Die Galgenfrist endet – warum jetzt in Sachen E-Mail-Archivierung keine Ausreden mehr gelten

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Dass die E-Mail-Archivierung eine gesetzlich manifestierte Pflicht ist, wissen Sie als IT-Profi sicherlich bereits. Nun trat jedoch mit Beginn des Jahres 2017 nochmals eine weitreichende Änderung in diesem Bereich ein. Denn seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. Letzte Schonfristen liefen zum 31. Dezember 2016 ab, juristische Übergangsfristen endeten.

Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

Soll heißen: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Spätestens zum 31. Dezember 2016 musste eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

Steigende Unternehmenskosten bei falscher Umsetzung

Seitdem muss beispielsweise jeder Wirtschaftsprüfer jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden – und das kann Unternehmen teuer zu stehen kommen, nicht nur hinsichtlich des Strafmaßes. Denn auch die Prozesse auf dem Weg hin zur gesetzestreuen Umsetzung können, nicht rechtzeitig und ohne die richtigen Mittel realisiert, immense Kosten verursachen. Der Grund: Sie greifen nicht selten in den organisatorischen Arbeitsalltag ein und fressen so nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Ein System zur E-Mail-Archivierung ist unumgänglich

Doch was genau hat es mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein.

In Sachen E-Mail-Archivierung schloß sich diesbezüglich nun auch das letzte Hintertürchen, auf das sich Ihre Kunden eventuell in ihrer bisherigen Argumentation noch gestützt haben: die gesetzlich erlaubte Übergangsfrist. Stattdessen ist die Archivierung elektronischer Post ein rechtlich vorgegebenes Muss ohne Ausreden. Um diesen Auflagen des Gesetzgebers gerecht zu werden, ist ein Archivsystem unabdingbar. Denn nur ein solches garantiert diese genannte technische Unveränderbarkeit!

Überzeugen Sie Ihre Kunden von der Notwendigkeit einer E-Mail-Archivierungslösung! Nur so können Sie sie bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben unterstützen und rechtsgemäß elektronische Daten aufbewahren.

Rechtssicherheit mit optimalem Preis-Leistungs-Verhältnis

Weltweit führend im Bereich der E-Mail-Archivierungslösungen ist MailStore. Die Software „made in Germany“ bietet nicht nur eine manipulationssichere, gesetzestreue E-Mail-Archivierung, sondern auch ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis inklusive intuitiver Bedienbarkeit – und das sowohl als Servervariante als auch als Service Provider-Edition.

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21 Kommentare

  1. Richtig, Mails sind aber nur EINE Kommunikationsform von vielen , wie bringen Unternehmen das zusammen?

    • Adrian Brandtner sagt

      Hallo RS,

      das stimmt – die E-Mail ist eine von verschiedenen Kommunikationsformen, die Unternehmen nutzen. Sie ist allerdings mit großem Abstand Kommunikationsmedium Nummer 1, was bedeutet, dass Unternehmen mittlerweile viele steuerlich relevante und dadurch archivierungspflichtige Dokumente via E-Mail versenden. Dies ist jedoch nicht immer an eine E-Mail-Archivierungslösung gekoppelt – und damit kommen die rechtlichen Probleme. Viele Unternehmen setzen daher bereits erfolgreich die Archivierung von Handels- und Geschäftsbriefen um, beispielsweise mit dem Marktführer MailStore. Somit ist diese Kommunikationsform in Unternehmen rechtlich abgedeckt.

      Viele Grüße aus Wetzlar,

      Adrian Brandtner
      EBERTLANG

      • … und sofern es keine Bestebungen wie ein „Papierloses Büro“ gibt, sind die anderen Kommunikationsformen auch nach dem 1.1.2017 nicht digital archivierungspflichtig. Aber ganz erhlich: welcher Kunde bekommt schon seine Telekommunikationsrechnung noch per Briefpost??? Und ganz deutlich: Nur der Kunde der KEINE E-Mail als Kommunikationsform nach außen (Website, Visitenkarte) präsentiert und nachweislich ALLE Eingangsrechnungen auf Papier erhält ist nicht verpflichtet eine E-Mail Archivierung zu haben. ALLE anderen schon!
        Eine Sache sollte nicht verschwiegen werden: das HGB und die AO wiedersprechen sich in den Archivierungspflichten. Das HGB erlaubt z.B. das Ausdrucken und ablegen von Belegen. Die AO verbietet dies ausdrücklich. Das HGB verweist auf die GoBD, wiederspricht dieser aber in einigen Punkten. Leider wird das HGB in ausgerechnet diesen Punkten ständig zitiert.
        Als letzter Punkt: die ZPO. Eine E-Mail im Archivierungssystem ist mindestens als Augenscheinbeweis anzuerkennen. Eine rechtssicher archivierte E-Mail mit digitaler Signatur ist sogar als Urkunde einzustufen. Die Win Situation auf Seiten der Unternehmer die dazu gezwungen werden ist immens – sie wird leider meines Erachtens aber nicht erkannt.

        Gruß aus Berlin

        Daniel Krönert
        itdk.biz

      • Heide Nickel sagt

        Da stimmen wir Ihnen voll und ganz zu: Durch eine Archivierung der E-Mails steigt auch deren Beweiswert bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung. Werden E-Mails nicht rechtssicher archiviert, genießen sie üblicherweise keinen Beweiswert. Auch von dieser Warte aus macht eine E-Mail Archivierung für Unternehmen also Sinn.

        Viele Grüße aus Wetzlar,

        Heide Nickel
        EBERTLANG

  2. Ich hab in zig Verfahren noch NIE erlebt, dass beim Amtsgericht E-Mails nicht anerkannt werden! Und Unsinn ist und bleibt die Archivierungspflicht aus einem ganz einfachen Grund: Das Original des Beleges (Angebot/Auftragsbestätigung/Rechnung/…) befindet sich z. B. in einer WaWi und kann dort jederzeit wieder hervorgeholt werden.
    Was für ein Unsinn die Beförderung unveränderbar archivieren zu wollen. Bei keiner Buchprüfung wollte das Finanzamt unsere versendeten E-Mails (Rechnungen) sehen, sondern Belege aus der WaWi und Fibu, die ich weiterhin manipulieren darf???
    Sorry, für mich ist das alles nur noch ein Schritt mehr auswuchernde Bürokratie die nichts wirklich sinnvolles bewirkt außer Arbeit und Kosten für die Betroffenen!
    Lutz Kleemann

    • Heide Nickel sagt

      Hallo Herr Kleemann,

      Wir hören in persönlichen Gesprächen mit unseren Fachhandelspartnern immer wieder, dass Finanzämter im Falle einer Buchprüfung auch das E-Mail-Archiv ihrer Kunden mit einbezogen haben; da die GoBD ab dem 01.01.2017 vollumfänglich in Kraft tritt, wird das sicherlich noch häufiger passieren.
      Die Archivierung von E-Mails stellt eine gesetzliche Pflicht dar. In der Grundlage können Sie also in jedem Fall Ihre Kunden durch Aufklärung und entsprechende Maßnahmen vor einem Gesetzesverstoß schützen!
      Außerdem bietet eine E-Mail-Archivierung dem Nutzer noch viele weitere Vorteile, wie z.B. ein verschlanktes E-Mail-System oder die Möglichkeit zur einfachen Suche nach E-Mails oder Attachements, wodurch letztendlich die Arbeitsproduktivität gesteigert wird. Schauen Sie gerne bei unserem kostenfreien Webinar vorbei, um einen umfassenden Überblick über die Lösung zu erhalten!

      Viele Grüße aus Wetzlar,
      Heide Nickel

    • Joachim Berger sagt

      In der Datenbank einer WaWi können jederzeit Daten beliebig geändert werden. In einem rechtsicher archivierten Dokument ist das nicht der Fall.

  3. PK_Rheinland sagt

    Sehr geehrte Damen und Herren,
    sehr geehrte Frau Nickel,

    ich lese jetzt seit Wochen immer von einem „MUSS“. Wo bitte soll das gesetzlich definiert sein? Archivierungssysteme
    sind m.W.n. nicht gesetzlich vorgeschrieben, und gesetzlich meint dabei nicht GOBD, denn die GOBD sind eine verwaltungs-/ behördeninterne Anweisung des Bundesfinanzministeriums an die nachgelagerten Behörden, mehr nicht. Zwar kann man daran erkennen, wie sich ein Betriebsprüfer verhalten wird, aber Gesetzescharakter hat das Ganze nicht. Hier sind maßgeblich die Abgabenordnung oder das Handelsgesetzbuch (insoweit hat D. Krönert in seinem Kommentar auch unrecht; denn die Gesetze = HGB, AO etc. gehen Verwaltungsanweisungen ausnahmslos vor, der Verweis auf das HGB ist also genau richtig). Entsprechend lässt auch die GOBD richtigerweise zu, dass in Ausnahmefällen selbst die Speicherung in Dateisystemen (das wird meist falsch geschrieben) zur Aufbewahrung zulässig ist, wenn entsprechende organisatorische Begleitmaßnahmen dazutreten. Als Fachhändler bin ich ja auch Profiteur, wenn „Zwangsgeschäfte“ erfolgen müssen, aber auf diesem Gebiet wird wirklich oft und viel falsch kommuniziert.

    Es fehlt meist schon die lebensnahe Unterscheidung zwischen Konzernen/ größeren Mittelständlern und einem typischen 1, 2 oder 4-Mann-Betrieb (zahlenmäßig die Mehrheit in Deutschland), der so etwas gar nicht leisten könnte, in der Regel aber auch gar nicht leisten muss. Das hat auch die Finanzverwaltung erkannt. Die GOBD ist daher so zu lesen, dass, je größer und komplexer ein Unternehmen ist, desto größer auch die Anforderungen werden, so dass man bspw. rein praktisch gesehen ab einer gewissen Unternehmensgröße nicht an einem E-Mail-Archiv vorbeikommt.

    Mich interessiert daher wirklich einmal die tatsächliche gesetzliche Grundlage für die Behauptung, ein E-Mail-Archiv-System sei ein „MUSS“.

    In diesem Zusammenhang noch zur Klarstellung: die Übergangsfrist zum 31.12.2016 betrifft elektronische Kassensysteme und hat daher mit E-Mails gar nichts zu tun. Und zu Ihrem Artikel: ein Wirtschaftsprüfer kann – glücklicherweise – in Deutschland kein Strafmaß verhängen, das machen Gerichte.

    Freundliche Grüße

    PK_Rheinland

    • Heide Nickel sagt

      Hallo PK_Rheinland,

      vielen Dank für Ihren Kommentar. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir an dieser Stelle keine tiefgreifende Beantwortung Ihrer Fragen leisten können – dies würde in eine Rechtsberatung abdriften, die wir nicht befugt und autorisiert sind zu geben.

      Selbstverständlich gilt – wie wir auch in unserem Artikel schreiben – die Pflicht zur E-Mail-Archivierung, nicht zur E-Mail-Archivierungssoftware. Letzteres ist allerdings zur Umsetzung der Pflicht eine mögliche Option – und in unseren Augen die beste und unabdingbar, da sie die vom Gesetzgeber geforderte technische Unveränderbarkeit der Daten garantiert. Festzuhalten bleibt aber: Wie bzw. mit welchem Tool Sie E-Mails archivieren, bleibt Ihnen überlassen.

      Die gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung hingegen besteht. Alles Wichtige hierzu auf einen Blick finden Sie im von MailStore zur Verfügung gestellten Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Deutschland.

      Natürlich ist es unser Anliegen, unsere Fachhandelspartner nicht nur über derartige Vorgaben und Gesetze zu informieren, sondern ihnen auch mögliche Lösungswege anzubieten, um alle Informationen komprimiert zur Verfügung stellen zu können. Wenn in diesem Fall eine Zweideutigkeit bezüglich der Pflicht zur Archivierung und zum Einsatz einer Archivierungslösung entstanden sein sollte, so hoffe ich, dass ich diese Ungereimtheit aus dem Weg räumen und Ihnen weiterhelfen konnte!

      Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag,

      herzliche Grüße

      Heide Nickel

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  5. James Lux sagt

    Mailarchivierung? Ablage „P“ und gut ist.
    Der Rest ist lächerlich. Reine Geld- und Personalzeitverschwendung. Jedes Jahr kommt der WiPrü, bekommt von uns mehrere Umzugskartons mit ausgedruckten Mails und die Sache ist erledigt. Es kam bisher noch nie eine konkretere Anfrage. Es gibt keine Vorschrift, in welcher Zeit eine Mail gefunden werden muss, es reicht, wenn man sie finden kann. Der Azubi vom Einkaufsleiter hat bei uns Zeit.

    • Heide Nickel sagt

      Hallo James Lux,

      immer wieder hören wir in persönlichen Gesprächen mit unseren Fachhandelspartnern, dass Finanzämter im Falle einer Buchprüfung auch das E-Mail-Archiv ihrer Kunden mit einbezogen haben; da die GoBD ab dem 01.01.2017 vollumfänglich in Kraft tritt, wird das sicherlich ab diesem Zeitpunkt noch häufiger passieren.
      Die Archivierung von E-Mails stellt eine gesetzliche Pflicht dar, daran lässt sich nicht rütteln. In der Grundlage können Sie also in jedem Fall sich und/oder Ihre Kunden durch Aufklärung und entsprechende Maßnahmen vor einem Gesetzesverstoß schützen! Einen offiziellen Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung finden Sie übrigens hier.

      Doch dies ist nicht alles: Eine E-Mail-Archivierung bietet dem Nutzer so viel mehr als reine Rechtssicherheit – beispielsweise weitere Vorteile, wie z.B. ein verschlanktes E-Mail-System oder die Möglichkeit zur einfachen Suche nach E-Mails oder Attachements, wodurch letztendlich die Arbeitsproduktivität gesteigert wird. Schauen Sie gerne bei unserem kostenfreien Webinar vorbei, um einen umfassenden Überblick über die Lösung zu erhalten!

      Viele Grüße aus Wetzlar
      Heide Nickel

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  7. Thomas sagt

    Die GoBD ist seit dem 01.01.2015 in Kraft. Dass sich mit Wirkung zum 01.01.2017 etwas an der Archivierungspflicht für E-Mails ändert ist falsch. Lediglich für bestimmte Kassensysteme galt die GoBD wegen einer Übergangsregelung noch nicht bzw. wurde von den Finanzbehörden nicht durchgesetzt.

    • Alexander Hassel sagt

      Hallo Thomas,

      vielen Dank für Ihren Kommentar. Wie Sie selbst sagen, ist die GoBD bereits zum 1. Januar 2015 in Kraft getreten – dies ist uns selbstverständlich bewusst. Sollte es hier zu einem Missverständnis gekommen sein, bitten wir um Entschuldigung. Wir selbst informieren bereits seit diesem Zeitpunkt ausführlich über die gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung nach GoBD, wie Sie beispielsweise in folgendem Blogbeitrag nachlesen können: https://blog.ebertlang.com/2015/08/31/wahr-oder-falsch-der-faktencheck-zur-e-mail-archivierung/.

      Mit den Änderungen zum 01.01.2017 wurden allerdings letzte genutzte Schlupflöcher in der ohnehin schon gesetzlich vorgeschriebenen E-Mail-Archivierung geschlossen, die Grundsätze zur Buchführung gelten nun uneingeschränkt, wie auch die IT-Business in ihrem Artikel dazu betont (http://www.it-business.de/gobd-die-galgenfrist-laeuft-a-543576/). Dies bedeutet für Unternehmen aller Art, dass Prüfer und Finanzbehörden ab sofort umso aktiver prüfen können und werden, da es keine Hintertürchen mehr gibt, die oft Unternehmen u.a. auch für das Thema E-Mail-Archivierung versucht haben, auszunutzen.

      Wir hoffen, wir konnten Ihnen weiterhelfen.

      Viele Grüße aus Wetzlar,

      Alexander Hassel
      EBERTLANG

      • Thomas sagt

        Hallo Herr Hassel,

        danke für die ergänzende Info. Tatsächlich ist es so, dass insbesondere von Anbietern von DMS der Eindruck erweckt wird, es habe sich zum 01.01.2017 rechtlich etwas an den Anforderungen der E-Mail Archivierung gemäß GoBD geändert. Die Pflichten zur Aufbewahrung / Archivierung von E-Mails nach GoBD gelten uneingeschränkt bereits seit dem 01.01.2015. Die „Schlupflöcher“ betrafen ausschließlich Kassensysteme, für welche bis zum 31.12.2016 eine Übergangsfrist eingeräumt wurde. In den entsprechenden Beiträgen dazu wird daher auch nie erwähnt, woraus sich eine solche „Übergangsfrist“ für die E-Mail Archivierung ergeben sollte. Näheres zu diesem Missverständnis finden Sie hier: https://www.comdatis.de/gobd-uebergangsfrist-endet-2016/

        Viele Grüße

        Thomas G.

  8. dennis sagt

    Jetzt muss ich doch auch nochmal nachhaken nachdem ich einen Vortrag zur „neuen“ GoBD besucht habe: dort wurde gesagt, dass E-Mail-Archivierung überhaupt nicht sein muss, WENN man *nur* E-Mails mit Rechnungen bekommt, die einen „Transportcharakter“ haben, also die nur die Rechnung ohne weiteren Kommentar enthalten (also z.B. alles was von Telekom/etc kommt), dann wäre die Mail wie ein Briefumschlag zu werten – und den muss ich nicht archivieren. Allerdings reichts dann auch schon wenn man andere Mails bekommt, z.B. vom Steuerberater mit Fibu wichtigem Inhalt.

  9. dennis sagt

    P.S. Nachtrag/zusatz: ich muss die E-Mail nicht archivieren, wenn ich den Inhalt dann revisionssicher z.B. in Datev-Online ablege.

    • Alexander Hassel sagt

      Hallo Dennis,

      vielen Dank für Ihre Fragen. Bitte haben Sie aber Verständnis dafür, dass wir an dieser Stelle keine tiefgreifende Beantwortung Ihrer Fragen leisten können und dürfen – die würde einer Rechtsberatung gleich kommen, die wir nicht befugt und autorisiert sind zu geben.

      Wenn Sie genauer wissen wollen, welche Gesetze das sind, was in welcher Form archiviert werden muss sowie Tipps und Tricks rund um das Thema haben wollen, wenden Sie sich gerne an mailstore@ebertlang.com und wir lassen Ihnen entsprechende Unterlagen zukommen.

      Ich hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen und wünsche Ihnen noch einen schönen Tag,

      herzliche Grüße

      Alexander Hassel
      EBERTLANG

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