E-Mail-Backups sind keine rechtssichere E-Mail-Archivierung: 5 Irrtümer und ein Vergleich

Von “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” bis hin zu “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”: Solche Aussagen haben Sie sicherlich schon in Kundengesprächen gehört. Diese durchaus gängigen Irrtümer können allerdings schwerwiegende rechtliche Folgen für Unternehmen haben – vor allem, wenn durch E-Mails ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wurde (z. B. Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminanfragen). Damit Sie Ihre Kunden optimal beraten können, klären wir diese Irrtümer auf und liefern gleichzeitig einen Vergleich.

Schauen wir uns zunächst die fünf größten Irrtümer an, die vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen weit verbreitet sind:

Irrtum #1: “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne.”
Jeder Geschäftsbetrieb, egal welcher Größe, ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Bedeutet: Jedes Unternehmen muss archivieren.

Irrtum #2: “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche.”
Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt und bildet eine Momentaufnahme des Systems ab. Gelöschte oder geänderte Dateien werden dabei nach einer gewissen Zeit überschrieben. Diese Form der Datensicherung ist nicht manipulationssicher und reicht daher nicht aus, um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung zu gewährleisten. Hier benötigt es zwingend eine E-Mail-Archivierungslösung wie die unseres deutschen Herstellers MailStore, welche unter anderem durch Journalarchivierung für ein “komplettes Archiv” sorgt.

Neu: Migrieren Sie Daten von Cloud zu Cloud

Es stellt viele Anwender vor ein großes Problem: Sie haben Daten in der Cloud gesichert, möchten diese zu einem anderen Cloud-Service migrieren und finden dafür keine einfache und schnelle Lösung. Unser Hersteller Wasabi bietet mit dem Cloud Sync Manager ab sofort eine optimale Möglichkeit, Daten problemlos zu migrieren.

Ob wegen steigender Kosten, aus Datenschutzgründen oder ganz einfach aufgrund besserer Anwenderfreundlichkeit – der Umstieg zu einem anderen Cloud-Anbieter kann viele Vorteile bringen. Wichtig ist dabei aber ein unkomplizierter Wechsel, bei dem alle Daten schnell, zuverlässig und kostengünstig zum neuen Anbieter übertragen werden können.

Technische Live-Demo: So archivieren Sie Microsoft 365-Mails in der Cloud mit EL mailarchive

E-Mails in Microsoft 365 müssen genauso revisionssicher archiviert werden wie bei anderen Systemen auch. Warum also die E-Mail-Archivierung nicht ebenfalls und unabhängig in die Cloud auslagern? Mit unserer Lösung EL mailarchive powered by MailStore gelingt das unkompliziert – bereits ab einem Postfach, revisionssicher in Deutschland gehostet und mit Administration über die multimandantenfähige Admin-Konsole, unser EL Control Panel.

In der technischen Live-Demo am 20.07. um 14:30 Uhr zeigt Ihnen unser Support-Kollege Yannick Jahn direkt in der Oberfläche, wie Sie

• EL mailarchive Schritt für Schritt einrichten,
• mit Ihrer Microsoft 365-Umgebung verbinden und
• für eine sichere Aufbewahrung sorgen.

Melden Sie sich jetzt zur technischen Live-Demo an und lernen Sie die voll skalierbare Plattform aus Technikersicht kennen. Außerdem sparen Sie dadurch künftig Hardware-, Backup- und Wartungskosten – das übernehmen komplett wir.

Die Agenda

Folgende Inhalte erwarten Sie am 20.07.:

• Kurze Vorstellung von EL mailarchive
• Gründe für die Nutzung einer Microsoft 365-unabhängigen E-Mail-Archivierung
• Vollständige Einrichtung von EL mailarchive im EL Control Panel
• Konfiguration der Modern Authentication für eine sichere Kommunikation
• Tipps und Tricks rund um die Lösung aus dem EBERTLANG-Support
• Frage-Antwort-Runde

Hier gelangen Sie zur kostenfreien Registrierung.

Mehr zu EL mailarchive

Starten Sie schon vor der Live-Demo in die Probephase der Lösung und überzeugen Sie sich selbst mit Ihrer kostenfreien Testversion. Im Video erhalten Sie zudem einen kompakten Überblick über unseren Service. Für Fragen stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung: telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 oder via E-Mail.

Outlook-Performance-Probleme nachhaltig mit MailStore lösen

Jeder kennt’s: Das Postfach quillt über und es dauert zwangsläufig lange, bis Outlook die gewünschte E-Mail oder einen Anhang geladen hat. Einfach löschen sollte man die Daten aber auf keinen Fall, da rechtlich vorgeschrieben ist, jeglichen E-Mail-Verkehr für gewisse Zeiträume aufzubewahren. Zudem bestehen weitreichende Compliance-Anforderungen. Microsoft stellt hierfür zwar einzelne native Archivierungsoptionen zur Verfügung, diese sind aber stark begrenzt. Wieso es also notwendig und auch sicherer ist, auf spezialisierte E-Mail-Archivierungslösungen wie MailStore Server oder die MailStore SPE zurückzugreifen, erklären wir Ihnen hier.

Microsoft-interne Lösungen

Microsoft bietet einzelne Archivierungslösungen innerhalb der Software. So können Sie beispielsweise Daten über die Option AutoArchivieren in PST-Dateien umwandeln und auf einer (externen) Festplatte speichern. PST-Dateien sind allerdings schwer zu sichern, fehleranfällig und erzeugen einen großen Arbeitsaufwand bei Ihnen als IT-Administrator. Auch der Archiv-Ordner ist trotz seines Namens weder eine rechtskonforme Lösung noch verschlankt er das Postfach. Daten werden lediglich unkomprimiert innerhalb von Outlook verschoben.

Warum eine E-Mail-Archivierung essentiell für Finanzunternehmen ist

In Unternehmen werden täglich unzählige Vertragsverhandlungen per E-Mail geführt und abgeschlossen. Beim Informationsaustausch via E-Mail müssen diese Unternehmen jedoch internationale und nationale Vorschriften zum Umgang mit geschäftlichen E-Mails beachten. Dies betrifft insbesondere die Finanzbranche, in der regelmäßig interne Untersuchungen und Audits durchgeführt werden.

Grundsätzlich gilt: Die Dokumentation aller Geschäftsvorgänge ist Pflicht. Das heisst, jede Kommunikation – ob intern oder extern – , die zu einem Vertragsabschluss führt, muss aufgezeichnet werden. Daher müssen alle E-Mails, die aus steuer- oder handelsrechtlicher Sicht geschäftsrelevant sind, laut GoBD über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden, und zwar 

• vollständig, 
• originalgetreu und 
• revisionssicher. 

Zusätzlich zu diesen Vorgaben der GoBD greifen in der Finanzbranche auch Richtlinien wie die “Markets in Financial Instruments Directive II” (MiFID II), die unter anderem die Aufzeichnungspflicht vorschreiben.

Wie sich mit Journaling E-Mails revisionssicher nach GoBD archivieren lassen

Beim Thema E-Mail-Archivierung in Unternehmen stellt sich schnell die Frage: Wie sollen E-Mails revisionssicher archiviert werden, damit das E-Mail-Archiv auch einer Steuerprüfung problemlos gewachsen ist? Als einer der besten Ansätze hat sich hier das Journaling erwiesen, mit dem sich eine lückenlose Archivierung realisieren lässt.

Beim Journaling – also der Archivierung direkt nach Ein- oder Ausgang einer E-Mail – wird die ein- oder ausgehende E-Mail in ein Sammelpostfach kopiert. Die sogenannte Journalarchivierung legt diese E-Mail anschließend im passenden Archiv des Benutzers ab. So wird eine vollständige, originalgetreue, manipulationssichere und jederzeit verfügbare Archivierung gewährleistet.

Podcast: So gestaltet sich der Einsatz von MailStore Server in einer Steuerberatungskanzlei

Keine revisionssichere Archivierung steuerlich relevanter Nachrichten und eine fehlende Löschung von Bewerbungsunterlagen – vor dieser Herausforderung stand Steuerberaterin Franziska nach einem jährlichen Audit. In ihrem wöchentlichen Podcast “Digital, EY”, der sich vor allem um die Herausforderungen der Digitalisierung dreht, berichtet sie zusammen mit Podcast-Kollege und IT-Profi Andre, wie sie das Problem mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server mit wenigen Klicks lösen konnten. 

Egal ob Sie im Steuerumfeld tätig sind oder Kunden aus anderen Bereichen betreuen, im Podcast werden die Gründe für eine E-Mail-Archivierung und deren Umsetzung anschaulich erklärt. Hören Sie rein und erfahren Sie, wie dank MailStore Server

• eine Löschung von Bewerbungsunterlagen nach Artikel 17 der DSGVO möglich ist, 
• die revisions- und manipulationssichere Aufbewahrung von geschäftsrelevanter E-Mails nach den GoBD gelingt und 
• wie einfach sich die Lösung auch bei Ihren Kunden installieren lässt. 

Zum Podcast gelangen Sie hier. Wir empfehlen, auch in die anderen Episoden von “Digital, EY” rund um unterschiedliche Digitalisierungsthemen reinzuhören (weitere Podcast-Empfehlungen für ITler haben wir hier gesammelt). Unsere Kollegen von MailStore haben zudem einen Erfahrungsbericht zusammen mit den Machern des Podcasts erstellt: “Erfahrungsbericht: MailStore Server in einer Steuerberatungskanzlei”. 

5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist ein wichtiges, aber in manchen Punkten wie beispielsweise der Gesetzgebung auch ein komplexes Thema. Immer wieder tauchen daher ungewöhnliche Behauptungen zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten auf. Zusammen mit unserem deutschen E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore entlarven wir fünf Irrtümer.  

1. “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”

Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Dementsprechend ist jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. 

2. “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” 

Zunächst gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte, die zwischenzeitlich geändert oder gelöscht werden, sind folglich aber nicht im Backup gespeichert. Diese Form der Datensicherung reicht also nicht aus, um rechtssicher zu agieren, und erfordert zusätzlich eine E-Mail-Archivierung. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Video E-Mail-Archivierung vs. Backup.

MailStore aktualisiert Leitfäden zum Thema E-Mail-Archivierung

Das Wissen, dass eine rechtssichere E-Mail-Archivierung notwendig ist, ist das eine – das andere ist die praktische Umsetzung. Schnell gehen Unternehmen im Paragraphen-Dschungel unter und wissen nicht, wo sie ansetzen können. Daher bietet unser Hersteller MailStore schon länger Leitfäden für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung innerhalb der DACH-Region an. Diese wurden nun hinsichtlich einiger Gesetzesänderungen angepasst und mit neuem Layout versehen.  

Konzipiert als leicht verständliche Orientierungshilfe, beantworten die Leitfäden alle wichtigen Fragen, denen Geschäftsführer und IT-Verantwortliche beim Thema E-Mail-Archivierung begegnen. 

Laden Sie sich die neuen Leitfäden für Deutschland, Österreich und die Schweiz direkt in unserem Partnerportal im Marketing-Bereich herunter und informieren Sie Ihre Kunden zum Thema “Rechtssichere E-Mail-Archivierung”: zum Partnerportal! 

In den Leitfäden werden zunächst die Sachverhalte aus rechtlicher und gesetzlicher Sicht beleuchtet, beispielsweise unter Berücksichtigung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) in Deutschland, der Bundesabgabenordnung (BAO) in Österreich und dem Obligationenrecht (OR) in der Schweiz. Im zweiten Teil der Dokumente wird dann konkret erklärt, wie MailStore Server als führende Software für E-Mail-Archivierung dabei hilft, eine rechtssichere Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten zu realisieren.

Fachanwalt erklärt, was Provider bei E-Mail-Archivierung as a Service beachten müssen

Immer mehr Unternehmen setzen auf E-Mail-Archivierung as a Service. Kein Wunder, schließlich sind sie aufgrund mehrerer Gesetze dazu verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Was Sie als Provider beim Anbieten von E-Mail-Archivierung as a Service beachten müssen, haben wir gemeinsam mit unserem E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore und IT-Fachanwalt Timo Schutt in unserem neuen Video sowie dem zugehörigen Whitepaper zusammengefasst. 

Im Video beantwortet Fachanwalt Schutt unter anderem Fragen zu den Themen Haftung, Gestaltung des Vertragswerks und Verantwortung bei der Nutzung externer Rechenzentren:

Das Whitepaper wiederum greift die Thematik des Provider-Rechts weiter auf und gibt Ihnen 5 Tipps für Ihren Start als Service Provider an die Hand: jetzt herunterladen! 

Zukunftssichere Dienstleistung mit E-Mail-Archivierung as a Service

Um E-Mail-Archivierung as a Service anbieten zu können, ist neben einer sorgfältigen rechtlichen Vorbereitung auch die Wahl der Software entscheidend. 

Deshalb bieten wir Ihnen mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung, mit der Sie eine eigene E-Mail-Archivierungs-Cloud aufsetzen und so auch bei kleinen Unternehmen für eine verlässliche Aufbewahrung sorgen – unkompliziert und zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Melden Sie sich direkt zu unserem kostenfreien Webinar an und lernen Sie die Lösung kennen. Für Erfahrungswerte aus erster Hand bieten wir Ihnen außerdem eine unverbindliche Testversion an. Bei weiteren Fragen oder Anliegen stehen wir Ihnen natürlich gerne persönlich zur Verfügung: telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 oder via E-Mail.