Sie kennen es: Die Postfächer Ihrer Kunden sind überfüllt, der Mail-Server überfordert und wichtige E-Mails gehen bewusst oder unbewusst verloren. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung bietet daher eine Kombination aus Journaling und Postfacharchivierung, sodass verlorene E-Mails und Dateianhänge sowie unaufgeräumte Postfächer der Vergangenheit angehören.

Um zu verstehen, wieso die Kombination aus Archivierung und Journaling so entscheidend für eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist, gilt es zunächst zu klären, wo die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen liegen:

1. Postfacharchivierung

Bei der Postfacharchivierung werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Benutzerpostfächern in ein zentrales Archiv kopiert. Innerhalb des Archivs wird dieselbe Ordnerstruktur abgebildet, die auch der Nutzer sieht, beispielsweise in Outlook.

Ein großer Vorteil: Durch vordefinierte Aufbewahrungsrichtlinien können bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern der Benutzer gelöscht werden, wodurch der E-Mail-Server entlastet, Storage-Anforderungen reduziert und Probleme mit Postfachbegrenzungen behoben werden. Ihre Kunden können so über das Archiv auf ihre E-Mails zugreifen, selbst wenn diese bereits vom E-Mail-Server gelöscht wurden.

Allerdings garantiert die Archivierung von Benutzerpostfächern kein vollständiges, revisionssicheres Archiv, da zwischen den Archivierungszyklen E-Mails gelöscht oder manipuliert werden können. Ebenso können durch externe Einflüsse – wie z. B. Cyberattacken – E-Mails noch vor der Postfacharchivierung verloren gehen.

2. Journaling

Beim Journaling werden alle ein- und ausgehenden E-Mails archiviert, noch bevor sie in den Postfächern der Nutzer sichtbar werden. So wird sichergestellt, dass alle rechtlichen Vorgaben der GoBD erfüllt werden. Zudem kann eine vollständige und revisionssichere Archivierung relevanter E-Mails unter Umständen im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis genutzt werden.

Ein potentieller Nachteil: Die Datenlast auf dem E-Mail-Server wird nicht reduziert, da beim Journaling im Gegensatz zur Archivierung keine automatisierten Löschregeln definiert werden können. Auch die gewohnte Ordnerstruktur aus dem Postfach eines Anwenders kann beim Journaling nicht abgebildet werden. Stattdessen können E-Mails, unter Beibehaltung der Zugriffsberechtigungen, den Benutzern im Archiv lediglich als empfangenes oder gesendetes Objekt zugeordnet werden.

Fazit: Die Kombination ist entscheidend

Mit den beiden Lösungsansätzen lassen sich verschiedene Ziele in einem Unternehmen verfolgen: Durch das Archivieren können überfüllte Postfächer entlastet werden, während das Journaling die Einhaltung rechtlicher Vorgaben gewährleistet. Nur eine Kombination der beiden Ansätze bietet so eine vollumfängliche Sicherung, Wiederauffindbarkeit und gleichzeitig eine Entlastung der Server durch vorgegebene Löschungsregelungen. So bieten Sie Ihren Kunden mit Lösungen wie EL mailarchive eine rechtssichere Komplettlösung, die sowohl den Arbeitsalltag der Mitarbeiter erleichtert als auch die Daten Ihrer Kunden absichert.

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