6 Gründe, bei E-Mail-Archivierung in Office 365 auf MailStore zu setzen

In: Software | Schreibe einen Kommentar

Die gesetzeskonforme Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist für jedes Unternehmen ein zu bedenkendes Thema – unabhängig von E-Mail-Client und -Server. Manche Office-Anwendungen – wie auch Office 365 aus dem Hause Microsoft – bieten eine hauseigene Archivierung, die sich jedoch in Sachen Funktionen und Kosten als ungeeignet für Ihre Kunden erweisen können. Welche Vorteile dagegen die E-Mail-Archivierung mit MailStore Ihren Kunden im Vergleich zu den Möglichkeiten bei Office 365 bietet, haben wir Ihnen hier in sechs Gründen zusammengefasst.

E-Mail-Archivierung bei Office 365 mit MailStore

Der integrierte Basis-Plan zur E-Mail-Archivierung bei Office 365 weist ein zu enges Funktionsspektrum auf, um Ihre Kunden langfristig und rechtskonform abzusichern. So ist der Sicherungszeitraum zu kurz und die Wiederherstellung kann Probleme aufwerfen. Die Premium-Optionen oder der Enterprise-Plan auf der anderen Seite können sich als deutlich zu kostspielig erweisen. Damit ist für Ihre Kunden die Archivierung über eine Drittanbieter-Lösung wie MailStore eine attraktive, erschwingliche Option – als Argumentationshilfe können Ihnen die folgenden sechs Punkte dienen:

1. Schutz vor Datenverlust

Auch wenn Ihre Kunden die Unternehmensdaten bei einer Organisation in der Größe von Microsoft sicher aufgehoben sehen, kommt es immer wieder vor, dass Posteingänge oder Ordnerstrukturen korrumpiert werden oder ganze Office-Accounts wegen interner Fehler verschwinden. Während diese zwar wiederhergestellt werden können, gilt dies selten für individuelle Nutzerdaten und einzelne E-Mails.

Mit MailStore stellen Sie Ihren Kunden ein Archiv zur Verfügung, das lokal zugänglich ist und problemlos in den Backup-Plan des Unternehmens integriert werden kann. Nutzer können dabei einfach auf ihre archivierten E-Mails entlang ihrer Ordnerstruktur zugreifen, gezielt Nachrichten suchen und diese ebenso mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.

2. Keine weiterlaufenden Kosten bei Anstellungsende

Wenn ein Anstellungsverhältnis endet, stellt sich die Frage: Wie verfahren mit der angefallenen E-Mail-Kommunikation des ausscheidenden Mitarbeiters, die wichtige Informationen beinhalten kann? Es sollte sichergestellt sein, dass – selbst wenn das Mailkonto gelöscht wird – , zumindest der Administrator weiterhin Zugriff auf die Nachrichten hat.

Bei Office 365 muss hierzu der Account in der einen oder anderen Form weiter aktiviert sein, was zusätzliche Kosten während der Laufzeit zur Folge hat. Dem gegenüber steht eine flexible Lizenzierung auf Basis der Anzahl der aktiven Archive, wie MailStore sie bietet. Der Vorteil: Unbenutzte E-Mail-Konten können in ein vorhandenes Archiv eingespeist werden und so weiterhin abrufbar bleiben. Ohne finanziellen Mehraufwand stellen Sie so sicher, dass Ihre Kunden umfassenden Zugriff auf die Geschäftskommunikation der Mitarbeiter hat – auch über das Anstellungsverhältnis hinaus.

3. Schutz vor versehentlichem Löschen

Im Basis-Plan bei Office 365 verbleibt eine gelöschte E-Mail für 30 Tage im Papierkorb – nach Ablauf dieser Zeitspanne ist sie nicht mehr wiederherstellbar. Mit der Premium-Erweiterung ist dies zwar möglich, jedoch muss hier die Nachricht über Administrator-Rechte erst ausfindig gemacht werden – was ein zeitraubender Prozess sein kann.

Dagegen können Ihre Kunden mit MailStore sicher sein, dass einmal archivierte E-Mails nicht gelöscht werden können. Dazu macht es die intuitiv bedienbare Suchfunktion enorm einfach – für Nutzer ebenso wie für Administratoren – einzelne Nachrichten im Archiv zu finden und wiederherzustellen.

4. Mutwillige Sabotage

Der Faktor Mensch bleibt für Unternehmen ein Unsicherheitsfaktor – neben unbeabsichtigten Fehlern ist auch eine bösartige Manipulation durch Mitarbeiter vorstellbar: E-Mails mit geschäftskritischem Inhalt zu löschen, kann einem Unternehmen im Ernstfall enorm schaden. Auch zum Schutz vor solchen Szenarien ist die manipulationssichere E-Mail-Archivierung gesetzliche Pflicht.

Bei Office 365 ist eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung über den Enterprise-Plan mit enorm hohen Kosten – und im täglichen Arbeitsprozess mit großem Aufwand – verbunden.
Mit MailStore bieten Sie Ihren Kunden hier nicht nur problemlos Rechtssicherheit, sondern noch zahlreiche weitere Vorteile – wie eine verschlankte IT-Infrastruktur und drastisch vereinfachten Verwaltungsaufwand -, die im Arbeitsalltag spürbar sind.

5. E-Mail-Zugriff auch bei Server-Ausfällen

Ein lokales Archiv bietet den klaren Vorteil, dass Ihre Kunden selbst bei einem Ausfall des E-Mail-Servers Zugriff auf Ihre hier gespeicherten Nachrichten haben. Damit kann das Unternehmen den Geschäftsbetrieb unter dem aktuellen Stand der Dinge weiterführen, bis das Problem behoben ist – damit verringern sich die finanziellen Auswirkungen einer solchen Downtime.

6. Keine Speicherplatzbegrenzung

Unter dem Basis-Plan von Office 365 stehen Ihren Kunden 50GB Speicherplatz zur Verfügung – nimmt man die gespeicherten E-Mails dazu, ist das sehr eng bemessen.
Bei MailStore stehen Ihren Kunden Archive in unbegrenzter Größe zur Verfügung – dazu verringert die implementierte Deduplizierung und Komprimierung die Größe des Nachrichtenvolumens um die Hälfte. So reduzieren Sie auch die laufenden Kosten Ihrer Kunden.

Rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore – Ihre Vorteile

Die E-Mail-Archivierung über einen dritten Anbieter wie MailStore bietet Ihren Kunden also zahlreiche Vorteile und zusätzliche Funktionen, die über Office 365 nur über Umwege oder Zusatzkosten zu erreichen sind. Ihnen als Fachhandelspartner stehen hier sowohl MailStore Server als auch die MailStore Service Provider Edition zur Verfügung, mit denen Sie manipulationssichere E-Mail-Archivierung problemlos in Ihr Portfolio integrieren und Ihre Kunden, unabhängig von der Unternehmensgröße, rechtskonform absichern.

Dabei profitieren Sie von attraktiven Margen und wiederkehrenden Einnahmen, wobei die Lösung in Installation und Wartung derart unkompliziert ist, so dass sich Ihr Supportaufwand deutlich verringert. Dazu ist die Nutzung sehr intuitiv, dass keine aufwendigen Schulungen bei Ihren Kunden nötig sind.

In unserem kostenfreien Webinar informieren wir Sie umfassend über Einsatzszenarien, Vorteile und Argumentationen zu MailStore Server oder der MailStore Service Provider Edition. Gerne stellen wir Ihnen auch Ihre individuelle Testversion zur Verfügung: Kontaktieren Sie uns einfach via E-Mail oder Telefon unter +49 (0)6441 67118-518 und stellen Sie MailStore im eigenen Unternehmen beim täglichen Einsatz auf den Prüfstand.

Jetzt kommentieren