Achtung, Stolperfalle: Datenschutz bei der E-Mail-Archivierung

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Die E-Mail als Kommunikationsmittel ist aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken: Allein im vergangenen Jahr wurden rund 112,5 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt. Seit dem 01.01.2015 stehen Firmen gesetzlich in der Pflicht, solchen E-Mail-Verkehr manipulationssicher zu archivieren. Um diesen rechtlichen Anforderungen nachzukommen, sind Unternehmen dazu übergegangen, die gesamte elektronische Korrespondenz zu speichern. Dieses Vorgehen ist jedoch datenschutzrechtlich nicht ganz unbedenklich, denn nicht jede E-Mail darf archiviert werden.

Das Problem ist die Privatkorrespondenz der Mitarbeiter: Ist den Angestellten am Arbeitsplatz die private E-Mail-Nutzung gestattet, gilt der Arbeitgeber vor dem Gesetz als Telekommunikationsanbieter. Damit unterliegt er dem Bundesdatenschutzgesetz, das es ihm verbietet, private Nachrichten zu archivieren. Den E-Mail-Verkehr vor der Archivierung entsprechend zu filtern, stellt einen kaum lösbaren administrativen Aufwand dar. Legen Sie Ihren Kunden darum ans Herz, private E-Mail-Korrespondenz am Arbeitsplatz vollständig zu untersagen oder dazu die Nutzung externer E-Mail-Dienste vorzuschreiben. Beide Optionen sollten schriftlich festgehalten werden.

Nach entsprechenden Vorkehrungen sollte eine E-Mail-Archivierungssoftware implementiert werden, welche automatisch Kopien aller E-Mails verschlüsselt und zentral in einem Archiv ablegt. Augenmerk sollte dabei auf Effizienz und hoher Benutzerfreundlichkeit liegen: Eine Software wie MailStore erlaubt es Ihren Kunden, den gesetzlichen Anforderungen zur E-Mail-Archivierung nachzukommen, ohne den alltäglichen Workflow zu behindern. Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, WebAccess sowie mobile Geräte auf ihr Postfach zugreifen. Gleichzeitig entlastet MailStore den Server enorm, da keine doppelten Kopien abgelegt werden. Der benötigte Speicherplatz reduziert sich so um bis zu 70 Prozent, was den Aufwand für Backups und Restores enorm reduziert. Damit fügt MailStore sich auch in das Konzept der Business Continuity ein, das aktuell immer stärker an Bedeutung gewinnt – vor allem in Hinblick auf Ransomware-Angriffe und Cyberkriminalität.

Mit MailStore verbessern Sie die IT-Struktur Ihrer Kunden und stellen sicher, dass gesetzliche Anforderungen erfüllt werden – zuverlässig und unkompliziert. Zur weiteren Information finden Sie hier einen Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung.
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