Ordnung macht das Leben leichter

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“Nur das Genie beherrscht das Chaos” – mit dieser Volksweisheit redet sich so manch unordentlicher Mensch gerne heraus. Doch die Realität sieht meist anders aus: Wer keine Ordnung hält, keine Ablage macht und kein System hat, sucht wesentlich länger nach bestimmten Dingen und vergeudet damit letztlich Zeit. Was für den privaten Haushalt oder das Büro gilt, setzt sich natürlich auch im elektronischen Postfach fort. Beim Umgang mit und der Ablage von E-Mails gibt es bekanntlich drei Typen: den Sammler, den Sortierer und den Konsequenten.

Zu welcher Kategorie gehören Sie? Sammeln Sie alle E-Mails im Posteingang und löschen lediglich Werbemails? Dann sind Sie ein Sammler. Oder sortieren Sie die E-Mails themenspezifisch in Unterordner und versuchen so, dem Chaos Herr zu werden? Dann sind Sie ein Sortierer. Löschen Sie hingegen all diese E-Mails, die keiner Antwort mehr bedürfen, zählen Sie zu den Konsequenten.

Alle drei Vorgehensweisen bergen allerdings Nachteile. Als Sammler versinken Sie recht schnell in einem Wust von E-Mails, und zudem leidet natürlich auch die Performance des Mail-Clients. Sucht der Sammler nach einer bestimmten E-Mail, kann das bei einigen Tausend E-Mails im Postfach eine Weile dauern – Produktivität sieht anders aus.

Der Sortierer hingegen wähnt sich im guten Gefühl, Ordnung zu halten. Ja, übersichtlicher mag es sein, wenn Sie E-Mails in Unterordner verschieben. Doch auch hier leidet die Leistung des Mail-Clients sehr schnell. Die Suche nach E-Mails verkürzt sich zwar gering, von einem produktiven Arbeiten kann aber noch lange keine Rede sein.

Wenn Sie alle nicht mehr benötigten E-Mails einfach löschen, machen Sie als der konsequente Typ im Prinzip alles richtig. Der einzige Haken: Falls doch mal eine E-Mail gesucht werden muss, wird’s schwierig. Dann muss der Administrator das Backup durchsuchen und die E-Mail wiederherstellen – ebenfalls unproduktiv, zeitraubend und umständlich.

Des Rätsels Lösung? Das E-Mail-Archiv! Mit einer Archivierungslösung wie MailStore Server können Mitarbeiter ohne schlechtes Gewissen alle E-Mails nach der Bearbeitung sofort löschen. Das hält den Mailserver, den Mail-Client sowie das ganze System schlank und erhöht die Performance. Aber auch die Suche nach E-Mails verkürzt sich als nette Begleiterscheinung drastisch: Einfach Suchbegriff eingeben, Zeitraum und eventuell Empfänger oder Absender festlegen, und innerhalb weniger Sekunden kann man die gewünschte E-Mail wiederherstellen.

Glauben Sie nicht? Ist aber wahr – machen wir hier bereits seit vielen Jahren so.

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