Achtung, Stolperfalle: Datenschutz bei der E-Mail-Archivierung

Die E-Mail als Kommunikationsmittel ist aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken: Allein im vergangenen Jahr wurden rund 112,5 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt. Seit dem 01.01.2015 stehen Firmen gesetzlich in der Pflicht, solchen E-Mail-Verkehr manipulationssicher zu archivieren. Um diesen rechtlichen Anforderungen nachzukommen, sind Unternehmen dazu übergegangen, die gesamte elektronische Korrespondenz zu speichern. Dieses Vorgehen ist jedoch datenschutzrechtlich nicht ganz unbedenklich, denn nicht jede E-Mail darf archiviert werden.

Das Problem ist die Privatkorrespondenz der Mitarbeiter: Ist den Angestellten am Arbeitsplatz die private E-Mail-Nutzung gestattet, gilt der Arbeitgeber vor dem Gesetz als Telekommunikationsanbieter. Damit unterliegt er dem Bundesdatenschutzgesetz, das es ihm verbietet,

Verschlüsselte E-Mail-Übertragung – was bedeutet das für MailStore?

Die großen Provider wollen mit ihrer gemeinsamen Initiative “E-Mail made in Germany” für mehr Sicherheit sorgen und übertragen seit Kurzem ausschließlich über die Protokolle SSL und STARTTLS. Betroffen davon sind aber nicht nur der E-Mail-Abruf und -Versand – wie sieht es beispielsweise mit der E-Mail-Archivierung aus? Inwiefern betrifft diese Umstellung auch MailStore Server?

Das Gute vorweg: Die Lösungen der MailStore Software GmbH unterstützen bereits seit Jahren den verschlüsselten Zugriff über POP3 oder IMAP und sind übrigens nicht vom schwerwiegenden Heartbleed-Bug betroffen.

Nutzen Sie oder Ihre Kunden “E-Mail made in Germany”? So überprüfen Sie die entsprechenden Einstellungen: Für ein vorhandenes Archivierungsprofil im MailStore Client gehen Sie im Menüpunkt E-Mails archivieren einfach mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Profil und wählen Eigenschaften aus. Ist unter dem Punkt Zugriff via bereits POP3-TLS oder POP3-SSL bzw. IMAP-TLS oder IMAP-SSL ausgewählt, müssen Sie nichts weiter tun – ist lediglich POP3 bzw. IMAP eingestellt, ändern Sie den Zugriff entsprechend.

Unsere Empfehlung: Zum Schutz vor sogenannten Man-in-the-middle-Angriffen soll die Option SSL-Warnungen ignorieren deaktiviert bleiben. Bei Verwendung des MailStore Proxys finden Sie im MailStore Proxy Admin unter dem Punkt Verschlüsselung des jeweiligen SMTP- oder POP3-Proxys die Möglichkeit, TLS bzw. SSL einzustellen. Vergessen Sie nicht, die Änderungen anschließend mit Hilfe der Schaltfläche Speichern und neu starten zu aktivieren.

Sie möchten gerne mehr über die rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore Server erfahren? In unserem kostenlosen Webinar erfahren Sie alles Wissenswerte in nur 45 Minuten.

Feature-Lexikon: Benutzern Zugriff auf andere MailStore-Archive gewähren

MailStore Server archiviert E-Mails nicht nur rechtskonform, sondern bietet auch hilfreiche Funktionen für eine hoch performante Suche innerhalb der Archive. Die Arbeit mit der E-Mail-Archivierungslösung entlastet also nicht nur das Postfach enorm, sondern ermöglicht zugleich einen schnellen Zugriff auf alle archivierten E-Mails.

Eine Frage, die in diesem Zusammenhang immer wieder gestellt wird, lautet: Können Benutzer auch andere MailStore-Postfächer als die eigenen durchsuchen? Die eindeutige Antwort: Ja.

In unserem heutigen Feature-Lexikon wollen wir Ihnen zeigen, wie einfach Sie diesen Zugriff einrichten und administrieren. Jedem MailStore-Benutzer können in seinem Profil bestimmte Berechtigungen zum Zugriff auf andere Archive eingeräumt werden. Um diese Berechtigungen einzurichten, gehen Sie bitte in der Administrationsoberfläche zur Benutzerverwaltung. Dort öffnen Sie den Benutzer, dem Sie zusätzliche Rechte einräumen möchten, mit einem Doppelklick.

In unserem Beispiel wollen wir dem Benutzer Jens Müller Lesezugriff auf das Archiv von Frank Schmidt gewähren. Nach einem Doppelklick öffnet sich das Fenster Benutzereigenschaften. Hier wählen Sie im unteren Bereich “Hinzufügen…” und anschließend das gewünschte Archiv aus. Danach legen Sie nur noch die Art der Berechtigung fest, in unserem Fall “Lesen”.

Nachdem der Benutzer hinzugefügt wurde, wird dies ebenfalls unter den Benutzereigenschaften von Jens Müller angezeigt. Bei der erweiterten Suche mit dem MailStore Client oder dem Outlook Add-in kann der Benutzer nun die zu durchsuchenden Archivordner auswählen.

Als Administrator können Sie so verschiedenen Benutzern unterschiedliche Zugriffsberechtigungen erteilen. Der einfachste Weg, den Überblick über alle Berechtigungen zu behalten, führt in der Administrationsoberfläche über Verwaltung/Benutzer und Berechtigungen/Berechtigungen. Dort können Sie sich alle Benutzer und deren Zugriffsrechte anzeigen lassen.

Wenn Sie Berechtigungen für mehrere Benutzer auf einmal hinzufügen oder ändern möchten, ist das mit MailStore Server übrigens ebenfalls kinderleicht möglich: Einfach in der Benutzerverwaltung die entsprechenden Benutzer mit gehaltener Strg-Taste (Einzelauswahl) oder der Shift-Taste (Blockauswahl) markieren und anschließend Eigenschaften auswählen. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, allen ausgewählten Benutzern zum Beispiel den Zugriff auf einen Öffentlichen Ordner einzuräumen.

Auf diese Art und Weise ersparen Sie sich als Administrator viel Zeit und Arbeit!

Mehr Tipps und Tricks zu MailStore Server erhalten Sie übrigens in unserer Online-Seminarreihe Meet the Geek.

E-Mail-Archivierung ist ein gesetzliches Muss – wie Sie Ihre Kunden überzeugen

Kennen Sie das? Sie möchten Ihren Kunden die rechtssichere E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server verkaufen, stoßen aber trotz der gesetzlichen Vorgabe auf Granit? Wir zeigen Ihnen, wie Sie so manchen Skeptiker überzeugen!

Ihr Erfolg in drei Schritten:

Schritt 1 – aufklären: Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen zur revisionssicheren Aufbewahrung relevanter E-Mails – Ihre Kunden sollten das wissen. Sie haben bereits darüber aufgeklärt, doch der Einsatz von MailStore Server wird noch immer abgelehnt?

Schritt 2 – verdeutlichen: Lassen Sie sich diese Aufklärung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung mit unserem vorgefertigten Dokument bestätigen – so unterstreichen Sie nicht nur die Bedeutung des Themas, sondern überzeugen mit Argumenten schwarz auf weiß!

Schritt 3 – überzeugen: Es gibt immer noch Zweifler? Veranstalten Sie zusammen mit uns ein auf Ihre Wünsche abgestimmtes Endkunden-Webinar und wir übernehmen die Überzeugungsarbeit für Sie! Bei Interesse beraten wir Sie gerne ausführlich zu diesem Service.

Sie kennen MailStore Server noch nicht? Nehmen Sie an unserem kostenlosen Webinar teil und wir zeigen Ihnen alles Wissenswerte in nur 30 Minuten. Weiterführende Informationen sowie eine kostenlose Testversion finden Sie hier.

MailStore Server – mehr als 17.000 Erfolgsgeschichten

Rechtssicher, produktivitätssteigernd, hoch performant – all das sind wesentliche Eigenschaften von MailStore Server, einer der international führenden E-Mail-Archivierungslösungen. Doch welche Erfahrungen machen eigentlich die Nutzer selbst? Und wer zählt dazu?

Weltweit setzen mittlerweile mehr als 17.000 Kunden auf die E-Mail-Archivierung made in Germany – von kleinen und mittleren Unternehmen über Behörden bis hin zu globalen Marktführern. So zum Beispiel die Deutsche Telekom, die mitthilfe einer auf MailStore basierenden Lösung 50.000 Postfächer übertrug oder der Flughafen von Indianapolis, der die Archivierung seiner 500 Postfächer erfolgreich auf MailStore Server umstellte. Aber auch Kunden wie das Autohaus Boris Becker, die Oberlausitz-Kliniken oder der Landkreis Rostock vertrauen auf MailStore Server.

Was diese und andere Unternehmen von MailStore Server überzeugte und wie zufrieden sie mit dem Einsatz sind, wer zum illustren Kreis der MailStore-Nutzer zählt oder was die Presse über MailStore Server zu berichten hat, all das erfahren Sie ab sofort auf der neuen Referenzseite der MailStore Software GmbH. Ob bekannte Kunden nach Branchen sortiert, Nutzerstimmen, Case Studies oder weitere spannende Fakten – schauen Sie vorbei und erhalten Sie einen detaillierten Einblick in die Erfolgsgeschichten! Zur neuen Referenzseite gelangen Sie hier.

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Archivierung und Backup – was ist der Unterschied?

Die regelmäßige Sicherung von Daten sollte ebenso wie die E-Mail-Archivierung ein integraler Bestandteil der Unternehmens-IT sein. Beide Prozesse schützen Firmen vor dem Verlust wichtiger Daten und dennoch unterscheiden sie sich gravierend. Worin genau aber liegt dieser Unterschied? Gewährleistet eine Sicherung des Mailservers beispielsweise nicht auch gleichzeitig die Archivierung der Daten? Diese und andere Faktoren werden im neuen Vergleichsdokument unseres Partners, der MailStore Software GmbH, gegenübergestellt.

Lesen Sie darin, welche Vorteile die E-Mail-Archivierung mit MailStore Server im Vergleich zu einem Backup hat und worin genau die Unterschiede bestehen. Das PDF finden Sie hier.

Sollten Sie MailStore Server noch nicht kennen, empfehlen wir Ihnen unser kostenloses Webinar. Dort erfahren Sie von unseren Experten in nur 45 Minuten alles Wissenswerte zur rechtssicheren und wirtschaftlich vorteilhaften E-Mail-Archivierung mit MailStore Server.

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E-Mails erfolgreich archivieren und exportieren – unser MailStore-Experte zeigt Ihnen, wie!

Sie kennen das bestimmt auch: Sie möchten auf eine bestimmte E-Mail antworten, finden sie aber nicht mehr, weil sie gelöscht wurde. Oder noch schlimmer – Ihre E-Mails gingen verloren, weil der Mailserver defekt ist? Das passiert schneller, als uns lieb ist. Deshalb lautet unsere Empfehlung ganz klar: Archivieren und exportieren Sie E-Mails und schützen Sie sich bzw. Ihre Kunden so vor einem Datenverlust. Wie? Am besten mit MailStore Server!

In unserem neuen Online-Seminar Meet the Geek: E-Mail-Archivierung und -Export mit MailStore Server zeigt Ihnen unser MailStore-Experte, wie einfach Sie E-Mails aus einem bestehenden Mailserver archivieren und anschließend wieder in das Dateisystem oder einen anderen Mailserver exportieren – so gehen keine E-Mails verloren!

Lernen Sie in nur 90 Minuten nicht nur, wie Sie MailStore Server für die Archivierung einzelner oder sämtlicher Postfächer sowie die Journaling-Archivierung konfigurieren, sondern auch, wie PST-, EML- oder MSG-Dateien archiviert und erfolgreich exportiert werden. Sichern Sie sich diese Expertise und melden Sie sich hier an!

Sie kennen MailStore Server noch nicht? Einen kompakten Überblick gibt Ihnen unser kostenloses Webinar.

Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie hier.

E-Mail-Archivierung für Office 365? Am besten mit MailStore Server!

Für die rechtssichere Archivierung unternehmensrelevanter E-Mails eines Microsoft Exchange-Servers gibt es viele Möglichkeiten, die wirtschaftlich vorteilhafteste jedoch heißt MailStore Server. Die führende E-Mail-Archivierungslösung “made in Germany” bietet sich aber nicht nur für die Archivierung eines Exchange-Servers an. Auch bei Office 365, der Cloud-Version von Microsoft, spielt MailStore Server im Vergleich zu den Microsoft-eigenen Archivierungsmöglichkeiten seine Vorzüge voll aus.

Wie der direkte Vergleich zwischen MailStore Server und Office 365 aussieht, können Sie in diesem PDF nachlesen. Darin werden alle relevanten Funktionen, Preise und Services verglichen. So bietet MailStore Server beispielsweise mehr Zugriffsmöglichkeiten auf das Archiv, umfangreichere Suchfunktionen, die Speicherung der Daten im lokalen Netzwerk und die Unterstützung für sämtliche Office 365-Pläne. Im direkten Vergleich mit Office 365 bietet MailStore Server also weitaus mehr Möglichkeiten, umfangreichere Funktionen und zertifizierte Rechtssicherheit.

Sie kennen MailStore Server noch nicht? In unserem kostenlosen Webinar stellen wir Ihnen den Standard in Sachen E-Mail-Archivierung in nur 30 Minuten vor!

Weiterführende Informationen sowie eine kostenlose Testversion finden Sie zudem hier.

Die clevere Variante: Migration mit MailStore Server

MailStore Server, eine der führenden E-Mail-Archivierungslösungen, bietet Unternehmen nicht nur den Vorteil einer rechtssicheren Archivierung der elektronischen Post – die Software entlastet zudem die Infrastruktur, erhöht die Produktivität der Mitarbeiter und schützt vor Datenverlust. Was allerdings oftmals nicht bedacht wird: MailStore Server bietet einen weiteren, sehr effizienten Vorteil. Bei der E-Mail-Migration nämlich ermöglicht die Lösung ein völlig neues Konzept, mit dem Sie viel Zeit und Aufwand sparen können!

Das Prinzip dabei ist simpel und genial zugleich: Anstatt sämtliche E-Mails in ein neues System zu migrieren, können Sie einfach das Archiv übertragen. So können die Mitarbeiter weiter wie gewohnt aus ihrer Arbeitsumgebung auf ihre E-Mails zugreifen, Sie sparen viel Arbeit und der neue Mailserver wird zudem nicht durch historische Datenmengen belastet.

Dieses Szenario wird inzwischen von immer mehr Unternehmen genutzt, so zum Beispiel auch von Yahoo! JAPAN: “Durch die Archivierung unserer E-Mails mit MailStore waren wir in der Lage, von unserem alten E-Mail-Server zu einem neuen Server zu wechseln, ohne einen aufwändigen Migrationsprozess für die sehr große Anzahl bestehender Postfächer durchführen zu müssen”, so Takahiro Shima von Yahoo! JAPAN.

Ein weiterer Grund also, der für den Einsatz von MailStore Server spricht. Wie effizient diese Methode ist, erfahren Sie übrigens auch in der brandaktuellen Case Study der MailStore Software GmbH. Hier schildert Cofely, die Benelux-Division des Energieriesen GDF Suez Energy Services, wie man dort mithilfe von MailStore Server die E-Mails von 5.300 Postfächern auslagern und so die Migration um ein Vielfaches vereinfachen konnte. Den neuen Anwenderbericht können Sie hier lesen.

Sie möchten gerne mehr über rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore Server erfahren? Dann melden Sie sich unverbindlich und kostenlos zu unserem Webinar an.

Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie hier.

Die MailStore Service Provider Edition geht auf Tour!

Sicherlich ist dieser Meilenstein in Sachen E-Mail-Archivierung auch an Ihnen nicht vorbeigegangen: Die MailStore Service Provider Edition (SPE) ist vor wenigen Tagen erschienen und erweitert Ihr Leistungsportfolio als IT-Profi um eine Managed Hosting-Lösung für E-Mail-Archivierung in der Cloud.

Die MailStore SPE ist mandantenfähig und leistungsbezogen lizenziert – und das alles auf Basis innovativer, tausendfach bewährter MailStore-Technologie unter dem Gütesiegel „Made in Germany”!

Viele Gründe also, die das Thema E-Mail-Archivierung as-a-Service umso attraktiver machen – auch deshalb bieten wir Ihnen nun eine exklusive Gelegenheit: Lernen Sie jetzt auf unserer Roadshow die MailStore Service Provider Edition live kennen, treffen Sie den Hersteller persönlich und erhalten Sie Informationen aus erster Hand!

Und das sind unsere Stationen und Termine:

• 12. März 2014, Wetzlar
• 14. März 2014, Berlin
• 17. März 2014, Hamburg
• 19. März 2014, München
• 20. März 2014, Basel
• 25. März 2014, Düsseldorf
• 27. März 2014, Wien

Lassen Sie sich diese einmalige Gelegenheit nicht entgehen – die Plätze sind wie immer begrenzt und werden nach dem First-Come-First-Served-Prinzip vergeben.

Weitere Informationen zu E-Mail-Archivierung as-a-Service mit der MailStore Service Provider Edition finden Sie hier.