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Outlook-Performance-Probleme nachhaltig mit MailStore lösen

21. Juni 2022 In: Messaging

Jeder kennt’s: Das Postfach quillt über und es dauert zwangsläufig lange, bis Outlook die gewünschte E-Mail oder einen Anhang geladen hat. Einfach löschen sollte man die Daten aber auf keinen Fall, da rechtlich vorgeschrieben ist, jeglichen E-Mail-Verkehr für gewisse Zeiträume aufzubewahren. Zudem bestehen weitreichende Compliance-Anforderungen. Microsoft stellt hierfür zwar einzelne native Archivierungsoptionen zur Verfügung, diese sind aber stark begrenzt. Wieso es also notwendig und auch sicherer ist, auf spezialisierte E-Mail-Archivierungslösungen wie MailStore Server oder die MailStore SPE zurückzugreifen, erklären wir Ihnen hier.

Microsoft-interne Lösungen

Microsoft bietet einzelne Archivierungslösungen innerhalb der Software. So können Sie beispielsweise Daten über die Option AutoArchivieren in PST-Dateien umwandeln und auf einer (externen) Festplatte speichern. PST-Dateien sind allerdings schwer zu sichern, fehleranfällig und erzeugen einen großen Arbeitsaufwand bei Ihnen als IT-Administrator. Auch der Archiv-Ordner ist trotz seines Namens weder eine rechtskonforme Lösung noch verschlankt er das Postfach. Daten werden lediglich unkomprimiert innerhalb von Outlook verschoben.

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E-Mail-Archivierung as a Service: Diese Vorteile bietet Ihnen die MailStore Service Provider Edition

13. April 2022 In: Messaging

Planbar, flexibel, skalierbar – eine cloudbasierte E-Mail-Archivierung mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) hat viele Vorteile für Systemhäuser und ihre Kunden. In unserem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten vor.

Managed Services Provider müssen ihr Leistungsangebot kontinuierlich erweitern und verbessern. E-Mail-Archivierung as a Service bietet hierzu die perfekte Möglichkeit:

  • Potentielle Neukunden: Da Sie die Lösung auf Ihrer eigenen Infrastruktur bereitstellen, stärken Sie nicht nur die Bindung zu Ihren Bestandskunden, sondern können auch neue Kundengruppen ansprechen (z.B. Kleinstunternehmen ohne eigene Server).
  • Breiteres Angebot: E-Mail-Archivierung lässt sich problemlos mit anderen Dienstleistungen kombinieren, etwa in den Bereichen E-Mail-Management, E-Mail-Security und Backup.
  • Stärkere Wahrnehmung Ihres Unternehmens: Die MailStore SPE ist als Whitelabel-Lösung ausgelegt. Dies bietet Systemhäusern die Möglichkeit, diese nahtlos in die eigene Corporate Identity einzubinden. So erhöhen Sie Ihre Markenbekanntheit und heben sich von Mitbewerbern ab. Außerdem können Sie den Service proaktiv bei Ihren Kunden bewerben.
  • Finanzielle Sicherheit: E-Mail-Archivierung aus der Cloud verschafft Ihnen und Ihren Kunden Planungssicherheit. Sie selbst profitieren von regelmäßigen, monatlichen Umsätzen, Ihre Kunden müssen keine zusätzliche Hardware vorhalten, die Kosten für Betrieb und Wartung verursacht.
  • Zusätzliches Vertrauen: Durch die flexible, monatliche Lizenzierung schaffen Sie Transparenz bei Ihren Kunden und stärken so deren Vertrauen.
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Neues Whitelabel-Video: E-Mail-Archivierung unter Microsoft 365

21. März 2022 In: Messaging

Vor Kurzem haben wir ein Content Package zur MailStore Service Provider Edition (SPE) unseres deutschen E-Mail-Archivierungsexperten MailStore veröffentlicht. Es enthält exklusive Materialien zur Weiterbenutzung, die Ihnen dabei helfen, das wichtige Thema E-Mail-Archivierung gewinnbringend und unkompliziert bei Ihren Kunden zu platzieren. Das Content Package wurde nun um ein neues Whitelabel-Video ergänzt, das erklärt, warum eine Aufbewahrung von Nachrichten auch unter Microsoft 365 nötig ist.

Diese Fragen Ihrer Kunden beantwortet unser Content Package:

  • Warum müssen geschäftliche E-Mails archiviert werden?
  • Warum müssen E-Mails unter Microsoft 365 archiviert werden?
  • Welche gesetzlichen Grundlagen existieren?
  • Welche Anforderungen muss eine E-Mail-Archivierungslösung erfüllen?
  • Warum steigert eine solche Software meine Mitarbeiterproduktivität?

Das aktualisierte Content Package können Sie hier kostenfrei herunterladen.

Mehr zu MailStore

Sie möchten die E-Mail-Archivierungslösungen “made in Germany” vorab näher kennenlernen? Besuchen Sie unsere Webinare zur MailStore SPE und zu MailStore Server. Dort erhalten Sie einen Überblick über die Vorteile und Funktionen der Lösungen. Außerdem können Sie sich Ihre kostenfreie Testversion der MailStore SPE bzw. MailStore Server sichern. Für Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 oder per E-Mail zur Verfügung.


E-Mail-Archivierung aus der Cloud: Content Package für Ihre Kunden mit White-Label-Video und -Whitepaper

12. Oktober 2021 In: Messaging, Allgemein

E-Mails einfach ausdrucken oder als einzelne Dateien in einem gesonderten Ordner speichern – beides reicht nicht aus, um seine Aufbewahrungspflichten als Unternehmen zu erfüllen. Aus welchen gesetzlichen Gründen eine E-Mail-Archivierung Pflicht ist, erfahren Sie in unserem neuen Content Package. Mit dem enthaltenen White-Label-Video und -Whitepaper bieten wir Ihnen darin exklusive Materialien zur Weiterbenutzung, die Sie dabei unterstützen, das Thema E-Mail-Archivierung unkompliziert und gewinnbringend bei Ihren Kunden zu platzieren.

Diese Fragen Ihrer Kunden beantwortet unser Content Package:

  • Warum müssen geschäftliche E-Mails archiviert werden?
  • Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es?
  • Welche Anforderungen muss eine E-Mail-Archivierungslösung erfüllen?
  • Warum steigert eine solche Software meine Mitarbeiterproduktivität?

Das Content Package können Sie hier kostenfrei herunterladen.

Mehr zu MailStore

Sie möchten die E-Mail-Archivierungslösungen von MailStore vorab näher kennenlernen? Besuchen Sie unsere Webinare zur MailStore SPE und zu MailStore Server, in denen wir Ihnen einen Überblick über die Funktionen und Vorteile der Lösungen geben. Außerdem können Sie sich eine kostenlose Testversion sichern. Sollten Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 oder per E-Mail zur Verfügung.


MailStore Server oder MailStore Service Provider Edition: Welche E-Mail-Archivierung passt besser zu Ihren Anforderungen?

2. September 2021 In: Messaging

Unser Hersteller MailStore bietet Ihnen mit MailStore Server und der MailStore Service Provider Edition zwei Varianten seiner zertifizierten E-Mail-Archivierungslösung, mit denen Sie Ihren Kunden eine rechtssichere Archivierung aller geschäftlichen Nachrichten ermöglichen. Doch welche Lösung eignet sich besser für Sie und die Bedürfnisse Ihrer Kunden?

Mit MailStore Server stellen Sie Ihren Kunden eine E-Mail-Archivierung “on-prem” zur Verfügung. Alle Nachrichten werden also lokal auf deren Systemen archiviert. Mit der MailStore Service Provider Edition bieten Sie denselben zuverlässigen Service, betreiben diesen jedoch unter ihrem eigenen Namen und mit Archivspeicher in Ihrem eigenen Rechenzentrum.

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Warum Sie Ihre MailStore SPE regelmäßig updaten sollten

8. Juli 2021 In: Messaging

Die cloud-basierte E-Mail-Archivierungslösung MailStore Service Provider Edition zeichnet sich durch hohe Funktionalität sowie geringen Wartungsaufwand aus. Um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, neueste Features nutzen zu können und rechtliche Vorgaben zu erfüllen, sind regelmäßige Updates unumgänglich.

Warum MailStore SPE-Updates?

Der erste Grund, Ihre MailStore SPE stets auf den aktuellen Stand zu bringen, ist die Sicherheit. Viele E-Mails enthalten geschäftskritische Daten wie Kaufverträge oder interne Absprachen, die geschützt werden müssen. Als Managed Services Provider sind Sie für eine sichere E-Mail-Archivierung bei Ihren Kunden verantwortlich, daher sollten Sie die Updates mit neuen Sicherheitsfeatures unbedingt in Anspruch nehmen.

Anwenderfreundlichkeit und die Bereinigung von Bugs stellen weitere Gründe für regelmäßige Updates dar. Nicht selten enthält die neue Version verbesserte Funktionen, etwa Vereinfachungen in puncto Gruppenrichtlinien oder Leistungssteigerungen beim Verschieben archivierter E-Mails. Durch die Bereitstellung von Bugfixes wird zudem das Nutzererlebnis verbessert, was sich in einer höheren Kundenzufriedenheit und -bindung widerspiegelt.

Ein dritter Grund liegt in den datenschutzrechtlichen Vorgaben der EU-DSGVO. Laut dieser ist für die Sicherheit der Datenverarbeitung der aktuelle Stand der Technik zu berücksichtigen, was regelmäßige Softwareupdates mit einschließt. Die stets aktuelle Systemversion hilft also dabei, die europäischen Datenschutzgesetze zu erfüllen.

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Warum eine E-Mail-Archivierung essentiell für Finanzunternehmen ist

26. Mai 2021 In: Messaging

In Unternehmen werden täglich unzählige Vertragsverhandlungen per E-Mail geführt und abgeschlossen. Beim Informationsaustausch via E-Mail müssen diese Unternehmen jedoch internationale und nationale Vorschriften zum Umgang mit geschäftlichen E-Mails beachten. Dies betrifft insbesondere die Finanzbranche, in der regelmäßig interne Untersuchungen und Audits durchgeführt werden.

E-Mail-Archivierung in der Finanzbranche

Grundsätzlich gilt: Die Dokumentation aller Geschäftsvorgänge ist Pflicht. Das heisst, jede Kommunikation – ob intern oder extern – , die zu einem Vertragsabschluss führt, muss aufgezeichnet werden. Daher müssen alle E-Mails, die aus steuer- oder handelsrechtlicher Sicht geschäftsrelevant sind, laut GoBD über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden, und zwar 

  • vollständig, 
  • originalgetreu und 
  • revisionssicher. 

Zusätzlich zu diesen Vorgaben der GoBD greifen in der Finanzbranche auch Richtlinien wie die “Markets in Financial Instruments Directive II” (MiFID II), die unter anderem die Aufzeichnungspflicht vorschreiben.

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MailStore: So stellen Sie die E-Mail-Archive Ihrer Kunden im Home Office zur Verfügung 

11. Mai 2021 In: Messaging

Aufgrund der anhaltenden Home Office-Regelung arbeiten Ihre Kunden noch immer häufig von zuhause, bereits erhaltene oder gesendete E-Mails werden aber auch dort regelmäßig benötigt. Dank MailStore Server und der MailStore Service Provider Edition ermöglichen Sie den eigenständigen Zugriff und verschiedene Wiederherstellungsoptionen auf alle archivierten E-Mails. Als Fachhändler profitieren Sie dabei vom Verkaufsargument “Rundum-Verfügbarkeit von E-Mails” und dem Wegfall zeitintensiver Restores.

Die Bereitstellung des Archivs kann über zwei Wege erfolgen:

  • Verbindung über ein Virtual Private Network (VPN): Dank eines VPN-Tunnels verbinden Sie Client-PCs ganz einfach mit lokalen Firmennetzwerken. Sobald eine VPN-Verbindung besteht, ist das E-Mail-Archiv für Ihre Kunden per Client oder Browser-Oberfläche abrufbar.
  • Öffentliche Verfügbarkeit mittels Port Forwarding: Das Mail-Archiv können Sie für Ihre Kunden auch ohne VPN zugänglich machen. Hierfür müssen nur die erforderlichen Ports für den MailStore-Server im Router weitergeleitet werden. So können Anfragen für die öffentliche Adresse an den internen Server weitergegeben werden.

MailStore kennenlernen

Sie kennen die E-Mail-Archivierungslösungen von MailStore noch nicht? Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick in unseren kostenfreien Webinaren zur On-Premises-Version MailStore Server sowie der Managed Services-Variante MailStore Service Provider Edition. Gerne können Sie uns auch persönlich ansprechen – wir sind sowohl telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 als auch per E-Mail zu erreichen.


MailStore: noch mehr Sicherheit dank moderner Authentifizierungsmethode OAuth2

1. Oktober 2020 In: Messaging

Für die zweite Jahreshälfte 2021 plant Microsoft die Einstellung der Standardauthentifizierung, die aktuell noch beim Anmeldevorgang für Exchange Online angewandt wird. Die Standardauthentifizierung wird dann durch die moderne Authentifizierungsmethode OAuth2 ersetzt. Die E-Mail-Archivierungslösungen MailStore Server und die MailStore Service Provider Edition unterstützen bereits seit Version 13 das Authentifizierungsverfahren OAuth2, welches zu einer zusätzlichen Verbesserung der Integration von MailStore in die Cloud-Umgebungen von Microsoft 365 und Google G Suite beiträgt.

Durch den Einsatz von OAuth2 profitieren Sie als Administrator von

  • noch mehr Sicherheit für Ihre Kunden, da der Anmeldevorgang immer durch eine zweite Authentifizierung abgesichert ist,
  • einheitlichen Anmelderichtlinien, weil die Einstellungen der Microsoft 365- und Google G Suite-Mandanten übernommen werden können,
  • und einer noch einfacheren Bedienbarkeit, da durch die Anmeldemaske von OAuth2 kein separates MailStore-Kennwort mehr nötig ist.

Bitte beachten Sie: Da die Standardauthentifizierungsmethode vieler Cloud-Dienstleister im Laufe des nächsten Jahres eingestellt wird, ist eine Umstellung auf MailStore 13 zwingend notwendig, um auch zukünftig eine Integration von Cloud-Diensten wie Microsoft 365 und Google G Suite gewährleisten zu können.

Weitere Informationen finden Sie im Blog-Artikel des Herstellers.

Mehr zu MailStore

Sie kennen die E-Mail-Archivierungslösungen “made in Germany” noch nicht? Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick in unseren kostenfreien Webinaren zur On-Premises-Version MailStore Server sowie der Managed Services-Variante MailStore Service Provider Edition. Außerdem bieten wir Ihnen kostenfreie Testversionen an: Überzeugen Sie sich in der Praxis via MailStore Server-Testversion und MailStore Service Provider Edition-Testversion.

Gerne können Sie uns auch persönlich ansprechen – wir sind sowohl telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 als auch via E-Mail zu erreichen.


Perfekt für Microsoft 365-Kunden: E-Mail-Archivierung mit der MailStore SPE

8. Juli 2020 In: Messaging

Mit der Nutzung von Microsoft 365 zur geschäftlichen E-Mail-Kommunikation haben viele Ihrer Kunden bereits den Schritt in die Cloud getan. Für eine vollumfängliche Absicherung aller Postfächer Ihrer Kunden sollten Sie dies mit einer cloudbasierten E-Mail-Archivierungslösung ergänzen – denn weiterhin gilt: Die E-Mails in Microsoft 365 sind nicht automatisch vor Datenverlusten geschützt.

Mit der MailStore Service Provider Edition gewährleisten Sie einen solchen Schutz, indem Sie eine rechtssichere E-Mail-Archivierung aus der Cloud für jede Kundengröße aufsetzen. Diese arbeitet nahtlos mit dem Microsoft-Dienst zusammen. 

E-Mails archivieren in Microsoft 365
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