Feature-Lexikon: Benutzern Zugriff auf andere MailStore-Archive gewähren

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MailStore Server archiviert E-Mails nicht nur rechtskonform, sondern bietet auch hilfreiche Funktionen für eine hoch performante Suche innerhalb der Archive. Die Arbeit mit der E-Mail-Archivierungslösung entlastet also nicht nur das Postfach enorm, sondern ermöglicht zugleich einen schnellen Zugriff auf alle archivierten E-Mails.

Eine Frage, die in diesem Zusammenhang immer wieder gestellt wird, lautet: Können Benutzer auch andere MailStore-Postfächer als die eigenen durchsuchen? Die eindeutige Antwort: Ja.

In unserem heutigen Feature-Lexikon wollen wir Ihnen zeigen, wie einfach Sie diesen Zugriff einrichten und administrieren. Jedem MailStore-Benutzer können in seinem Profil bestimmte Berechtigungen zum Zugriff auf andere Archive eingeräumt werden. Um diese Berechtigungen einzurichten, gehen Sie bitte in der Administrationsoberfläche zur Benutzerverwaltung. Dort öffnen Sie den Benutzer, dem Sie zusätzliche Rechte einräumen möchten, mit einem Doppelklick.

In unserem Beispiel wollen wir dem Benutzer Jens Müller Lesezugriff auf das Archiv von Frank Schmidt gewähren. Nach einem Doppelklick öffnet sich das Fenster Benutzereigenschaften. Hier wählen Sie im unteren Bereich „Hinzufügen…“ und anschließend das gewünschte Archiv aus. Danach legen Sie nur noch die Art der Berechtigung fest, in unserem Fall „Lesen“.

Nachdem der Benutzer hinzugefügt wurde, wird dies ebenfalls unter den Benutzereigenschaften von Jens Müller angezeigt. Bei der erweiterten Suche mit dem MailStore Client oder dem Outlook Add-in kann der Benutzer nun die zu durchsuchenden Archivordner auswählen.

Als Administrator können Sie so verschiedenen Benutzern unterschiedliche Zugriffsberechtigungen erteilen. Der einfachste Weg, den Überblick über alle Berechtigungen zu behalten, führt in der Administrationsoberfläche über Verwaltung/Benutzer und Berechtigungen/Berechtigungen. Dort können Sie sich alle Benutzer und deren Zugriffsrechte anzeigen lassen.

Wenn Sie Berechtigungen für mehrere Benutzer auf einmal hinzufügen oder ändern möchten, ist das mit MailStore Server übrigens ebenfalls kinderleicht möglich: Einfach in der Benutzerverwaltung die entsprechenden Benutzer mit gehaltener Strg-Taste (Einzelauswahl) oder der Shift-Taste (Blockauswahl) markieren und anschließend Eigenschaften auswählen. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, allen ausgewählten Benutzern zum Beispiel den Zugriff auf einen Öffentlichen Ordner einzuräumen.

Auf diese Art und Weise ersparen Sie sich als Administrator viel Zeit und Arbeit!

Mehr Tipps und Tricks zu MailStore Server erhalten Sie übrigens in unserer Online-Seminarreihe Meet the Geek.

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