so alle rechtlichen Standards und ermöglicht seit Version 11 eine DSGVO-konforme Löschung irrelevanter Daten dank mehrschichtiger Aufbewahrungsrichtlinien.

Besuchen Sie unsere kostenfreien Webinare und erfahren Sie mehr zu der On Premises-Variante MailStore Server und der gehosteten Version MailStore Service Provider Edition. Sichern Sie sich außerdem Ihre unverbindliche Testversion. Für weitere Fragen und Anliegen stehen wir Ihnen zudem gerne zur Verfügung: sowohl telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 als auch via E-Mail.