Tech-Tipp: So richten Sie automatisierte Archivierungsjobs mit EL mailarchive ein

Mit EL mailarchive powered by MailStore, der 100 % S3-kompatiblen E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud, werden die E-Mails Ihrer Kunden automatisiert im Hintergrund archiviert. Eingerichtet wird die Automatisierung mit nur wenigen Klicks – ein Eingreifen des Benutzers oder des Administrators ist hier nicht notwendig. Die Art der automatisierten Archivierung ist dabei von der gewählten Strategie abhängig.

Einrichtung eines Archivierungs-Jobs

Im EL Control Panel, unsrer cloudbasierten Verwaltungskonsole, können Sie sich bequem mit einer EL mailarchive-Instanz verbinden und zeitgesteuerte Jobs einstellen. Mit Hilfe dieser Jobs werden Archivierungen verschiedener Nutzer beispielsweise nachts oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgeführt. So gewährleisten Sie, dass Ihre Kunden nichts von der Archivierung bemerken und keine Arbeitsprozesse unterbrochen werden müssen.

Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

Projektpotential der DSGVO erkennen und umsetzen – jetzt Whitepaper sichern

Am 25. Mai dieses Jahres tritt die EU-Datenschutz-Grundverordnung vollumfänglich in Kraft – Verstöße werden mit empfindlich hohen Strafen geahndet. Damit stehen Ihre Kunden unter Zugzwang, Prozesse rechtlich neu zu ordnen – das schließt auch die IT-Infrastruktur mit ein. Zur Unterstützung bieten wir Ihnen auf ebertlang.com/dsgvo verschiedene Whitepaper zur konkreten technischen Umsetzung der DSGVO sowie Informationsmaterial für Ihre Kunden. So sind Sie bestmöglich aufgestellt, um neues Projektpotential zu erschließen – zum kostenfreien Download.

Da die DSGVO wegen ihrer Komplexität nicht mit einer einzigen Lösung umgesetzt werden kann, gewinnen Themen wie IT-Security, Netzwerksicherheit, Backups und E-Mail-Archivierung neues Gewicht. Dienstleistungen via Remote Monitoring und Management oder der Kundensupport unterliegen zudem einer anderen Dynamik. Als IT-Profi sind Sie für solche Maßnahmen der erste Ansprechpartner Ihrer Kunden.

Die DSGVO – Chancen proaktiv nutzen

In unserem Video “Die DSGVO in 180 Sekunden” erklärt Datenschutzbeauftragter Henning Welz die praktische Bedeutung der Datenschutz-Grundverordnung für Sie als IT-Profi und beantwortet die wichtigsten Fragen zur DSGVO:

Damit Sie einerseits Ihre Kunden bestmöglich informieren können und andererseits alles Wissenswerte an der Hand haben, um proaktiv die Projektplanung anzugehen, haben wir Ihnen verschiedene Informationsmaterialien zusammengestellt. In unserer Whitepaper-Serie informieren wir Sie zu technisch umsetzbaren Artikeln der DSGVO sowie zu geeigneten Lösungen, während Sie Ihren Kunden passende Orientierungshilfen anbieten können:

• Das Whitepaper “Themenserie DSGVO: Backup und E-Mail-Archivierung” informiert Sie dazu, welch wichtige Rolle ein krisensicherer Backup- und Recovery-Plan sowie ein verlässliches Konzept zur E-Mail-Archivierung im Rahmen der DSGVO einnimmt.
• Das Whitepaper “Themenserie DSGVO: Netzwerksicherheit” behandelt den hohen Stellenwert eines mehrschichtigen IT-Security-Ansatzes im Kontext des gesetzlich geforderten Datenschutzes.
• Das Grundlagen-Kit enthält eine Checkliste für Ihre Kunden, welche die wichtigsten technischen Anforderungen behandelt, einen passenden Lösungsbogen für Sie als Fachhandelspartner sowie einen Mustervertrag zum Thema “Verarbeitung im Auftrag”.

Mit diesen Materialien sind Sie bestens aufgestellt, um Handlungsbedarf bei Ihren Kunden in Sachen DSGVO-Konformität aufzudecken und passende Strategien zu entwickeln. Gleichzeitig können Sie Ihre Kunden umfassend informieren und das Bewusstsein für das Thema Datenschutz-Grundverordnung noch weiter schärfen. Sichern Sie sich diesen Informationsvorsprung – jetzt Material herunterladen!

Wenn Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen natürlich gern sowohl telefonisch unter +49 (0)6441 67118-838 als auch via E-Mail zur Verfügung – wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Warum E-Mail-Archivierung sinnvoll ist – eine Frage, zehn Antworten

Lange Zeit war die E-Mail das vorherrschende Kommunikationsmedium in der Geschäftswelt – und ist es noch immer: Allein in Deutschland produziert jeder Büroangestellte im Durchschnitt 600 E-Mails im Monat, fand die Gesellschaft für Konsumforschung heraus. Laut Radicati Group wurden 2015 weltweit 112,5 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt, und bis 2019 prognostiziert das internationale Technologie-Marktforschungsinstitut einen Anstieg auf 128,8 Milliarden.

Angesichts solcher Massen ist die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Absprachen via E-Mail für Unternehmen von enormer Wichtigkeit – ebenso wie die Verfügbarkeit von Nachrichten. Aus diesem Ansatz heraus ergibt sich die Bedeutung einer E-Mail-Archivierung.

Tech-Tipp: Monitoring von Audit-Ereignissen bei MailStore

MailStore Server stellt mittlerweile die weltweit führende E-Mail-Archivierungslösung “made in Germany” dar. Und das nicht ohne Grund, bietet sie doch nicht nur den Endnutzern zahlreiche Vorteile, sondern auch Administratoren und IT-Profis jede Menge hilfreiche Funktionen. Eine davon möchten wir näher beleuchten: die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion.

Diese versendet genau dann eine E-Mail, wenn die automatische Erstellung eines neuen Standard-Archivspeichers fehlschlägt. Administratoren, die auch darüber hinaus Benachrichtigungen über Vorfälle auf ihrem entsprechenden MailStore Server erhalten möchten, empfehlen wir ein Monitoring.

Benachrichtigungen aufgrund von Audit-Ereignissen

Eine Möglichkeit des Monitorings besteht darin, die in MailStore enthaltene Auditing-Funktion in Kombination mit der Windows-Aufgabenplanung zu verwenden. Bitte beachten Sie jedoch, dass dieses Vorgehen den eigentlichen Zweck des Auditing-Features von MailStore zweckentfremdet. Prüfen Sie daher nach einer Aktualisierung des MailStore Servers die Trigger-Parameter auf deren korrekte Konfiguration.

MailStore Software Version 9.8: Eine neue Stufe der E-Mail-Archivierung

Auf einen Streich hat MailStore, Hersteller der weltweit führenden E-Mail-Archivierungslösung, für die gesamte Produktpalette ein neues Update zur Verfügung gestellt, das ab sofort auf der Unternehmensseite zum Download bereit steht. Besonderes Kennzeichen der neuen Software-Version ist die verbesserte Kompatibilität mit alternativen E-Mail-Clients.

MailStore Server und die MailStore Service Provider Edition verfügen über einen integrierten IMAP-Server: Damit

MailStore Server v9.7: Noch benutzerfreundlicher und vielseitiger

Weil man sich bei MailStore sicher ist, dass man auch etwas Gutes immer noch ein bisschen besser machen kann, ist ab sofort mit MailStore Server v9.7 eine neue Version dieser führenden Software für E-Mail-Archivierung verfügbar. Bei über 30.000 Geschäftskunden in über 100 Ländern ist diese Lösung bereits im Einsatz und laut Umfrage würden rund 98% MailStore weiterempfehlen.

Neue Einsatzmöglichkeiten, erhöhter Bedienkomfort und vereinfachte Konfigurationen stehen im Fokus dieser neuen Version. So sind beispielsweise

Auf der sicheren Seite: E-Mails gesetzeskonform archivieren

Auch in der Geschäftswelt löst die E-Mail den klassischen Papierbrief zusehends ab: Angebote, Rechnungen und Widerrufe verlassen und erreichen Unternehmen zum Großteil in digitaler Form. Als derartige Geschäftskommunikation unterliegt die E-Mail jedoch gewissen gesetzlichen Reglementierungen.

Denn jedwede Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abschließt oder rückgängig macht, gilt als Handels- oder Geschäftsbrief. Ein solcher muss, laut Gesetzgeber, manipulationssicher archiviert werden – egal ob er physikalisch oder digital vorliegt. Der vorgeschriebene Archivierungszeitraum variiert dabei zwischen sechs und zehn Jahren. Diese rechtliche Pflicht zu verletzen, kann im Ernstfall harte Konsequenzen nach sich ziehen; im schlimmsten Fall ist sogar eine Haftstrafe denkbar.

MailStore Server 9.1: First-Class-Support für Google Apps

Rechtssichere E-Mail-Archivierung made in Germany mit MailStore Server – das bedeutet spätestens seit Version 9 Archivierungsperformance auf Rekordniveau. Jetzt ist die Lösung in Version 9.1 erschienen und bietet ab sofort eine umfassende Unterstützung für Google Apps.

Dank dieses First-Class-Supports stehen nun auch Unternehmen, die auf Googles E-Mail-Angebot in der Cloud zurückgreifen, sämtliche Vorteile von MailStore Server zur Verfügung. Dabei gilt: Es ist egal, ob die Grundvoraussetzungen für rechtssichere E-Mail-Archivierung geschaffen werden sollen, oder ob die Entlastung des Live-Systems durch die Bereinigung von Ordner- und Postfachstrukturen im Vordergrund steht – beide Strategien können sowohl einzeln als auch kombiniert umgesetzt werden.

Die Einrichtung der Archivierung wird durch die direkte Synchronisation der in Google Apps angelegten Benutzer mit der MailStore Server-Benutzerdatenbank erleichtert. Zusätzlich wurden signifikante Verbesserungen in Bezug auf die Performance vorgenommen. Übrigens: Alle Neuerungen der Version 9.1 sind natürlich auch in der Service Provider Edition zu finden.

Erfahren Sie in diesem Whitepaper alle weiteren Details zur E-Mail-Archivierung für Google Apps.

Wie beeindruckend einfach und sicher auch Sie Ihre E-Mails mit MailStore Server archivieren, erfahren Sie in unserem kostenlosen Webinar. Eine kostenfreie Testversion der Software erhalten Sie zudem hier.

“Spürbare Entlastung”: MailStore Server im Einsatz bei Dobi

Zur Entlastung von E-Mail-Servern, der Vereinfachung des Backup- und Restore-Prozesses, dem zuverlässigen Schutz vor Datenverlusten und der schnellen Suche nach und in E-Mails ist MailStore Server die erste Wahl für mehr als 22.000 Unternehmen weltweit. Das weiß man auch bei der Dobi-Inter AG, einem seit mehr als 50 Jahren in der Beauty-Branche tätigen Familienunternehmen aus der Schweiz, und setzt daher auf die E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Nach zweimonatiger Testphase der Software im Unternehmen war Lukas Kaiser, Head of IT, bereits restlos von MailStore Server überzeugt: “Nach einer unkomplizierten und schnellen Implementierung sorgte MailStore sofort für eine spürbare Entlastung des E-Mail-Servers. Ein weiterer Pluspunkt ist die einfache Handhabung, sowohl für Benutzer als auch die IT-Abteilung.”

Sie möchten mehr darüber erfahren, welche Vorteile die Dobi-Inter AG aus dem komfortablen Zugriff für Endanwender, der sehr guten Integration in die bestehende Infrastruktur und der einfachen Bedienbarkeit von MailStore Server zieht? In der neuen Case Study der MailStore Software GmbH erfahren Sie alle weiteren Details zum erfolgreichen Einsatz der E-Mail-Archivierungslösung bei Dobi.

Wie beeindruckend einfach und sicher auch Sie Ihre E-Mails mit MailStore Server archivieren, erfahren Sie übrigens in unserem kostenlosen Webinar.

Performance-Test: MailStore Server 9 schneller denn je!

Mehr Geschwindigkeit und gleichzeitig weniger Belastung der IT: MailStore Server, die führende E-Mail-Archivierungslösung made in Germany, bietet Unternehmen sowohl Rechtssicherheit bei der Archivierung von E-Mails als auch eine Entlastung des Mailservers und erhöhte Mitarbeiterproduktivität. Das Beste: In der aktuellen Version 9 arbeitet MailStore jetzt noch effizienter und schneller als jemals zuvor!

Bei der Archivierung von Postfächern überprüft MailStore Server für jede E-Mail im Postfach schnell und zuverlässig, ob diese bereits im Archiv vorhanden ist. Auf diese Weise wird ausgeschlossen, dass Duplikate entstehen. Je nach Unternehmensgröße kann das natürlich eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen – mit der neuen Version 9 wurden jetzt allerdings ein intelligentes Caching-System und ein neuer Store-Hinting-Algorithmus eingeführt, die die Archivierungsperformance nochmals um ein Vielfaches erhöhen und MailStore Server schneller denn je machen.

Tests bestätigen diese hervorragende Effizienz von MailStore Server 9: Pro Sekunde können nun sogar mehr als 2.100 E-Mails verarbeitet werden! Die allgemeine Archivierung ist damit um mehr als das Dreifache schneller als bereits zuvor, und dank der effektiveren Nutzung der zur Verfügung stehenden Ressourcen wird die komplette IT-Infrastruktur ab sofort nochmals deutlich entlastet.

Detaillierte Berichte, wie sich MailStore Server 9 im Test geschlagen hat und Hinweise, mit welchen Maßnahmen auch Sie eine weitere Steigerung erreichen können, erfahren Sie ab sofort im neuen Whitepaper der MailStore Software GmbH.

Sollten Sie MailStore Server noch nicht kennen, empfehlen wir Ihnen übrigens unser kostenloses Webinar!