5 Gründe für IT-Administratoren, eine E-Mail-Archivierung einzusetzen

Eine E-Mail-Archivierung entlastet Unternehmen in vielerlei Hinsicht, beispielsweise durch die Erfüllung rechtlicher Vorgaben und das einfache Auffinden von E-Mail-Nachrichten. Auch Administratoren profitieren vom Einsatz. In unserem Beitrag liefern wir Ihnen 5 Gründe, warum. 

Unsichere PST-Dateien abschaffen 

Viele Mitarbeiter exportieren Ihre E-Mails als PST-Datei und bewahren diese lokal auf dem Rechner zur Sicherung auf. Dadurch sind E-Mails aber nicht rechtskonform gespeichert und entsprechen somit nicht den Anforderungen der GoBD und DSGVO. Zudem werden unternehmensweite Backups dadurch deutlich komplexer, da PST-Dateien auf den Anwenderrechnern verteilt sind und nie vollständig durch den Administrator sichergestellt werden kann, dass alle Dateien auch wirklich erfasst werden. Anders ist es bei einer E-Mail-Archivierung: Hier werden alle E-Mails vollständig an einem zentralen Ort archiviert – das sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern erhöht auch die Auffindbarkeit von Nachrichten. Zudem werden Datenverluste durch korrupte PST-Dateien verhindert.

Video zu E-Mail-Archivierung mit MailStore: 4 Features für Administratoren

Eine E-Mail-Archivierungslösung ist gesetzlich vorgeschrieben und damit Pflicht für jedes Unternehmen. Mit MailStore, der weltweit führenden Lösung für E-Mail-Archivierung, bieten Sie Ihren Kunden nicht nur Rechtssicherheit, sondern zusätzlich echte Mehrwerte: Die Lösung, erhältlich in der On-Premises-Variante MailStore Server sowie als MailStore Service Provider Edition, schützt Ihre Kunden vor Datenverlust, optimiert deren Arbeitsabläufe und entlastet Administratoren spürbar.

In unserem neuen Video stellt Ihnen unser Kollege und Senior Technical Support Engineer Manuel Bauer vier ausgewählte Features vor, die die E-Mail-Archivierungslösung speziell Administratoren bietet:

Wir zeigen Ihnen, wie Sie die folgenden vier Funktionen in MailStore umsetzen, so den Administrationsaufwand minimieren und IT-Systeme entlasten:

1. E-Mail-Export über eine Suchabfrage: Speichern Sie Suchabfragen, die zukünftig regelmäßig durchgeführt werden sollen, als Vorlage, um sie als Basis für einen Export zu nutzen.
2. Postfächer leeren: Definieren Sie Löschregeln, um die Postfächer auf den Mailservern klein und übersichtlich zu halten sowie den Speicherplatz auf dem Storage-System des Mailservers freizugeben.
3. Der Status-Report: Erhalten Sie täglich die wichtigsten Kennzahlen der jeweiligen MailStore-Installation übersichtlich zusammengefasst, um bei Problemen umgehend reagieren zu können.
4. Individuelle Archivierungsprofile: Führen Sie serverseitige Archivierungsprofile gemäß eines frei konfigurierbaren Zeitplans aus, um die Alltagsperformance zusätzlich zu steigern.
   

MailStore kennenlernen

Sie kennen MailStore noch nicht? Lernen Sie die Lösung in unserem unverbindlichen Webinar kennen oder überzeugen Sie sich in der Praxis mit Ihrer kostenfreien Testversion. Gerne beraten wir Sie auch persönlich – Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 oder per E-Mail.