E-Mail-Archivierung als Schutz vor Datenverlusten im Unternehmen: 5 Szenarien

In: Software | Schreibe einen Kommentar

In Unternehmen aller Größen können E-Mails im IT-Alltag aus verschiedenen Gründen verloren gehen. Fünf besonders häufige Szenarien sind folgende:

  • Anwender löschen E-Mails unabsichtlich oder absichtlich. Z.B. löschen Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen oft ihr gesamtes E-Mail-Postfach.
  • Postfachbegrenzungen zwingen Anwender zum Löschen ihrer E-Mails oder zum Auslagern von E-Mails in PST-Dateien.
  • Auch durch unvollständige Datensicherungen können E-Mails verloren gehen – z.B. wenn E-Mails vor ihrer erstmaligen Sicherung gelöscht werden.
  • Durch defekte und oft nicht gesicherte PST-Dateien können E-Mails verloren gehen.
  • E-Mails verteilen sich häufig über verschiedene Systeme, Server, E-Mail-Programme oder externe Postfächer – über die Jahre kann diese dezentrale Form der Datenhaltung zu einem schleichenden Datenverlust führen.

Für Unternehmen bedeutet der Verlust von E-Mails nicht nur einen Verlust von wichtigen Informationen, sondern auch von Produktivität. Mitarbeiter benötigen für einen effizienten Arbeitsalltag einen schnellen, komfortablen und vor allem vollständigen Zugriff auf die in ihren E-Mails enthaltenen Informationen.

Die zentrale Archivierung aller E-Mails im Unternehmen stellt einen effektiven Schutz vor Datenverlusten dar. Der Archivierungsprozess kann so eingerichtet werden, dass alle bereits existierenden und alle zukünftigen E-Mails automatisch bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Anwender können E-Mails auf diese Weise vor der Archivierung weder manipulieren noch löschen.

Postfachbegrenzungen und PST-Dateien überflüssig

Postfachbegrenzungen werden durch die Archivierung überflüssig. So kann die Archivierungslösung E-Mails ab einem bestimmten Alter aus den Postfächern löschen und so das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server auf einer konstanten Höhe halten. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass Anwender weiterhin über das Archiv auf ihre gesamten E-Mails zugreifen können (z.B. direkt aus Microsoft Outlook heraus).

PST-Dateien – für Administratoren in der Regel eine besondere Herausforderung – können ebenfalls archiviert und danach aufgelöst werden. Da Postfachbegrenzungen in einem E-Mail-Archivierungsszenario überflüssig sind, werden PST-Dateien zukünftig nicht mehr zur Auslagerung von E-Mails aus den Postfächern benötigt.

Eine Lösung wie MailStore Server ermöglicht nicht nur die Archivierung von E-Mails aus einer Quelle, sondern unterstützt zahlreiche E-Mail-Systeme. Auf diese Weise können E-Mails auch in heterogenen IT-Landschaften, die oft über viele Jahre gewachsen sind, zentral archiviert werden.

Weiterführende Informationen zu MailStore Server sowie eine kostenlose Testversion finden Sie hier.

(Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag der MailStore Software GmbH.)

Jetzt kommentieren