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Überfüllte E-Mail-Postfächer: Sind Sie ein „Sammler“?

9. Juli 2015 In: Allgemein

Hand aufs Sammler-Herz: horten Sie E-Mails? Lassen Sie Nachrichten nach ihrer Bearbeitung im Postfach liegen, weil man sie eventuell später noch einmal gebrauchen könnte? Betreuen Sie Kunden, bei denen sich überdurchschnittlich viele Nutzer scheinbar nicht von alten Nachrichten trennen können?

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Dann sind Sie nicht allein. Das Horten von E-Mails ist ein weit verbreitetes Phänomen und sorgt in IT-Abteilungen mitunter für größere Probleme. Denn je mehr Nutzer innerhalb einer Umgebung der Sammelleidenschaft frönen, desto schwerwiegender sind die Folgen für das komplette System. Wenn der E-Mail-Server die zunehmende Last nicht mehr stemmen kann, wirkt sich das zum Beispiel durch extrem lange Ladezeiten bei den E-Mail-Clients aus.

Doch wie lässt sich der Sammelwut beikommen? An dieser Stelle kommt die passende E-Mail-Archivierung ins Spiel. Mit MailStore Server wappnen Sie sich und Ihre Kunden vor übergroßen E-Mail-Sammlungen.

So entlasten Sie den E-Mail-Server in vier einfachen Schritten mit MailStore:

  1. Installation: MailStore ist in wenigen Minuten komplett eingerichtet und einsatzbereit
  2. Archivierung: Alle ein- und ausgehenden E-Mails können automatisch archiviert werden und belegen dabei bis zu 70 % weniger Speicherplatz als vorher
  3. Suche: Mit dem Outlook Add-in finden Sie jede archivierte Mail inklusive der Dateianhänge blitzschnell wieder
  4. Löschen: Ihre Kunden können E-Mails in der Regel nach Belieben löschen und bei Bedarf dennoch weiterhin sicher auf sie zurückgreifen.

MailStore entlastet die IT-Infrastruktur, verkürzt die Dauer von Backups signifikant und erlaubt eine schnellere Suche nach E-Mails. Und nebenbei hilft MailStore auch dabei, die Nutzer von ihrer Sammelwut zu kurieren – E-Mails können bedenkenlos gelöscht und später wiederhergestellt werden.

Sie möchten mehr über E-Mail-Archivierung mit MailStore Server erfahren? Dann empfehlen wir unser kostenloses Webinar – dort vermitteln wir Ihnen in nur 45 Minuten alle wichtigen Informationen zur Lösung und beantworten Ihre Fragen!


Mogelpackung Stubbing – weshalb MailStore darauf verzichtet

12. Mai 2015 In: Allgemein

Stubbing – wer sich mit E-Mail-Archivierung beschäftigt dürfte bereits das ein oder andere Mal über diesen Begriff gestolpert sein. Viele E-Mail-Archivierungslösungen setzen auf diese Technologie, die den Speicherumfang von E-Mails auf dem Mailserver dadurch reduziert, dass E-Mails im Postfach nur über ihre Headerinformationen abrufbar sind und alle weiteren Inhalte, wie E-Mail-Text oder etwaige Anhänge, automatisch in ein Archiv ausgelagert werden. Nicht nur weil die Original-E-Mails somit nur noch über eine Verknüpfung abrufbar sind erweist sich die Stubbing-Technologie allerdings als problematisch.

Alle Gründe, weshalb E-Mail-Archivierungslösungen auf Stubbing verzichten sollten, hat unser Partner MailStore in einem Blogbeitrag detailliert erläutert. Kurz zusammengefasst lässt sich sagen, dass die mittels Stubbing erreichte Reduzierung des beanspruchten Speicherplatzes nicht zu der eigentlich gewünschten Performancesteigerung des Mailservers führt. Daher empfiehlt unter anderem auch Microsoft ausdrücklich, auf Stubbing zu verzichten.

Genau dies tut MailStore mit seinen Lösungen: Dort erreicht man eine tatsächliche Entlastung und Performancesteigerung des Mailservers, indem man Anwendern eine leistungsfähige und komfortable Suchfunktion für das E-Mail-Archiv bietet und ihnen somit das komplette Löschen von E-Mails aus ihren Postfächern ermöglicht.

Wie MailStore auch die Mailserver Ihrer Kunden entlastet, erfahren Sie in unserem kostenlosen Webinar! Weiterführende Informationen finden Sie außerdem unter www.mailstore.de.


Ordnung macht das Leben leichter

22. Juli 2014 In: Allgemein

“Nur das Genie beherrscht das Chaos” – mit dieser Volksweisheit redet sich so manch unordentlicher Mensch gerne heraus. Doch die Realität sieht meist anders aus: Wer keine Ordnung hält, keine Ablage macht und kein System hat, sucht wesentlich länger nach bestimmten Dingen und vergeudet damit letztlich Zeit. Was für den privaten Haushalt oder das Büro gilt, setzt sich natürlich auch im elektronischen Postfach fort. Beim Umgang mit und der Ablage von E-Mails gibt es bekanntlich drei Typen: den Sammler, den Sortierer und den Konsequenten.

Zu welcher Kategorie gehören Sie? Sammeln Sie alle E-Mails im Posteingang und löschen lediglich Werbemails? Dann sind Sie ein Sammler. Oder sortieren Sie die E-Mails themenspezifisch in Unterordner und versuchen so, dem Chaos Herr zu werden? Dann sind Sie ein Sortierer. Löschen Sie hingegen all diese E-Mails, die keiner Antwort mehr bedürfen, zählen Sie zu den Konsequenten.

Alle drei Vorgehensweisen bergen allerdings Nachteile. Als Sammler versinken Sie recht schnell in einem Wust von E-Mails, und zudem leidet natürlich auch die Performance des Mail-Clients. Sucht der Sammler nach einer bestimmten E-Mail, kann das bei einigen Tausend E-Mails im Postfach eine Weile dauern – Produktivität sieht anders aus.

Der Sortierer hingegen wähnt sich im guten Gefühl, Ordnung zu halten. Ja, übersichtlicher mag es sein, wenn Sie E-Mails in Unterordner verschieben. Doch auch hier leidet die Leistung des Mail-Clients sehr schnell. Die Suche nach E-Mails verkürzt sich zwar gering, von einem produktiven Arbeiten kann aber noch lange keine Rede sein.

Wenn Sie alle nicht mehr benötigten E-Mails einfach löschen, machen Sie als der konsequente Typ im Prinzip alles richtig. Der einzige Haken: Falls doch mal eine E-Mail gesucht werden muss, wird’s schwierig. Dann muss der Administrator das Backup durchsuchen und die E-Mail wiederherstellen – ebenfalls unproduktiv, zeitraubend und umständlich.

Des Rätsels Lösung? Das E-Mail-Archiv! Mit einer Archivierungslösung wie MailStore Server können Mitarbeiter ohne schlechtes Gewissen alle E-Mails nach der Bearbeitung sofort löschen. Das hält den Mailserver, den Mail-Client sowie das ganze System schlank und erhöht die Performance. Aber auch die Suche nach E-Mails verkürzt sich als nette Begleiterscheinung drastisch: Einfach Suchbegriff eingeben, Zeitraum und eventuell Empfänger oder Absender festlegen, und innerhalb weniger Sekunden kann man die gewünschte E-Mail wiederherstellen.

Glauben Sie nicht? Ist aber wahr – machen wir hier bereits seit vielen Jahren so.