Suchen und Finden mit MailStore

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Auf der Suche nach der einen E-Mail mit dem einen wichtigen Anhang – ein tägliches Szenario in vielen Büros. Der Suchvorgang frisst nicht nur viel Zeit, sondern ist auf Dauer auch äußerst lästig. Nutzer von MailStore haben hier enorme Vorteile gegenüber Unternehmen, welche die rechtssichere E-Mail-Archivierungslösung nicht einsetzen. Die integrierte Suchfunktion der Lösung besticht nämlich durch ihre enorme Schnelligkeit, die hohe Performance und kann Inhalte nahezu aller gängigen Dateiformate durchsuchen. Wie Ihre Kunden die Suchfunktion effektiv nutzen, zeigen wir Ihnen in diesem Blogartikel.

MailStore Suchfunktion

Dem Nutzer stehen sowohl bei MailStore Server als auch der MailStore Service Provider Edition zwei verschiedene Suchen zur Verfügung.

Schnellsuche: Im stets erreichbaren Suchfeld können Nutzer gewünschte Suchbegriffe eingeben und mit Enter bestätigen, um schnelle Suchergebnisse zu erhalten.

Erweiterte Suche: Mit dieser Form der Suche lassen sich komplexe Suchvorgänge durchführen. Kriterien wie beispielsweise Betreff, Absender und Anhänge können miteinander verknüpft und für eine gefilterte Suche verwendet werden. Besonders das Durchsuchen von Anhängen ist eine Erleichterung für den Nutzer – denn wer kennt nicht die langwierige Suche nach einer bestimmten Rechnung oder der wichtigen Präsentation! Des Weiteren kann der Nutzer auch nur ausgewählte Ordner innerhalb des Archivs oder die E-Mails eines individuell festgelegten Zeitraums anzeigen lassen.

Die erweiterte Suche steht dem Anwender im Outlook Add-in, dem MailStore Client und dem MailStore Web-Access zur Verfügung.

Platzhalter für genaue Suchergebnisse

Suchbegriffe in MailStore werden zunächst wortwörtlich gesucht. Daher können Platzhalter die Suche zusätzlich eingrenzen und so erleichtern. Bei der Eingabe mehrerer Suchbegriffe müssen diese auch allesamt in der E-Mail vorkommen.  

(*): Zeigt alle E-Mails an, die einen bestimmten Wortbestandteil beinhalten. Der Suchbegriff Auto* findet beispielsweise Auto, Automatisch, Autoreparatur usw. E-Mail-Adressen können so auch nach Domains gefiltert werden: *unternehmen-mustermann.de zeigt alle E-Mails, die Sie von einem bestimmten Unternehmen erhalten haben.  

(?): Unbekannte Schreibweisen lassen sich durch das Einsetzen eines Fragezeichens umgehen. Me?er führt alle Ergebnisse für Meyer und Meier auf. Fragezeichen dürfen allerdings nicht am Anfang oder Ende eines Wortes stehen.

(-): Wörter, die in den Suchergebnissen nicht vorkommen sollen, können mit einem Minuszeichen ausgeschlossen werden. Kinoprogramm -Mai würde alle Kino-Newsletter anzeigen, die nicht mit dem Hinweis Mai versehen sind.

Weitere Platzhalter und deren Verwendung finden Sie auf der Hilfeseite von MailStore: mehr erfahren!

Sie haben Fragen zu MailStore? Dann können Sie uns jederzeit kontaktieren – telefonisch unter +49 (0)6441 67118-843 oder per E-Mail.

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