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Verbot von Microsoft 365 in Behörden und Schulen: DSGVO-konforme Alternative nutzen

26. Januar 2023 In: Storage

Eine unabhängige Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern untersuchte in den letzten zwei Jahren, ob sich Microsoft 365 für den Einsatz in Ämtern, Schulen und Behörden eignet. Vor Kurzem legten sie die Ergebnisse ihrer Untersuchungen in einem achtseitigen Dokument dar.

Dabei kam die Aufsichtsbehörde zu dem Schluss, dass sich ein datenschutzkonformer Betrieb der Online-Plattform nicht hinreichend nachweisen lässt. Da die Konferenz als Weisungsgremium für die Kultusministerien fungiert, dürfen Schulen Microsoft 365 ab sofort nicht mehr nutzen.

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E-Mail-Archivierung im Gesundheitswesen: Deshalb ist sie nötig

16. Januar 2023 In: Messaging

Eine E-Mail-Archivierungslösung hilft dabei, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und verlorengegangene Nachrichten schnell wiederzufinden. Das gilt auch für den Gesundheitsbereich, wo besonders strenge Richtlinien vorgegeben sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese bei Ihren Kunden umsetzen.

Elektronische Patientendaten unterliegen einer langen Aufbewahrungsfrist: Laut Gesetzgeber sind Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen dazu verpflichtet, diese für 10 Jahre zu speichern. Dies muss jedoch unter strengen Vorkehrungen geschehen, da solche Daten laut DSGVO besonders schützenswert sind.

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E-Mail-Backups sind keine rechtssichere E-Mail-Archivierung: 5 Irrtümer und ein Vergleich

26. Oktober 2022 In: Messaging

Von “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” bis hin zu “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”: Solche Aussagen haben Sie sicherlich schon in Kundengesprächen gehört. Diese durchaus gängigen Irrtümer können allerdings schwerwiegende rechtliche Folgen für Unternehmen haben – vor allem, wenn durch E-Mails ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wurde (z. B. Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminanfragen). Damit Sie Ihre Kunden optimal beraten können, klären wir diese Irrtümer auf und liefern gleichzeitig einen Vergleich.

Schauen wir uns zunächst die fünf größten Irrtümer an, die vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen weit verbreitet sind:

Irrtum #1: “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne.”
Jeder Geschäftsbetrieb, egal welcher Größe, ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Bedeutet: Jedes Unternehmen muss archivieren.

Irrtum #2: “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche.”
Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt und bildet eine Momentaufnahme des Systems ab. Gelöschte oder geänderte Dateien werden dabei nach einer gewissen Zeit überschrieben. Diese Form der Datensicherung ist nicht manipulationssicher und reicht daher nicht aus, um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung zu gewährleisten. Hier benötigt es zwingend eine E-Mail-Archivierungslösung wie die unseres deutschen Herstellers MailStore, welche unter anderem durch Journalarchivierung für ein “komplettes Archiv” sorgt.

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Neu: Migrieren Sie Daten von Cloud zu Cloud

27. September 2022 In: Backup & Storage

Es stellt viele Anwender vor ein großes Problem: Sie haben Daten in der Cloud gesichert, möchten diese zu einem anderen Cloud-Service migrieren und finden dafür keine einfache und schnelle Lösung. Unser Hersteller Wasabi bietet mit dem Cloud Sync Manager ab sofort eine optimale Möglichkeit, Daten problemlos zu migrieren.

Ob wegen steigender Kosten, aus Datenschutzgründen oder ganz einfach aufgrund besserer Anwenderfreundlichkeit – der Umstieg zu einem anderen Cloud-Anbieter kann viele Vorteile bringen. Wichtig ist dabei aber ein unkomplizierter Wechsel, bei dem alle Daten schnell, zuverlässig und kostengünstig zum neuen Anbieter übertragen werden können.

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EL storage ab sofort als Backup-Ziel in SEP verfügbar

26. Juli 2022 In: Backup & Storage

Ab sofort ist EL storage, unser kostengünstiger und S3-kompatibler Cloud-Speicher, als direktes Sicherungsziel in der Backup-Lösung SEP sesam verfügbar. Durch die Kombination beider Dienste sind Sie somit in der Lage, wichtige Daten Ihrer Kunden DSGVO-konform an einem zusätzlichen Sicherungsstandort bei Frankfurt am Main bereitzustellen. Welche Vorteile Ihnen und Ihren Kunden das bringt, erfahren Sie unten – Sie können SEP sesam und EL storage aber auch direkt kostenfrei testen.

Alle technischen Vorteile für Sie im Überblick:

  • Einfache Migration: schneller Datentransport in die EL storage-Umgebung
  • Source Side Deduplizierung: bandbreitenschonende Übertragung dank Deduplizierung auf dem Quellsystem
  • Mounting von Backups für Single File Restore: direkte, individuelle Wiederherstellung einzelner Dateien aus der EL storage-Umgebung
  • Replikation von Backup-Sets: schneller und einfacher Datenzugriff direkt aus dem Cloud-Speicher
  • DSGVO- und ISO-27001-konform: Backups sicher und gesetzeskonform im deutschen Rechenzentrum bei Frankfurt am Main ablegen

Überzeugen Sie sich selbst von den Lösungen, indem Sie sie kostenfrei testen.

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Outlook-Performance-Probleme nachhaltig mit MailStore lösen

21. Juni 2022 In: Messaging

Jeder kennt’s: Das Postfach quillt über und es dauert zwangsläufig lange, bis Outlook die gewünschte E-Mail oder einen Anhang geladen hat. Einfach löschen sollte man die Daten aber auf keinen Fall, da rechtlich vorgeschrieben ist, jeglichen E-Mail-Verkehr für gewisse Zeiträume aufzubewahren. Zudem bestehen weitreichende Compliance-Anforderungen. Microsoft stellt hierfür zwar einzelne native Archivierungsoptionen zur Verfügung, diese sind aber stark begrenzt. Wieso es also notwendig und auch sicherer ist, auf spezialisierte E-Mail-Archivierungslösungen wie MailStore Server oder die MailStore SPE zurückzugreifen, erklären wir Ihnen hier.

Microsoft-interne Lösungen

Microsoft bietet einzelne Archivierungslösungen innerhalb der Software. So können Sie beispielsweise Daten über die Option AutoArchivieren in PST-Dateien umwandeln und auf einer (externen) Festplatte speichern. PST-Dateien sind allerdings schwer zu sichern, fehleranfällig und erzeugen einen großen Arbeitsaufwand bei Ihnen als IT-Administrator. Auch der Archiv-Ordner ist trotz seines Namens weder eine rechtskonforme Lösung noch verschlankt er das Postfach. Daten werden lediglich unkomprimiert innerhalb von Outlook verschoben.

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Weshalb Sie Ihre E-Mails auch in der Cloud sichern müssen

8. Februar 2022 In: Messaging

Flexible Skalierung, geringe Investitionen: Die Cloud ist aus dem heutigen Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Doch Unternehmen, die ihre Daten und E-Mails zu Microsoft 365 & Co. umziehen, bleiben weiterhin für deren Sicherung verantwortlich. Wir zeigen, wie Sie mit MailStore Server der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für E-Mails nachkommen und sich so vor entsprechenden Datenverlusten schützen.

Daten in der Cloud sind nicht automatisch sicher. Cyberangriffe sowie Feuer- oder Wasserschäden können dazu führen, dass das Unternehmen nicht mehr auf Dokumente und E-Mails zugreifen kann oder diese im schlimmsten Fall sogar ganz verliert. Das Brisante hierbei: Viele Public Cloud-Anbieter, etwa Microsoft 365, fahren das sogenannte Shared Responsibility Model, nach dem die Verantwortung für die Sicherung von Daten beim Nutzer verbleibt.

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“Die Backup-Pflicht nach der DSGVO – wer nicht speichert, haftet”: exklusives Webinar mit IT-Anwalt Christian Solmecke

6. Januar 2022 In: Backup & Storage, Veranstaltungen und Events

Emotet, Log4j, Ransomware – noch nie war es für Unternehmen wichtiger, regelmäßige Backups durchzuführen. Doch nur wenigen ist klar, dass auch eine rechtliche Verpflichtung zur Sicherung von Daten besteht. Im exklusiven Webinar “Die Backup-Pflicht nach der DSGVO ‒ wer nicht speichert, haftet!” am 25.01. um 10 Uhr erklärt der aus TV und YouTube bekannte Rechtsanwalt Christian Solmecke, welche datenschutzrechtlichen Anforderungen Unternehmen erfüllen müssen.

Im Webinar erfahren Sie u.a.,

  • woher die rechtliche Verpflichtung zur Durchführung von Backups kommt,
  • wie rechtskonforme Datensicherungen aussehen und
  • mit welchen Strafen bei Verstößen gegen die Backup-Pflicht zu rechnen ist.

Sichern Sie sich noch heute einen der begehrten Plätze: jetzt zum Webinar anmelden!

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Sichern Sie E-Mails in der Cloud mit MailStore

17. Juni 2021 In: Messaging

Maildienste aus der Cloud gewinnen immer mehr an Beliebtheit, und das nicht erst seit dem Microsoft Exchange Hack. Jedoch ist die Sicherheit Ihrer Daten in der Cloud nicht automatisch gegeben. Um diese zu gewährleisten und Ihre E-Mails nach den rechtlichen Anforderungen zu archivieren, sollten Sie daher auf eine Drittanbieterlösung wie MailStore zurückgreifen.

E-Mail-Archivierung-Cloud-MailStore

Viele Cloud-Anbieter nutzen das sogenannte Shared Responsibility-Modell, das die Verantwortung für Archivierung und Backup der Daten auf den Kunden überträgt. Folglich sind Sie dafür verantwortlich, Ihre E-Mails vor Verlust zu schützen. Eine Nichtbeachtung kann hierbei nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen: Gerade im IT-Business ist der Datenbestand oft eine kritische Ressource, dessen Verlust erhebliche Auswirkungen auf das Tagesgeschäft hat. 

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Warum eine E-Mail-Archivierung essentiell für Finanzunternehmen ist

26. Mai 2021 In: Messaging

In Unternehmen werden täglich unzählige Vertragsverhandlungen per E-Mail geführt und abgeschlossen. Beim Informationsaustausch via E-Mail müssen diese Unternehmen jedoch internationale und nationale Vorschriften zum Umgang mit geschäftlichen E-Mails beachten. Dies betrifft insbesondere die Finanzbranche, in der regelmäßig interne Untersuchungen und Audits durchgeführt werden.

E-Mail-Archivierung in der Finanzbranche

Grundsätzlich gilt: Die Dokumentation aller Geschäftsvorgänge ist Pflicht. Das heisst, jede Kommunikation – ob intern oder extern – , die zu einem Vertragsabschluss führt, muss aufgezeichnet werden. Daher müssen alle E-Mails, die aus steuer- oder handelsrechtlicher Sicht geschäftsrelevant sind, laut GoBD über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden, und zwar 

  • vollständig, 
  • originalgetreu und 
  • revisionssicher. 

Zusätzlich zu diesen Vorgaben der GoBD greifen in der Finanzbranche auch Richtlinien wie die “Markets in Financial Instruments Directive II” (MiFID II), die unter anderem die Aufzeichnungspflicht vorschreiben.

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