Beim Thema E-Mail-Archivierung in Unternehmen stellt sich schnell die Frage: Wie sollen E-Mails revisionssicher archiviert werden, damit das E-Mail-Archiv auch einer Steuerprüfung problemlos gewachsen ist? Als einer der besten Ansätze hat sich hier das Journaling erwiesen, mit dem sich eine lückenlose Archivierung realisieren lässt.

Beim Journaling – also der Archivierung direkt nach Ein- oder Ausgang einer E-Mail – wird die ein- oder ausgehende E-Mail in ein Sammelpostfach kopiert. Die sogenannte Journalarchivierung legt diese E-Mail anschließend im passenden Archiv des Benutzers ab. So wird eine vollständige, originalgetreue, manipulationssichere und jederzeit verfügbare Archivierung gewährleistet.

Neben dem Journaling besteht aber auch die Möglichkeit der Archivierung von Benutzerpostfächern, bei der E-Mails aus einzelnen oder gemeinsam genutzten Postfächern in regelmäßigen Abständen archiviert werden. Dabei bleibt die Ordnerstruktur bestehen, sodass Nutzer im Archiv ihre gewohnte Ablagestruktur vorfinden. Hier besteht allerdings die Gefahr, dass E-Mails von Nutzern vor der Archivierung versehentlich oder beabsichtigt verändert oder gelöscht werden.

Ein gleichzeitiger Einsatz von Journaling und Postfacharchivierung kombiniert die Vorteile beider Lösungen. So werden alle E-Mails rechtssicher direkt bei Ein- oder Ausgang archiviert, während Anwender im Archiv weiter über ihre bekannten Ordnerstrukturen verfügen. Diese Lösung benötigt nur geringfügig mehr Speicherplatz, sofern die entsprechende E-Mail-Archivierungslösung eine interne De-Duplizierung ermöglicht.

Zusammenfassend ist die Journalarchivierung daher die ideale Lösung, wenn es um die Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Anforderungen geht, denn sie garantiert folgende Vorteile:

• Vollständigkeit: Die sofortige Archivierung von E-Mails bei Ein- und Ausgang gewährleistet, dass der gesamte E-Mail-Verkehr im Unternehmen lückenlos aufgezeichnet wird.
• Originaltreue und Manipulationssicherheit: Dadurch, dass E-Mails schon vor der Ablage im Postfach archiviert werden, wird sichergestellt, dass diese nicht absichtlich oder unabsichtlich manipuliert werden können.
• Verfügbarkeit 24/7: E-Mails lassen sich innerhalb kürzester Zeit mitsamt aller Metadaten wieder aus dem Archiv herstellen. Eine umfassende Suchfunktion erleichtert hier das schnelle Auffinden der benötigten E-Mails.

Eine solche rechtssichere E-Mail-Archivierung lässt sich problemlos mit den Lösungen von MailStore umsetzen. Mit der nach IDW PS 880 und EU-DSGVO zertifizierten E-Mail-Archivierungslösung – sowohl als On-Premises- als auch als Managed Services-Variante verfügbar – sorgen Sie dank Journaling dafür, dass Ihre Kunden  stets rechtlichen Ansprüchen wie zum Beispiel der Aufbewahrungspflicht und Revisionssicherheit nach GoBD gerecht werden können. Dank der internen De-Duplizierung bieten Ihnen MailStore Server und MailStore SPE zudem die Möglichkeit zum ressourcenschonenden, gleichzeitigen Einsatz von Journaling und Postfacharchivierung. Hilfe zur Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie finden Sie hier.

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