5 Gründe für IT-Administratoren, eine E-Mail-Archivierung einzusetzen

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Eine E-Mail-Archivierung entlastet Unternehmen in vielerlei Hinsicht, beispielsweise durch die Erfüllung rechtlicher Vorgaben und das einfache Auffinden von E-Mail-Nachrichten. Auch Administratoren profitieren vom Einsatz. In unserem Beitrag liefern wir Ihnen 5 Gründe, warum. 

Unsichere PST-Dateien abschaffen 

Viele Mitarbeiter exportieren Ihre E-Mails als PST-Datei und bewahren diese lokal auf dem Rechner zur Sicherung auf. Dadurch sind E-Mails aber nicht rechtskonform gespeichert und entsprechen somit nicht den Anforderungen der GoBD und DSGVO. Zudem werden unternehmensweite Backups dadurch deutlich komplexer, da PST-Dateien auf den Anwenderrechnern verteilt sind und nie vollständig durch den Administrator sichergestellt werden kann, dass alle Dateien auch wirklich erfasst werden. Anders ist es bei einer E-Mail-Archivierung: Hier werden alle E-Mails vollständig an einem zentralen Ort archiviert – das sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern erhöht auch die Auffindbarkeit von Nachrichten. Zudem werden Datenverluste durch korrupte PST-Dateien verhindert.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie auch in unserem Blogbeitrag Sicherheitslücke PST-Datei: Wie Sie E-Mails wirklich sicher und rechtskonform archivieren.

E-Mail-Server entlasten

E-Mails fressen Ressourcen und Speicherplatz. Dadurch leidet auf lange Sicht auch die Performance des E-Mail-Servers. Bei Einsatz einer E-Mail-Archivierung können die E-Mails nach zuvor erfolgter Archivierung vollständig aus dem Postfach gelöscht werden, wodurch die Backup-Geschwindigkeit erhöht, die Wartungszeit insgesamt gesenkt und erhebliche Speicherkosten eingespart werden. 

Wie eine E-Mail-Archivierung auch beim Serverumzug helfen und zur Performance-Optimierung beitragen kann, lesen Sie hier: Umzug von E-Mail-Servern: spürbare Entlastung durch Archivierung

Keine Erweiterung der Postfachbegrenzung notwendig

Durch das regelmäßige und automatisierte Aufräumen der Postfächer durch eine E-Mail-Archivierung sind in der Zukunft keine kostenpflichtigen Erweiterungen von Postfachbegrenzungen notwendig. Accounts laufen nicht mehr voll und eine händische Erhöhung des Speicherplatzes durch den Administrator entfällt.

Wiederherstellung leichtgemacht 

E-Mails lassen sich bei Bedarf einfach aus dem Archiv heraus zurück ins Postfach spielen – direkt durch den Nutzer und ohne Hilfe des Administrators. Das spart Zeit und Arbeitsaufwand. 

Rechtskonformes E-Mail-Archiv sicherstellen

Mit Hilfe eines Journaling-Postfachs und einem dafür konzipierten Archivierungsprofil können alle eingehenden und ausgehenden E-Mails mitgeschrieben und direkt archiviert werden. So stellt der Administrator zu jeder Zeit sicher, dass eine vollständige, rechtssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Nachrichten erfolgt und diese nicht durch den Nutzer gelöscht oder verändert werden können. 

MailStore – die einfach zu administrierende E-Mail-Archivierung

Mit MailStore haben wir eine E-Mail-Archivierungslösung in unserem Portfolio, die sich durch ihre einfache Bedienbarkeit auszeichnet – sowohl für Benutzer als auch für Administratoren. Die Lösung ist schnell installiert und unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme. In unserem Video stellen wir Ihnen 4 hilfreiche Features für Sie als Administrator vor: jetzt ansehen

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