So wird E-Mail-Archivierung ein Erfolg

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Die E-Mail-Kommunikation hat in den letzten Jahren vieles erleichtert und Prozesse vereinfacht, insbesondere für Unternehmen. Doch gelten für die geschäftsrelevante elektronische Post genauso wie für den herkömmlichen Briefverkehr gesetzliche Vorgaben und Regelungen bezüglich der Aufbewahrung und Bereitstellung. Das ist keine neue Erkenntnis, doch gerade im SMB-Umfeld sind viele Firmen noch nicht richtig informiert oder gar ahnungslos.

Beachtet man einige Regeln und Tipps, so ist die E-Mail-Archivierung einfacher als gedacht und auch für Mittelständler leicht umsetzbar. Dieser Leitfaden, empfohlen von der IHK Frankfurt a.M, gibt eine recht prägnante und umfassende Übersicht, welche Hürden beim Thema E-Mail-Archivierung beachtet werden sollten. Diese reichen von der privaten Nutzung von E-Mails über die Aufbewahrungsfristen bis hin zu den betrieblichen Nutzungsanforderungen. Zum letzten Punkt des Leitfadens „So finden Sie die richtige Archivierungssoftware“ hätten wir übrigens einen ganz heißen Tipp: MailStore Server.

Mit MailStore Server erfüllen Sie nicht nur alle rechtlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung, sondern erhöhen gleichzeitig die Produktivität und entlasten die IT-Infrastruktur Ihrer Kunden.

Apropos Hürden bei der E-Mail-Archivierung. Laut diesem Artikel ist es möglich, dass E-Mails ohne Kenntnis des Empfängers in ein Archiv gelangen können. Doch kann das wirklich so einfach passieren? Nicht, wenn man sich auch hier an ein paar Grundregeln hält: E-Mails von Mitarbeitern, egal ob internen oder externen, die nicht mehr für das Unternehmen tätig sind, dürfen rein rechtlich gesehen gar nicht angenommen werden. Weist man entsprechende E-Mails also mit dem Hinweis auf eine alternative Adresse ab, so landet sie auch nicht unwissentlich im Archiv.

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