Hat Ihnen Ihr IT-Administrator heute Morgen gesagt, dass Ihr Outlook etwas anders aussieht? Dass er eine tolle Software namens MailStore installiert hat, um den Mailserver zu entlasten?
Wenn Sie jetzt denken, dass Ihnen diese neue Software die zukünftige Arbeit erschweren wird, können wir Sie beruhigen: Sie werden sich schon nach kurzer Zeit fragen, wie Sie jemals ohne MailStore arbeiten konnten!
Ja, MailStore bietet Unternehmen eine Menge Vorteile wie zum Beispiel die Entlastung der IT-Infrastruktur oder die Erfüllung der Compliance. Aber MailStore bietet vor allem Ihnen als Benutzer einen unvergleichlichen Vorteil: das schnelle Suchen und Finden archivierter E-Mails!
Outlook-Integration
Wenn Sie Outlook nutzen, sollten Sie das Plug-in von MailStore installieren. Outlook wird dann nicht wesentlich anders aussehen, sondern lediglich – wie auf diesem Bild zu sehen – durch ein Ribbon-Menü ergänzt.
Mit diesem einfachen Add-in steht Ihnen eine leistungsstarke Suche zur Verfügung, die anhand weniger Informationen passgenaue Ergebnisse liefert und sogar den Inhalt von Dateianhängen durchsucht.
Wurde MailStore bei Ihnen eingerichtet, so erschrecken Sie bitte nicht, wenn Sie ältere E-Mails in Ihrem Ordner suchen und diese nicht mehr da sein sollten. MailStore ist so konfiguriert, dass E-Mails eines bestimmten Alters (3, 6 oder 9 Monate) nach erfolgreicher Archivierung gelöscht werden. Aber keine Angst – diese E-Mails sind nicht weg.
Durchsuchen des Archivs
Ihr Archiv enthält alle E-Mails. Sie können es ganz einfach über einen Klick auf den Menüpunkt Archivordner öffnen und so in der gewohnten Ordnerstruktur die gewünschten E-Mails suchen und mit einem einfachen Klick öffnen und auch wiederherstellen.
Noch einfacher geht es, wenn Sie beispielsweise nur einen Namen in das Suchfeld eingeben – schon können Sie die gesamte Kommunikation mit dieser Person sehen.
Wir empfehlen Ihnen, MailStore so einzustellen, dass alle E-Mails des Postfachs archiviert werden und nicht nur die eines bestimmten Alters. So finden Sie bei der MailStore-Suche auch die E-Mails, die Sie gerade erhalten haben.
Direkte Suche nach E-Mails
Die beste und schnellste Möglichkeit nach einer bestimmten E-Mail zu suchen, ist die direkte Suche über die Schnellsuche im Ribbon-Menü. Selbst wenn Sie lediglich einen Teil des Namens oder der E-Mail-Adresse kennen, wird die Schnellsuche von MailStore zu Ihrer Lieblingsfunktion.
Sollte Ihre Suchabfrage zu viele Ergebnisse liefern, so bietet sich die erweiterte Suche an. Hier können Sie die Suchergebnisse nach bestimmten Kriterien filtern.
Wie auf dieser Abbildung zu sehen, können Sie die Suche zum Beispiel auf bestimmte Begriffe innerhalb von Anhängen, dem E-Mail-Inhalt oder auch der Betreffzeile einschränken. Auch die Zeitspanne kann individuell angepasst werden.
Normalerweise können Sie lediglich nach E-Mails in Ihrem persönlichen Archiv suchen. Sollte es gewünscht sein, kann MailStore Server aber auch so eingestellt werden, dass Sie Archive von Kollegen durchsuchen können – dies kann jedoch ausschließlich Ihr Administrator.
Suchabfragen speichern
Sollten Sie öfter nach bestimmten E-Mails suchen, so bietet MailStore die bequeme Möglichkeit, Suchabfragen zu speichern. So können Sie beim nächsten Mal mit nur einem Mausklick die Suche ausführen.
Haben Sie einmal eine erweiterte Suche gespeichert, wird diese Im Archivordner unter “Gespeicherte Suchabfragen” angezeigt. Einfach Klicken und schon können Sie die gewünschten E-Mails finden.
Archivierte E-Mails öffnen oder wiederherstellen
Suchen Sie beispielsweise nach der E-Mail-Adresse Ihres letzten Kundenkontakts, so können Sie anhand eines Teils der Domain einfach und schnell mit MailStore danach suchen. Haben Sie die E-Mail gefunden, können Sie durch Klicken der Schaltfläche “E-Mail öffnen” die betreffende Mail bearbeiten, beantworten oder weiterleiten. Sollte es aus irgendeinem Grund nötig sein, dass Sie diese E-Mail wieder in Ihrem Postfach haben möchten, so brauchen Sie lediglich den Button “E-Mail wiederherstellen” drücken und Sie können die E-Mail in den gewünschten Ordner verschieben – fertig.
Mobiler Zugriff
Viele Mitarbeiter arbeiten heutzutage mobil von unterwegs. Normalerweise haben Sie aber auf Ihrem Smartphone nur die E-Mails der letzten Wochen oder Monate parat. Sollten Sie nach älteren E-Mails suchen, so bietet MailStore den bequemen Zugriff über das Webinterface. Dort können Sie gewohnt einfach und schnell nach bestimmten E-Mails suchen.
Wie MailStore Ihr tägliches Arbeiten vereinfacht
Wenn Sie einmal mit MailStore gearbeitet haben, werden Sie sich fragen, wie Sie vorher jemals ohne MailStore auskommen konnten. Komplexe Ordnerstrukturen? Überbordende Postfächer? Das gehört mit MailStore der Vergangenheit an! Sie haben die Gewissheit, dass alle E-Mails archiviert werden und daher brauchen Sie keine Ordner mehr. Sie müssen sich auch nie wieder fragen, ob Sie eine bestimmte E-Mail eventuell noch einmal brauchen könnten. Löschen Sie erledigte E-Mails einfach! Das reduziert nicht nur Ihren inneren Stresslevel, sondern erhöht auch die Leistungsfähigkeit Ihres E-Mail-Clients.
Wir hoffen, dass Ihnen diese kleine Anleitung gefällt, und sollten Sie MailStore noch nicht kennen, finden Sie hier weiterführende Informationen und eine kostenlose Testversion.
