Warum E-Mail-Archivierung sinnvoll ist – eine Frage, zehn Antworten

Lange Zeit war die E-Mail das vorherrschende Kommunikationsmedium in der Geschäftswelt – und ist es noch immer: Allein in Deutschland produziert jeder Büroangestellte im Durchschnitt 600 E-Mails im Monat, fand die Gesellschaft für Konsumforschung heraus. Laut Radicati Group wurden 2015 weltweit 112,5 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt, und bis 2019 prognostiziert das internationale Technologie-Marktforschungsinstitut einen Anstieg auf 128,8 Milliarden.

Angesichts solcher Massen ist die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Absprachen via E-Mail für Unternehmen von enormer Wichtigkeit – ebenso wie die Verfügbarkeit von Nachrichten. Aus diesem Ansatz heraus ergibt sich die Bedeutung einer E-Mail-Archivierung.

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Die Galgenfrist endet – warum jetzt in Sachen E-Mail-Archivierung keine Ausreden mehr gelten

Dass die E-Mail-Archivierung eine gesetzlich manifestierte Pflicht ist, wissen Sie als IT-Profi sicherlich bereits. Nun trat jedoch mit Beginn des Jahres 2017 nochmals eine weitreichende Änderung in diesem Bereich ein. Denn seit dem 1. Januar 2017 gelten die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) vollumfänglich. Letzte Schonfristen liefen zum 31. Dezember 2016 ab, juristische Übergangsfristen endeten.

Soll heißen: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Spätestens zum 31. Dezember 2016 musste eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

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