Hightech, Museumsstück und Steuerfalle

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Vieles, was für Unternehmen steuerrechtlich relevant ist, wird heutzutage auf dem elektronischen Weg verschickt und empfangen. Eigentlich nicht schlecht – das spart Papier und schont den Regenwald. Doch auch elektronisch empfangene Dokumente müssen, sofern steuerrechtlich bedeutend, gesetzeskonform aufbewahrt und bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden. Und genau das stellt viele Unternehmen bzw. Firmeninhaber vor Probleme. Denn werden diese Dokumente nicht originalgetreu und vor allem lesbar archiviert, droht Ärger mit dem Finanzamt.

Grundsätzlich müssen alle digitalen Buchungsbelege in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sowie digital verfügbar sein. Doch da diese Belege auch noch in zehn Jahren zur Verfügung stehen müssen, stellt sich die Frage, auf welchem Medium gesichert werden soll. Denn was heute hightech ist, kann in zehn Jahren bereits ein Museumsstück sein – oder besitzen Sie noch ein Diskettenlaufwerk?

Nun könnte man sagen – Speichermedium? Warum gibt es die Cloud? Gleiches Problem: Wissen Sie, ob es Ihren Cloud-Anbieter in zehn Jahren noch gibt? Auf der sicheren Seite ist man, wenn man die sensiblen Daten in gängigen Formaten speichert und am besten auf zwei unterschiedliche Medien sichert – so kann zumindest das Risiko auf ein Minimum reduziert werden. Und für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung bietet sich beispielsweise eine Archivierungslösung wie MailStore Server an. Denn nur mit einer zertifizierten Archivierungslösung sind Sie auf der absolut sicheren Seite.

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