5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

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E-Mail-Archivierung ist ein wichtiges, aber in manchen Punkten wie beispielsweise der Gesetzgebung auch ein komplexes Thema. Immer wieder tauchen daher ungewöhnliche Behauptungen zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten auf. Zusammen mit unserem deutschen E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore entlarven wir fünf Irrtümer.  

1. “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”

Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Dementsprechend ist jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. 

2. “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” 

Zunächst gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte, die zwischenzeitlich geändert oder gelöscht werden, sind folglich aber nicht im Backup gespeichert. Diese Form der Datensicherung reicht also nicht aus, um rechtssicher zu agieren, und erfordert zusätzlich eine E-Mail-Archivierung. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Video E-Mail-Archivierung vs. Backup.

3. “Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung” 

Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt – beispielsweise Bewerbungsunterlagen – nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden. Wie dies DSGVO-konform mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore umgesetzt werden kann, erfahren Sie in unserem Video

4. “E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend”

Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben. Wichtige Unterlagen lassen sich im Bedarfsfall schnell mit Hilfe der Volltextindizierung von MailStore durchsuchen und wiederfinden.

5. “Nur Rechnungen müssen archiviert werden” 

Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen folglich auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege. 

E-Mail-Archivierung mit MailStore

Mit MailStore bieten Sie Ihren Kunden den Marktführer in Sachen E-Mail-Archivierung. Lernen Sie in unseren Webinaren mit MailStore Server die On-Premises- und mit der MailStore SPE die Managed Services-Variante des deutschen E-Mail-Archivierungs-Herstellers kennen. 

Bei Fragen zu den Lösungen oder E-Mail-Archivierung im Allgemeinen kontaktieren Sie uns gerne persönlich unter +49 (0)6441 67118-843 oder per E-Mail.

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