10 Grundsätze zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung – und wie Sie sie erfüllen

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Revisionssichere Archivierung – die dauerhafte und unveränderbare Speicherung elektronischer Dokumente und Daten – ist ein Dauerbrenner unter den für Unternehmen relevanten Themen.

Da rechtlich und vertraglich relevante Inhalte auch in E-Mails übermittelt werden, gelten hier die selben rechtlichen Grundlagen wie für alle anderen Dokumente auch: Nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung müssen sie revisionssicher aufbewahrt werden. Was das bedeutet? Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) hat zehn Merksätze aufgestellt:

  1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
  2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
  5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
  6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
  7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
  8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
  9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
  10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

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