Ein vollständiges und revisionssicheres E-Mail-Archiv bietet einen großen Vorteil, wenn es denn einmal zu gerichtlichen Auseinandersetzungen kommt. Gerade für Unternehmen kann es essentiell werden, belegen zu können, welche Absprachen wann und wie zwischen den einzelnen Parteien getroffen wurden, z.B. in Vertragsangelegenheiten, bei Fristabsprachen oder Projektplanungen. Zwar hat die Standard-E-Mail nach wie vor nicht den gleichen Beweiswert wie eine analoge “Urkunde” oder Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur, sie wird aber regelmäßig in Verfahren zugelassen und gewürdigt.
Dies geschieht dann im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung. Wie auch beispielsweise Inhalte von Telefonaten oder das auf Fotos Dargestellte Einfluss auf die Entscheidungsfindung des Gerichts nehmen können, werden auch Inhalte von Mails regelmäßig prozessrelevant. Nur in den seltensten Fällen wird übrigens bestritten, dass die jeweilige Mail nicht vom angeblichen Absender stammt, was ihren Aussagewert noch einmal deutlich erhöht.
Rechtliche Relevanz von E-Mails
Die rechtliche Relevanz von E-Mails ist jedoch weit gewichtiger als ihr formaler Status als Beweis vor Gericht. E-Mails sind elektronische Erklärungen, die beispielsweise im Vertragsrecht als juristisch verbindlich eingestuft werden. Geschäftliche Angebote oder die Abstimmung von Fristen haben als Mail die gleiche Gewichtung wie in Briefform.
All dies führt vor Augen, wie wichtig es für Unternehmen – aber durchaus auch für Privatpersonen – ist, den gesamten E-Mail-Bestand zu archivieren. Eine vollständige und nachweislich manipulationssichere Archivierung und somit das schlichte Vorhandensein aller E-Mails verschafft eine optimale Ausgangsposition, nicht nur in juristischen Auseinandersetzungen. Denn eine Lösung wie MailStore garantiert natürlich auch den schnellen Suchzugriff auf E-Mails und beliebige Dateianhänge.
E-Mail Archivierung mit MailStore Server
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können sich mit MailStore Server alle rechtlichen, aber auch technische und wirtschaftliche Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher.
(Ein Gastbeitrag von Jörg Utecht, deepinvent Software GmbH)
