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Tech-Tipp: Vor- und Nachteile von Journaling & Postfacharchivierung und wieso sie in Kombination noch besser sind

16. November 2022 In: Messaging

Sie kennen es: Die Postfächer Ihrer Kunden sind überfüllt, der Mail-Server überfordert und wichtige E-Mails gehen bewusst oder unbewusst verloren. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung bietet daher eine Kombination aus Journaling und Postfacharchivierung, sodass verlorene E-Mails und Dateianhänge sowie unaufgeräumte Postfächer der Vergangenheit angehören.

Um zu verstehen, wieso die Kombination aus Archivierung und Journaling so entscheidend für eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist, gilt es zunächst zu klären, wo die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen liegen:

1. Postfacharchivierung

Bei der Postfacharchivierung werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Benutzerpostfächern in ein zentrales Archiv kopiert. Innerhalb des Archivs wird dieselbe Ordnerstruktur abgebildet, die auch der Nutzer sieht, beispielsweise in Outlook.

Ein großer Vorteil: Durch vordefinierte Aufbewahrungsrichtlinien können bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern der Benutzer gelöscht werden, wodurch der E-Mail-Server entlastet, Storage-Anforderungen reduziert und Probleme mit Postfachbegrenzungen behoben werden. Ihre Kunden können so über das Archiv auf ihre E-Mails zugreifen, selbst wenn diese bereits vom E-Mail-Server gelöscht wurden.

Allerdings garantiert die Archivierung von Benutzerpostfächern kein vollständiges, revisionssicheres Archiv, da zwischen den Archivierungszyklen E-Mails gelöscht oder manipuliert werden können. Ebenso können durch externe Einflüsse – wie z. B. Cyberattacken – E-Mails noch vor der Postfacharchivierung verloren gehen.

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E-Mail-Archivierung: So finden Sie den richtigen Ansatz

9. Mai 2022 In: Messaging

Postfächer verschlanken, Mailserver entlasten, Nachrichten wiederfinden ‒ es gibt viele Gründe für den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung. Doch welche Strategie soll bei der Aufbewahrung verfolgt werden? Wir stellen Ihnen Postfacharchivierung und Journaling vor. 

MailStore-Archivierungstypen

Die Ansätze der E-Mail-Archivierung im Überblick: 

  • Postfacharchivierung: Sämtliche E-Mails werden in regelmäßigen Intervallen in ein zentrales Archiv kopiert und lassen sich danach automatisiert aus den Postfächern löschen. Mit dieser Methode verringern Sie gezielt den Speicherbedarf und entlasten so Ihren Mailserver. 
  • Journaling: Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden ins Archiv kopiert, noch bevor Sie die Postfächer erreichen bzw. verlassen. Auf diese Weise garantieren Sie eine revisionssichere Aufbewahrung nach rechtlichen Vorgaben. 

Je nach Kontext kann es sinnvoll sein, sich auf einen der Ansätze zu konzentrieren oder eine Kombination aus Postfacharchivierung und Journaling anzustreben. 

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Wie sich mit Journaling E-Mails revisionssicher nach GoBD archivieren lassen

4. Mai 2021 In: Messaging

Beim Thema E-Mail-Archivierung in Unternehmen stellt sich schnell die Frage: Wie sollen E-Mails revisionssicher archiviert werden, damit das E-Mail-Archiv auch einer Steuerprüfung problemlos gewachsen ist? Als einer der besten Ansätze hat sich hier das Journaling erwiesen, mit dem sich eine lückenlose Archivierung realisieren lässt.

MailStore Journaling

Beim Journaling also der Archivierung direkt nach Ein- oder Ausgang einer E-Mail wird die ein- oder ausgehende E-Mail in ein Sammelpostfach kopiert. Die sogenannte Journalarchivierung legt diese E-Mail anschließend im passenden Archiv des Benutzers ab. So wird eine vollständige, originalgetreue, manipulationssichere und jederzeit verfügbare Archivierung gewährleistet.

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