An eine E-Mail-Archivierung werden unterschiedlichste rechtliche Anforderungen gestellt, beispielsweise zu Aufbewahrungszeiträumen und Löschfristen. Wir zeigen Ihnen, welche Compliance-Konfigurationen Sie vornehmen sollten.

Damit Sie und Ihre Kunden auf der sicheren Seite sind, ist es wichtig, die Compliance-Einstellungen regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Daher stehen Ihnen beispielsweise bei EL mailarchive powered by MailStore, unserer E-Mail-Archivierungslösung aus der Cloud, zahlreiche Optionen zur Verfügung, die Sie genau hierbei optimal unterstützen:

1. Aufbewahrungsrichtlinien

Mithilfe der Aufbewahrungsrichtlinien definieren Sie die minimale und maximale Aufbewahrungszeit für Nachrichten. Genauso lassen sich E-Mails nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums automatisch durch eine entsprechende Richtlinie löschen.

So legen Sie eine neue Aufbewahrungsrichtlinie an:

• Klicken Sie im Bereich Aufbewahrungsrichtlinien auf Ändern.
• Konfigurieren Sie die Aufbewahrungsrichtlinien entsprechend der Kundenanforderungen, indem Sie unten links auf Erstellen klicken.
• Bestätigen Sie mit OK.

2. Archivzugriff

Als Administrator haben Sie standardmäßig keinen Zugriff auf die archivierten Nachrichten von Benutzern. Dafür müssen Sie Ihr Kennwort erneut eingeben. Zudem kann eine Begründung für diese Änderung angegeben werden, die im Audit-Protokoll festgehalten wird.

Ohne Archivzugriff:

• Archive anderer Benutzer sind im Hauptmenübaum nicht sichtbar.
• Administratoren haben keinen Zugriff auf archivierte Nachrichten.
• Das Umbenennen von Ordnern ist nur über den Hauptmenüpunkt Verwaltung –> Benutzer und Archive –> Archive möglich.

Mit Archivzugriff:

• Der Hauptmenübaum enthält den Ordner Weitere Archive samt Unterordner.
• E-Mails können eingesehen, durchsucht und exportiert werden.
• Die Ordnerumbenennung ist direkt über die Ordnerstruktur möglich.

3. Auditor-Zugriff

Steht ein Audit des Kundenarchives an, können Sie einen Benutzer speziell für diese Einsicht erstellen, der ausschließlich das Archiv durchsuchen kann:

• Wählen Sie im Bereich Auditor-Zugriff den Punkt Benutzer anlegen.
• Legen Sie anschließend ein Kennwort fest, das den Richtlinien entspricht.
• Erstellen Sie den Benutzer mit Klick auf OK.

Ein Auditor kann keine E-Mails archivieren oder exportieren.

4. Kennwortrichtlinie

Über diese Schaltfläche lässt sich die standardmäßig festgelegte Kennwortrichtlinie für EL mailarchive-Benutzer deaktivieren beziehungsweise erneut aktivieren. Hierfür müssen Sie Ihr Administrator-Kennwort eingeben. Zudem kann eine Begründung bei Deaktivierung angegeben werden, die im Audit-Protokoll festgehalten wird. Da das Deaktivieren negative Auswirkungen auf die Sicherheit des Archivs haben kann, raten wir strikt hiervon ab.

5. Legal Hold

Sollte einer Ihrer Kunden in einen Rechtsstreit verwickelt werden, kann das Löschen von E-Mails temporär verhindert werden, indem die Funktion Legal Hold aktiviert wird. So bleiben E-Mails, die potentiell als Beweismittel dienen können, fest verwahrt.

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