Auf der sicheren Seite: E-Mails gesetzeskonform archivieren

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Auch in der Geschäftswelt löst die E-Mail den klassischen Papierbrief zusehends ab: Angebote, Rechnungen und Widerrufe verlassen und erreichen Unternehmen zum Großteil in digitaler Form. Als derartige Geschäftskommunikation unterliegt die E-Mail jedoch gewissen gesetzlichen Reglementierungen.

Denn jedwede Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abschließt oder rückgängig macht, gilt als Handels- oder Geschäftsbrief. Ein solcher muss, laut Gesetzgeber, manipulationssicher archiviert werden – egal ob er physikalisch oder digital vorliegt. Der vorgeschriebene Archivierungszeitraum variiert dabei zwischen sechs und zehn Jahren. Diese rechtliche Pflicht zu verletzen, kann im Ernstfall harte Konsequenzen nach sich ziehen; im schlimmsten Fall ist sogar eine Haftstrafe denkbar.

E-Mail-Archivierung ist jedoch nicht nur Pflicht, sondern bietet auch viele Vorteile: Revisionssicher abgespeicherte E-Mails können im Streitfall vor Gericht als Beweis gelten. Und für das Finanzamt dienen sie als Belege für Betriebsausgaben. Viele Unternehmen scheinen sich auf die Möglichkeiten zu verlassen, die Ihnen der E-Mail-Client Ihres Vertrauens bietet. Das Problem: Solche E-Mail-Programme erfüllen die Anforderung nicht, Nachrichten manipulationssicher abzuspeichern.

Firmen scheuen vor dem vermeintlichen Aufwand zurück, eine gesetzkonforme E-Mail-Sicherung zu implementieren. Denn eine eigene Server- und Archivierungsstruktur einzurichten, kann kostspielig und arbeitsintensiv sein: Unter Umständen muss man zusätzliche Hardware anschaffen und die Mitarbeiter in aufwendigen Schulungen mit dem neuen System vertraut machen. Eine elegantere, einfachere und kostengünstigere Lösung ist eine etablierte E-Mail-Archivierungssoftware wie MailStore Server.

Die Software ist kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Servern und -Clients, außerdem lässt sie sich problemlos in das laufende System integrieren. Die Software ist bereits vielfach im Einsatz und ist sicher erprobt: MailStore Server ist schnell einsetzbar und arbeitet zuverlässig. Damit muss das Unternehmen keine zusätzlichen IT-Strukturen implementieren, und aufwendige Mitarbeiter-Schulungen entfallen ebenso. Der niedrige Einstiegspreis, der minimale Wartungsaufwand und die integrierte Speichertechnologie reduzieren die Gesamtkosten deutlich.

Die Archivierungssoftware MailStore Server ermöglicht darüber hinaus das schnelle Auffinden und Wiederherstellen vormals gelöschter E-Mails aus dem Archiv. Und die Sicherheit der lückenlosen Archivierung erlaubt es, den lokalen E-Mail-Client ruhigen Gewissens zu verschlanken. So wird die IT-Infrastruktur deutlich entlastet. Mit einer Lösung wie MailStore Server können Unternehmen ihren E-Mail-Verkehr also einfach und rechtssicher archivieren und profitieren gleichzeitig von vielen Vorteilen, die den geschäftlichen Alltag vereinfachen.

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Was ist bei der rechtssicheren E-Mail-Archivierung zu beachten?
Hier finden Sie einen kostenlosen Leitfaden, der Sie über die rechtlichen Aspekte der E-Mail-Archivierung in Deutschland informiert. Selbstverständlich stehen Ihnen auch Leitfäden für die Rechtslage in Österreich und der Schweiz zur Verfügung.

Rechtlicher Hinweis:
Diese Dokumente dienen lediglich der Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Im konkreten Einzelfall wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit aller Angaben wird nicht übernommen.